MenuVyzkoušet zdarma
Menu hamburger

Importujte s Alice své doklady do MRP

Hledáte efektivnější způsob, jak připravit své doklady do účetního systému MRP? Vyzkoušejte aplikaci Alice! Tento nástroj je navržen tak, aby zjednodušil a urychlil proces importu dokladů do účetního systému MRP. S využitím technologie OCR a umělé inteligence vám Alice pomůže rychle a bezpečně vytěžit všechna potřebná data, minimalizuje chyby a šetří váš čas.

 

Celé to funguje velmi jednoduše – stačí do aplikace nahrát fakturu nebo účtenku, kterou Alice okamžitě zpracuje, extrahuje relevantní informace a připraví je k importu do MRP. Následně si vše můžete zkontrolovat v rámci interaktivního uživatelského rozhraní a jedním tlačítkem odeslat do vašeho účetního programu. Tímto způsobem se můžete soustředit na důležitější úkoly a nechat rutinní práci na moderní technologii. Alice navíc zajišťuje, že všechny dokumenty jsou bezpečně uloženy a přístupné kdykoliv potřebujete.

Intro img

Vytěžená data z dokumentů lusknutím prstu

Pokud každý měsíc zpracováváte stovky daňových dokladů, Alice vám může podstatně ušetřit čas i peníze. Tato chytrá česká aplikace automatizuje účetní doklady, což vám umožní zaměřit se na důležitější činnosti účetnictví. Vaši klienti i kolegové mohou jednoduše a rychle odesílat faktury a účtenky, které se díky vlastnímu datovému můstku automaticky zařadí do účetního systému MRP podle vašeho nastavení.

img 2

Kdo je Alice?

Alice je česká aplikace na vytěžování dat, která se za pomoci vlastního enginu Redque (od roku 2012) zaměřuje na vytěžování dat. Díky rozsáhlým zkušenostem s vytěžováním několika set tisíc dokumentů se může pyšnit až 98% přesností. Na rozdíl od jiných aplikací se Alice soustředí primárně na vytěžování dat, což zajišťuje, že vaše údaje jsou přepsány s co největší spolehlivostí.

Navíc, díky dlouholetým zkušenostem a neustálému vývoji, Alice dokáže zpracovat i složité dokumenty s minimální chybovostí, případně se je velmi rychle „doučit“. To z ní činí ideální volbu pro účetní i firmy, které hledají spolehlivé a přesné řešení pro vytěžování jejich dat.

Proč začít využívat Alice?

Adv icon1

Spolehlivost a 98% přesnost při vytěžování dat z faktur a účtenek.

Adv icon1

Moderní česká aplikace, kterou dokáže intuitivně ovládat každý.

Adv icon1

Důraz na zabezpečení celého procesu vytěžování i archivace daňových dokladů.

Adv icon1

Neomezená archivace, vč. časových razítek a "košilek".

Adv icon1

Nepřetržitá dostupnost z jakéhokoliv zařízení s přístupem na internet.

Adv icon1

Jednoduchá a přehledná cenová politika bez kliček a dodatků.

Naším cílem není nahradit pozici účetních, ale naopak jim práci zjednodušit a zajistit více času a energie na náročnější úkoly účetnictví.

img 2

Jak probíhá export do účetního systému MRP?

Pokud máte fakturu nebo účtenku, kterou potřebujete zaúčtovat do MRP, můžete ji do Alice nahrát několika způsoby:

  • Vyfotit skrze účetní mobilní aplikaci.
  • Poslat na předem zvolený e-mail (např. [email protected]).
  • Vložit přes webovou aplikaci.
  • Naskenovat (tip: při využití podavače a automatickém „rozřezání faktur“ dochází k výrazné úspoře času).

Data se z účtenky vytěží během několika vteřin, což si můžete okamžitě zkontrolovat a schválit. Firemní údaje a čísla účtu jsou navíc ověřeny v databázi ARES.

Účetní ocení tyto praktické funkce:

Adv icon1

Zdrojový dokument: Alice společně s vytěženými daty do MRP zasílá také původní verzi dokumentu.

Adv icon1

Flexibilní uživatelské číselníky: Umožňují snadné nastavení předkontací, číselných řad a rozdělení DPH přímo v prostředí Alice.

Adv icon1

Validace položek: Automatická kontrola součtů a další mechanismy zajišťují správnost vytěžených poležek.

Adv icon1

Archivace – u faktur s časovým razítkem už nemusíte skladovat papírové dokumenty.

Adv icon1

Přidělení čísla: Po exportu do účetního systému se do Alice propíše číslo daného dokumentu v MRP.

