Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci?  Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit! Říkáme to hned na úvod, protože čas od času se k nám dostane ostřejší komentář ve stylu Pelíšků “…jo a účetní nebudou mít co žrát…”. Nebojte se, naším hlavním cílem je účetním práci zjednodušit a díky eliminaci ručního přepisování i poskytnout více času na ty úkoly, které vyžadují lidské zapojení.  

Proč se ale rozhodnout právě pro Alice? Pojďme se na to v rámci deseti bodů společně podívat.  

1. Jednou pro vždy se rozlučte s „datlováním“  

Nalejme si čistého vína, koho z nás baví zadávání faktur do účetního programu? Takto repetitivní činnost se přímo nabízí na automatizaci. Naše Alice funguje na základě umělé inteligence Redque, která díky OCR (schopnosti převést online dokument na text) a strojovému učení přesně ví, jaká data a kam přepsat. Tento model jsme totiž učili na více než 70.000 dokladech a jeho úspěšnost je nyní více než 98 %. Věnujte svůj čas raději manažerskému účetnictví, účtování a výkazům, a tuto nepopulární, ale přesto potřebnou aktivitu nechte na nás. 

2. Jednoduchost především 

Při vývoji jsme se zaměřili na jednoduchost a bedlivě poslouchali přání a připomínky účetních. V aplikaci nenajdete žádné zbytečné funkce ani složité postupy. Je velmi jednoduchá – nahrajete dokument, Alice ho přepíše a vy ho po kontrole jedním tlačítkem odešlete do vámi využívaného účetního systému. Prostředí jsme sestavovali tak, aby se s ním nikdo nemusel dlouho seznamovat a hned pochopil, oč tu běží. K ovládání Alice vám plně postačí úplně základní počítačové dovednosti a po prvním vyzkoušení budete jasně vědět, na co a kde kliknout.  

3. Cena k nezaplacení 

Víte, co je opravdu super? Vytěžování si nyní může dovolit opravdu každý. S naším příchodem na trh jsme totiž vyvolali celkem pozdvižení. Vytěžení celé faktury (ať má jednu nebo padesát stránek) vás bude stát pouze 3 až 6 korun… a to je vše, žádné kličky v podobě příplatků, licencí, uživatelů. S kolegy z obchodu se dohodnete na předpokládaném měsíčním množství, potvrdíte cenu, a v nákladu na vytěžení dokladu máte již zahrnuto vše. Neplatíte žádné měsíční poplatky za integraci na váš účetní systém (pouze jednorázové propojení na míru vašeho účetního programu), máte neomezený počet účetních jednotek i uživatelů a bezplatnou mobilní i webovou aplikaci. Zakládáme si na jednoduchosti, takže žádné složité ceníky plné “příplatků” a tarifů u nás nehledejte.  

4. Bezpečná archivace 

Ať vám to připadá nebo ne, fyzická archivace dokumentů v kanceláři je z hlediska bezpečnosti tím nejméně vhodným řešením. My k provozu Alice využíváme výkonné a spolehlivé servery od Microsoftu a věřte, že ty se žádných katastrof nemusejí obávat. Jen si představte, co by vytopení, vyhoření nebo třeba vykradení mohlo udělat s vaší kanceláří. Alice nabízí plnohodnotný způsob archivace účetních dokladů – přímo do PDF vám přidáme časové razítko, takže se můžete rozloučit s plnými šanony dokladů (a možná už přemýšlet, co si místo nich pořídíte…). Navíc do Alice můžete poskytnout náhledový přístup i svým klientům, aby si mohli své dokumenty kdykoliv projít a zkontrolovat.  

5. Řekněte s Alice stop papírům 

Díky možnosti nahrávání faktur a účtenek skrze webovou nebo mobilní aplikaci, sken nebo email vám mohou odpadnout starosti se správou fyzických dokladů. Svým klientům pouze poskytnete přístupové údaje a necháte je, aby všechny doklady předali elektronicky. Odpadnou vám tak náklady na dopravu / přepravu / předání a dokumenty se budou vytěžovat už v okamžiku, kdy došlo k jejich nahrání. Jen si představte, kolik času vám najednou zbyde. 

6. Transparentní přístup i přenos dokumentů  

Zbavíme vás i starostí a tahanic o to, kdo dokument převzal, kdo ho schválil anebo zda ho náhodou neztratila účetní. Díky jednoduchým záznamům účetní i klient vidí, kdy byl dokument nahrán, vytěžen a přeposlán do účetního programu. Samozřejmostí je u nás omezení uživatelských oprávnění podle účetních jednotek. Buď můžete dát přístup svému klientovi s tím, že jej omezíte například pouze na “nahrávání”, či mu necháte plná práva k zásahu do své účetní jednotky. To stejné lze nastavit i z pozice účetních – pokud je vás ve firmě více a je žádoucí, aby každý viděl odlišné účetní jednotky, můžete konkrétní uživatele přiřadit k jedné nebo více účetním jednotkám. Tato nastavení můžete jako administrátor celé aplikace pružně měnit na základě aktuální potřeby. 

7. Výběr předkontací, členění DPH a číselné řady  

V rámci webové aplikace je samozřejmostí si každý vytěžený doklad rozkliknout a zkontrolovat skrze naše interaktivní prostředí (graficky vám přesně ukážeme, odkud z dokumentu Alice daná data vytěžila). Jako jedni z mála ale také nabízíme možnost vybrat předkontaci, členění DPH a číselnou řadu, do které chcete dokument poslat. Tyto hodnoty mohou být pro každou účetní jednotku jiné, takže si můžete vybrat jenom ty, které pro vás jsou relevantní.  

8. Možnost výběru exportu u faktur a účtenek  

Vytěžené doklady můžete přenést do vašeho účetního programu buď automaticky, na kliknutí nebo v rámci schvalovacího workflow. Aktuálně spolupracujeme se všemi největšími účetními programy na tom, aby tento přenos byl co nejjednodušší na nastavení i samotný export. V rámci něho si u vybraných účetních systémů (např. Pohoda) můžete nastavit i takové vychytávky, že se například všechny faktury přijaté placené hotově budou přenášet do pokladny, nebo že se účtenky placené kartou budou přenášet místo do pokladny přímo do ostatních závazků. 

9. Dostupnost Alice online vždy a všude 

Ať už se k nahraným dokladů budete potřebovat dostat z kanceláře, domova nebo například dovolené, stačí vám k tomu pouze jakýkoliv telefon nebo počítat s přístupem na internet. Alice totiž funguje jako webová aplikace, kterou nemusíte složitě stahovat a instalovat. Pod svými přihlašovacími údaji se na vaše faktury a účtenky můžete podívat odkudkoliv. 

10. Česká firma, co se o vás postará 

Jsme česká firma sídlící v Praze. Nemusíte se tedy bát, že byste se v případě jakéhokoliv problému neměli na koho obrátit. Ať už budete potřebovat cokoliv, nikdy vás v tom nenecháme. Zajímáme se o vaše podněty, nápady a připomínky, a díky tomu Alice neustále vylepšujeme.