MenuVyzkoušet zdarma
Menu hamburger

Importujte s Alice své doklady do DUELU

Hledáte způsob, jak efektivněji zpracovat doklady v účetním systému DUEL? Aplikace Alice vám nabízí snadné a rychlé řešení. Ať už potřebujete zpracovat účtenky a faktury v češtině, slovenštině, angličtině nebo třeba němčině, Alice za vás všechny potřebné informace vytěží rychle a spolehlivě.

Intro img

Rozlučte se s nudnou rutinní prací díky Alice

Pokud každý měsíc zpracováváte stovky dokumentů, Alice vám může významně ušetřit čas i náklady. Zautomatizuje vám rutinní zadávání údajů a umožní soustředit se na to, co je pro vás opravdu důležité. Vaši klienti a kolegové mohou rychle a snadno zasílat všechny potřebné dokumenty, které díky našemu datovému můstku automaticky skončí v účetním systému DUEL.

img 2

Kdo je Alice?

Alice je česká účetní aplikace, která využívá umělou inteligenci pro vytěžení dat z dokumentů. Spolehlivě už pomohla vytěžit několik set tisíc dokumentů a poskytuje až 98% přesnost.

Na rozdíl od jiných řešení se Alice specializuje výhradně na vytěžení dat z dokumentů. Nezabýváme se analýzami ani reporty, ale můžete se spolehnout na to, že data z vašich dokumentů jsou správně vytěžena a spolehlivě předána.

Alice je ideální volbou pro účetní kanceláře, interní účetní týmy a podnikatele, kteří každý měsíc zpracovávají větší množství účetních dokladů. Zvláště u firem, které měsíčně evidují několik stovek dokumentů, se investice do Alice vyplatí nejvíce – ušetří spoustu času, minimalizuje a odstraňuje množství lidských chyb.

Proč zvolit právě Alice?

Adv icon1

98% přesnost vytěžení dat z daňových dokladů

Adv icon1

Možnost nastavit schvalovací workflow

Adv icon1

Intuitivní uživatelské rozhraní, se kterým si poradí každý (mobilní i webová aplikace)

Adv icon1

Maximální bezpečnost vašich dat

Adv icon1

Přístup k aplikaci kdykoliv a odkudkoliv

Adv icon1

Možnost využívat mobilní aplikaci zdarma

Jak funguje export do DUELU?

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4

1) Máte dokument, který potřebujete zaúčtovat do systému DUEL.

Ať to je doklad v PDF, jako fotka nebo fyzický, už nemusíte nic přepisovat ručně. Pomůžeme vám s fakturami, účtenkami, i objednávkami.

Předchozí krok
Další krok

2) Doklad nahrajete do Alice různými způsoby:

  • – vyfocením v mobilní aplikaci (dostupné pro Andoid i iPhone) 
  • – odesláním na vámi definovaný email, např. fakturace@vašefirma.cz 
  • – vložením do webové aplikace
  • – využitím scanneru (např. i automatizace s podavačem – Alice si faktury dokáže následně „rozdělit“ z jednoho PDF)
Předchozí krok
Další krok

3) Během několika vteřin se data vytěží, což můžete ihned zkontrolovat.

Správnost si můžete zkontrolovat v interaktivním okně. Firemní údaje jsou navíc zkontrolovány dle databáze ARES. 

Tip: Vyplňte si v Alice předkontace, členění DPH i číselnou řadu a v DUELu už nebude potřeba nic doplňovat.

Předchozí krok
Další krok

4) Dle vašeho nastavení můžete vytěžené doklady odeslat do systému DUEL:

Stačí jeden klik (nebo si můžete nastavit i jiné postupy) a vytěžené informace společně s celým dokumentem vám automaticky nahrajeme do DUELu. Tam už s nimi můžete pracovat tak, jak jste zvyklí.

Předchozí krok
Další krok

Účetní milují tyto užitečné funkce:

Adv icon1

Přístup k elektronickým verzím dokumentu v plnohodnotném PDF

Adv icon1

Číselníky DUELu vyplníte přímo v Alice – předkontace, číselné řady i členění DPH.

Adv icon1

Validace položek (např. s automatickou kontrolou jejich součtu pro zajištění správnosti dat).

Adv icon1

Archivace dokumentů s časovými razítky pro snadnou verifikaci a sledovatelnost

Adv icon1

Možnost rozdělit export účtenek do různých kategorií v závislosti na způsobu platby, jako je například Pokladna

Adv icon1

Podporu přenosu cizích měn pro mezinárodní transakce

S Alice aktivně nasloucháme vaší zpětné vazbě. Díky tomu jsme implementovali celou řadu praktických funkcí, které usnadní každodenní správu účetnictví v systému DUEL.