Adv icon1

Podpora přenosu cizích měn: Umožňuje efektivně zpracovávat mezinárodní transakce.

V Alice bereme vaši zpětnou vazbu velice vážně. Na jejím základě jsme do systému zařadili mnoho praktických funkcí, které usnadňují přípravu účetnictví ve vašem programu MRP. Díky těmto funkcím můžete snadno a rychle nahrávat a zpracovávat faktury a účtenky, ověřovat firemní údaje podle databáze ARES a v konečném důsledku automatizovat celý proces zpracování účetních dokladů. Naším cílem je zajistit, aby vaše účetnictví bylo co nejefektivnější a nejpřesnější, což vám ušetří čas a sníží riziko vzniku chyb.

Integrace do účetního programu

Datový můstek MRP

Díky našemu vlastnímu datovému můstku je napojení na systém MRP velmi jednoduché. Jednorázově zpoplatněno je pouze prvotní nastavení můstku (které si můžete udělat podle přehledného návodu sami) a založení účtu. Následně se měsíční platba odvíjí dle vašeho balíčku. Naši přehlednou cenovou politiku vám rádi představíme na schůzce s obchodním zástupcem.

Často kladené dotazy (FAQ)

Alice již podpořila desítky klientů při začleňování do jich účetního systému. Vaše nejčastější dotazy jsme shromáždili do přehledného seznamu. Pokud zde nenajdete odpověď na svou otázku, neváhejte nás kontaktovat emailem nebo telefonicky.

