S rostoucími požadavky na rychlost, přesnost a transparentnost je nezbytné, aby účetní kanceláře využívaly potenciál moderních technologií na maximum. V tomto článku se podíváme na to, jak zjednodušit zažité účetní postupy a zefektivnit přípravu účetnictví.

Proč je digitalizace důležitá pro moderní účetnictví?

Digitalizace je v dnešní době nejlepším přítelem všech účetních. Představte si, že místo hromady papírů, které se válí na vašem stole, a nekonečných hodin strávených zadáváním dat, byste mohli mít veškerou účetní práci hotovou na pár kliknutí. I když může být umělá inteligence pro účetní strašákem, bát se jí opravdu nemusíte. Díky implementaci umělé inteligence do účetního procesu si můžete práci naopak podstatně zjednodušit a zpříjemnit. Jak vám AI pomůže s automatizací, úschovou dat, vztahu se zákazníky či dokonce bezpečností v účetnictví? 

Automatizace v účetnictví: Efektivita bez kompromisů na kvalitě

Lékem na rutinní účetní úkony je automatizace. Zadávání faktur, třídění dokladů a vyplňování tabulek – všechny tyto činnosti a mnohé další lze dnes již bez starostí předat do rukou umělé inteligence. Pokud budete tyto automatizované systémy efektivně využívat, můžete výrazně snížit náklady na skladování dokumentů, a zároveň eliminovat chyby v administrativě. Zatímco tedy plánujete další strategické kroky s klienty, můžete nechat AI automatizovat opakující se úkoly – rychle a efektivně.

Tip: Zapojte do účetních procesů umělou inteligenci. Alice by redque je jedním z nejpřesnějších účetních nástrojů svého druhu – za pomoci pokročilé OCR technologie a umělé inteligence vytěží informace z faktur a dokumentů za pár vteřin. Stačí, když vám klient fakturu jednoduše vyfotí, naskenuje nebo pošle e-mailem. V Alice si následně určíte účetní jednotku a jedním kliknutím exportujete data do účetního systému, kde s nimi můžete dál pohodlně pracovat.

Díky Alice tedy během účetní práce již nemusíte:

• předávat dokumenty a faktury osobně,
• ztrácet čas hledáním dokumentů,
• ručně přepisovat údaje z faktur,
• fyzicky skladovat velké množství dokladů.

Využití cloudových řešení

Svoboda v kontextu účetnictví znamená jediné – mít přístup k datům kdykoliv a odkudkoliv. Představte si, že můžete spravovat finanční záznamy, analyzovat výkazy či komunikovat s klienty z pohodlí vašeho domova, kavárny nebo dokonce z druhého konce světa. To vše díky cloudovým řešením, která zajišťují, že vaše data nejsou jen vždy po ruce, ale také bezpečně uložena na serverech s nejvyšším stupněm ochrany. Díky sdílení informací bude navíc spolupráce s vašimi klienty hladká a maximálně transparentní. Vzájemně můžete předávat dokumenty v reálném čase, což eliminuje potřebu nekonečného posílání e-mailů a zvyšuje efektivitu vašich účetních procesů. Cloudová řešení se v dnešní době stávají nezbytným nástrojem pro ty, kteří chtějí poskytovat prvotřídní účetní služby a zároveň udržet krok s rychle se vyvíjejícím podnikatelským prostředím.

Bezpečnost a ochrana dat

Pokud pracujete s citlivými finančními informacemi, je nezbytné mít nejen silné heslo, ale také pevný plán na ochranu dat. Jedná se o jakýsi virtuální trezor, kde jsou data vašich klientů chráněna nejmodernějšími bezpečnostními protokoly a šifrováním. Na Alice se z hlediska bezpečnosti můžete spolehnout s šifrováním citlivých dat i jejich pravidelným zálohováním. Pokud se však pohybujete na síti a využíváte také jiné aplikace, měli byste věnovat pozornost také dalším bezpečnostním krokům.

Jaká jsou další bezpečnostní pravidla?

Aby vaše data zůstala v bezpečí před útoky z internetu, je třeba začít od základu. Prvním krokem je výběr kvalitního bezpečnostního softwaru. Dále byste neměli zapomínat na zapnutí dvoufázového ověření pro všechny účty, které vám dodá další stupeň ochrany. Kromě hesla tak bude při přihlášení potřeba také kód, který dostanete třeba prostřednictvím SMS. Posledním tipem je omezení přístupu pouze na ty uživatele, kteří jej pro svou práci opravdu potřebují – minimalizujete tak riziko úniku nebo zneužití dat. O bezpečnosti na síti sí můžete přečíst více zde.

 

Přechod k digitálnímu účetnictví není jen trendem, ale nezbytností pro každou účetní kancelář, která chce poskytovat kvalitní služby a udržet si konkurenční výhodu. Alice představuje ideální řešení pro ty, kteří chtějí zefektivnit své účetní procesy pomocí nejmodernějších technologií. Využijte potenciál umělé inteligence a zjednodušte si práci v účetnictví – ať už automatizací procesů nebo využitím cloudových řešení.