Často kladené dotazy (FAQ)

Alice již pomohla desítkám klientů s integrací do účetního systému DUEL. Nejčastější dotazy jsme pro vás shrnuli do přehledného seznamu. Pokud zde nenajdete to, co hledáte, neváhejte se na nás emailem nebo telefonicky obrátit.

Jak Alice připojím k systému DUEL?
Alice je k DUEL připojena prostřednictvím můstku, který instalujeme během zavádění aplikace. Tento datový můstek zajišťuje plynulý přenos dokumentů a všech relevantních informací z Alice do účetního systému DUEL a naopak (například externí ID dokumentu/číslo dokumentu). Instalaci datového můstku obvykle provádíme my, nicméně zákazník apříklad má možnost si datový můstek nainstalovat sám za symbolický snížený poplatek podle přiloženého návodu.
Jak vytěžovat faktury do DUELU?
Faktury nahráváte do Alice pomocí e-mailu, skeneru nebo mobilní aplikace a necháte je automaticky vytěžit. Snažíme se celý proces maximálně automatizovat, aby klient nemusel čekat na dokončení vytěžení. Účetní jednotka je přiřazena automaticky na základě identifikačního čísla odběratele (IČO) nebo e-mailu, ze kterého byl dokument odeslán. Po vytěžení účetní otevře dokument, zkontroluje jej a vybere odpovídající číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Po kliknutí na tlačítko exportovat se dokument přesune do fronty k exportu, kde ho zpracuje nainstalovaný datový můstek. Tento datový můstek nativně kontroluje frontu každých 30 vteřin a odesílá dokumenty do systému DUEL, avšak interval můžete v nastavení můstku upravit. Úspěšný export do DUELU je potvrzen, jakmile je dokument označen jako exportovaný a objeví se v sekci Závazky a pohledávky v dané účetní jednotce v DUEL. Pokud jsou číselníky nastaveny přímo v Alice, dokument je již zaúčtován a účetní v systému DUEL jej nemusí dále upravovat.
Jak vytěžovat účtenky do DUELU?
Účtenky můžete nahrát do Alice různými způsoby: prostřednictvím e-mailu, skeneru nebo mobilní aplikace, a necháte je automaticky vytěžit. Aplikace účetní jednotku automaticky přiřadí buď na základě e-mailu, ze kterého byl doklad odeslán, nebo dle uživatelské volby v mobilní či webové aplikaci, kde si uživatel může příslušnou účetní jednotku zvolit. Po dokončení vytěžení účetní otevře dokument, zkontroluje vytěžená data a vybere odpovídající číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Následně po kliknutí na tlačítko exportovat se účtenka přesune do exportní fronty, kde ji zpracuje předinstalovaný datový můstek. Tento datový můstek nativně kontroluje frontu každých 30 vteřin a odesílá dokumenty do systému DUEL, avšak interval můžete v nastavení můstku upravit. Úspěšný export do DUELU je potvrzen, jakmile je účtenka označena jako exportovaná. V systému DUEL se účtenka zobrazí v sekci Pokladna (pokud bylo placeno hotově a je to tak nastaveno). Pokud jsou číselníky nastaveny přímo v Alice, je dokument již zaúčtován a účetní jej v systému DUEL nemusí dále upravovat.
Schvalovací workflow pro dokumenty v DUELU
Alice umožňuje nastavit schvalovací workflow pro dokumenty, což je ideální pro klienty, kteří potřebují dodatečnou kontrolu nad účetními procesy. Účtenky nebo faktury jsou nejprve nahrány do Alice, kde probíhá jejich vytěžení. Poté dokument otevře prvotní zpracovatel, což bývá obvykle junior účetní, který by jinak zadával údaje ručně, a následně ho odesílá ke schválení. Schvalovatel, zpravidla senior účetní nebo vedoucí účetnictví, následně dokument kontroluje, vybírá předkontaci, DPH a číselnou řadu, kam chce dokument zaúčtovat. Doklad je poté poslán do systému DUEL již jako kompletně zaúčtovaný.
Při testování DEMO verze došlo v aplikaci Alice k chybě, co mám dělat?
Ačkoliv naše AI dosahuje úspěšnosti až 98 %, chyby se mohou stát. Pokud Alice chybuje, je nutné data opravit ručně, což díky zvýraznění částí modrou linkou trvá jen několik vteřin. Vždy doporučujeme chybně vytěžené dokumenty nahlásit, abychom je mohli zařadit do manuálního učení naší aplikace a předejít tak podobným chybám v budoucnu.
Co dělat, když potřebuji spravovat více účetních jednotek?