Jak připojit Alice k systému MRP?
Alice je připojena k MRP prostřednictvím speciálního datového můstku, který instalujeme během implementace. Tento datový můstek umožňuje hladký přenos všech důležitých informací a dokumentů mezi Alice a vaším účetním systémem MRP, včetně externích ID dokumentů. Instalaci můstku obvykle zajišťujeme my, ale zákazníci mají možnost si můstek nainstalovat sami za symbolický poplatek podle přiloženého návodu.
Jak vytěžovat faktury do MRP?
Faktury lze nahrát do Alice různými způsoby: prostřednictvím e-mailu, naskenováním a přes webovou i mobilní aplikací, a nechat je automaticky vytěžit. Naše snaha je proces maximálně automatizovat, aby bylo vytěžení dokončeno bez zbytečného čekání uživatele. Účetní jednotka je automaticky přiřazena buď na základě IČO odběratele nebo e-mailu, ze kterého byl dokument odeslán. Po vytěžení dat účetní dokument otevře, prověří a vybere vhodnou předkontaci i členění DPH. Následně se po stisknutí tlačítka pro export dokument přenese do fronty k exportu, kde se o něj postará předem nainstalovaný můstek. Můstek v nativní verzi kontroluje frontu každých 30 vteřin a odesílá dokumenty do účetního systému MRP, v nastavení lze tento interval změnit dle potřeby. Dokončený export do MRP je potvrzen, jakmile je dokument označen jako exportovaný a objeví se v sekci přijatých faktur příslušné účetní jednotky v MRP. Pokud jsou číselníky nastaveny přímo v Alice, účetní nemusí dokument dále upravovat, jelikož je již zaúčtován.
Jak vytěžovat účtenky do MRP?
Účtenky lze nahrát do aplikace Alice různými způsoby, ať už prostřednictvím e-mailu, skeneru nebo mobilní aplikace, a nechat je automaticky vytěžit. Alice automaticky přiřadí účetní jednotku na základě e-mailu odesílatele nebo podle volby uživatele v mobilní či webové aplikaci, kde si uživatel může zvolit příslušnou účetní jednotku. Po dokončení vytěžení účetní otevře dokument, prověří vytěžená data a vybere odpovídající předkontaci a členění DPH. Po stisknutí tlačítka pro export se účtenka přesune do exportní fronty, kde ji zpracuje předem nainstalovaný můstek. Můstek v nativní verzi kontroluje frontu pravidelně každých 30 vteřin a odesílá dokumenty do účetního systému MRP, interval si můžete dle potřeby změnit v nastavení. Úspěšný export do MRP je potvrzen, jakmile je účtenka označena jako exportovaná.
Schvalovací workflow pro dokumenty v MRP
Alice umožňuje implementaci schvalovacího procesu pro dokumenty, což je optimální pro klienty vyžadující větší kontrolu nad účetními operacemi. V prvním kroku jsou účtenky či faktury nahrány do aplikace Alice, kde je provedeno jejich vytěžení. Prvotní zpracování provádí obvykle junior účetní, který by za běžných okolností data zapisoval manuálně, a poté dokument posílá ke schválení. Schvalující osobou je typicky senior účetní nebo hlavní účetní, který dokument reviduje a vybírá příslušné předkontace, DPH a číselné řady pro zaúčtování dokumentu. Následně je dokument odeslán do systému MRP, kde je již plně zaúčtován.
Při testování DEMO verze se v aplikaci Alice objevila chyba, jak postupovat?
I přes 98% úspěšnost naší umělé inteligence se mohou vyskytnout chyby. V případě chybného vytěžení je potřeba opravu provést manuálně, což je zjednodušeno díky propojení polí modrou linkou. Chybně vytěžené dokumenty je doporučeno nahlásit, aby spadly do procesu manuálního učení a mohli jsme předejít opakování chyb v budoucnosti.
Jak spravovat více účetních jednotek?
V aplikaci Alice lze vytvořit neomezený počet účetních jednotek bez dalších poplatků, což je ideální pro účetní kanceláře. Dokumenty jsou automaticky přiřazovány k příslušným jednotkám během procesu vytěžení, a to na základě IČO odběratele nebo e-mailu odesílatele. Každé jednotce lze přiřadit specifické uživatele, což zajišťuje, že účetní vidí pouze ty dokumenty, které mají zpracovat, čímž se eliminuje možnost záměny dokumentů mezi různými účetními.
Jak postupovat, pokud pracuji s více účetními systémy?
Alice nabízí flexibilitu v připojení různých účetních jednotek k rozličným účetním systémům. Tato možnost umožňuje uživatelům rozhodovat, které dokumenty budou prostřednictvím Alice zpracovávat. V případě použití více systémů je nutné počítat s vyššími náklady na implementaci, které závisí na složitosti integrace každého z účetních systémů.
Jak se Alice připojuje k systému MRP?
Připojení Alice k systému MRP je proces, který obvykle zajišťujeme my v rámci placené implementace. Nicméně účetní mají možnost si můstek nainstalovat sami za symbolický poplatek, s využitím přiložené uživatelské dokumentace.
Jaké druhy dokumentů umí Alice zpracovat?
Alice je vybavena technologií, která umožňuje efektivní zpracování přijatých, zálohových i vydaných faktur, dobropisů, objednávek a účtenek.
Je nutné mít pro každou účetní jednotku samostatný email?
Není nezbytné mít pro každou účetní jednotku samostatný email. Účetní kanceláře často používají jeden společný email pro všechny jednotky, což je považováno za nejspolehlivější způsob pro import dokladů. Doklady jsou pak rozděleny mezi jednotky až během procesu vytěžení.
Je možné poskytnout přístup k Alice i klientům účetní kanceláře?
Ano, Alice umožňuje, aby v rámci jednoho měsíčního tarifu pracoval neomezený počet uživatelů. Přístupové údaje můžete tedy poskytnout i svým klientům, kteří by jinak museli předávat doklady osobně. Navíc je možné nastavit omezení uživatelských práv, aby klienti mohli dokumenty pouze vkládat a ne odesílat do účetního programu. Klienti mohou být omezeni také na přístup pouze k dokumentům své specifické účetní jednotky.
Existuje mobilní aplikace Alice? Jak funguje?
Ano, poskytujeme mobilní aplikaci pro Android i iOS, která je určena primárně pro nahrávání daňových dokladů. Stačí dokument vyfotit a aplikace ihned spustí proces vytěžení dat. Po jeho dokončení se doklad objeví ve webové aplikaci Alice, kde s ním můžete dále pracovat.
Jak zjistím, že dokument nebyl odeslán do MRP?
Pokud se dokument nepodaří odeslat do systému MRP, zobrazí se ve webové aplikaci Alice jako chybný. Přejetím myši nad tento stav se zobrazí hláška, která objasní důvod neúspěšného odeslání. Dokument přitom zůstává uložen v Alice a obvykle je možné chybu snadno opravit a dokument znovu exportovat.
Jak přidat novou účetní jednotku do Alice a MRP?
Začlenění nové účetní jednotky do aplikace Alice i MRP je intuitivní proces, který je možné provést i bez přímé pomoci technické podpory. Co se týče integrace s MRP, instalace můstku může vyžadovat více kroků, ale i zde vám může pomoci naše technická podpora, nebo si můžete rozšíření můstku provést sami podle podrobného návodu v uživatelské dokumentaci.

Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí 

Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit! Nebojte se, naším hlavním cílem je účetním práci zjednodušit a díky eliminaci ručního přepisování i poskytnout více času na ty úkoly, které vyžadují lidské zapojení.  

Číst více