V Alice je možné zřídit neomezený počet účetních jednotek bez dalších nákladů, což je ideální řešení pro účetní kanceláře s měsíčním paušálním poplatkem. Přiřazení dokumentů k jednotlivým účetním jednotkám probíhá automaticky během vytěžování, a to buď dle IČO odběratele u faktur nebo podle e-mailu odesílatele pro účtenky. Dále lze každé účetní jednotce přiřadit specifické uživatele, což zajišťuje, že účetní mají přístup jen k dokumentům, které mají zpracovávat, a nedochází tak k překrývání s dokumenty od jiných kolegů.
Jak postupovat, pokud pracuji s několika účetními systémy?
Alice umožňuje připojení různých účetních jednotek k různým účetním systémům, což vám dává možnost se flexibilně rozhodovat, které dokumenty chcete prostřednictvím Alice zpracovávat. V případě, že používáte více účetních systémů, je třeba počítat s vyššími náklady na implementaci, které se odvíjejí od složitosti integrace jednotlivých systémů.
Jak se Alice připojuje k systému DUEL?
Připojení Alice k systému DUEL je jednoduché. Obvykle připojení zajišťujeme my jako součást placené implementace, avšak účetní mohou za symbolický poplatek provést instalaci datového můstku sami, podle poskytnuté uživatelské dokumentace.
Jaké druhy dokumentů umí Alice zpracovat?
Alice je schopna efektivně zpracovávat přijaté i vydané faktury, účtenky, zálohové faktury, dobropisy a také objednávky.
Musím mít pro každou účetní jednotku samostatný email?
Není nutné mít pro každou účetní jednotku samostatný email. Účetní kanceláře často využívají jeden společný email pro všechny účetní jednotky, což je doporučovaný způsob pro zajištění stabilního a spolehlivého importu dokladů. Rozdělení dokladů mezi jednotlivé účetní jednotky probíhá až během vytěžovacího procesu, takže klient má na výběr, zda upřednostní jeden společný email, nebo si zřídí několik separátních emailů pro různé účetní jednotky.
Můžete poskytnout přístup k Alice i svým klientům (klientům účetní kanceláře)?
Ano, Alice umožňuje, aby v rámci jednoho měsíčního tarifu pracoval neomezený počet uživatelů. Proto je možné poskytnout přístupové údaje i vašemu klientovi, který by vám normálně fyzicky předával daňové doklady. Zároveň je možné nastavit omezení uživatelských práv tak, aby klient mohl dokumenty pouze vkládat, ale nesměl je samostatně odesílat do účetního programu. Lze také klienta omezit tak, že má přístup jen k dokumentům specifické účetní jednotky, takže vidí pouze faktury a účtenky týkající se jeho společnosti.
Existuje mobilní aplikace? Jak pracuje?
Mobilní aplikaci poskytujeme jak pro Android, tak pro iOS a slouží primárně k nahrávání daňových dokladů. Pokud máte papírový doklad, jako je účtenka nebo faktura, a nechcete ho skenovat, stačí jej nafotit pomocí naší mobilní aplikace. Hned po nafocení se spustí proces vytěžení dat z dokladu a ihned po dokončení se tento doklad zobrazí ve webové verzi aplikace Alice, kde s ním můžete vy nebo vaše účetní dále pracovat.
Jak zjistím, že dokument nebyl odeslán do DUELU?
Pokud se dokument nepodařilo odeslat do DUELU, zobrazí se v aplikaci Alice jako chybný. Přejetí myši nad tento stav ukáže chybovou hlášku, která vysvětlí důvod, proč k odeslání nedošlo. To neznamená, že je dokument ztracen – stále zůstává uložený v Alice. Většinou lze drobnou chybu opravit a dokument poté znovu úspěšně exportovat do DUELU.
Jak přidat novou účetní jednotku do Alice a DUELU?
Přidání nové účetní jednotky do systému Alice je jednoduché a může ho s pomocí dostupné uživatelské dokumentace provést každý. Stejně snadné je i přidání účetní jednotky v systému DUEL. Rozšíření můstku do DUELU může být o něco složitější, ale s technickou podporou to zvládnete bez problémů, nebo si můžete rozšíření provést sami podle uživatelské dokumentace.

Neváhejte nás kontaktovat

Neváhejte nás kontaktovat, ať už potřebujete pomoci s čímkoliv.




    Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí 

    Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit! Nebojte se, naším hlavním cílem je účetním práci zjednodušit a díky eliminaci ručního přepisování i poskytnout více času na ty úkoly, které vyžadují lidské zapojení.  

    Číst více