Importujte s Alice své doklady do MRP

Alice je připojena k MRP prostřednictvím speciálního datového můstku, který instalujeme během implementace. Tento datový můstek umožňuje hladký přenos všech důležitých informací a dokumentů mezi Alice a vaším účetním systémem MRP, včetně externích ID dokumentů. Instalaci můstku obvykle zajišťujeme my, ale zákazníci mají možnost si můstek nainstalovat sami za symbolický poplatek podle přiloženého návodu.

Faktury lze nahrát do Alice různými způsoby: prostřednictvím e-mailu, naskenováním a přes webovou i mobilní aplikací, a nechat je automaticky vytěžit. Naše snaha je proces maximálně automatizovat, aby bylo vytěžení dokončeno bez zbytečného čekání uživatele. Účetní jednotka je automaticky přiřazena buď na základě IČO odběratele nebo e-mailu, ze kterého byl dokument odeslán. Po vytěžení dat účetní dokument otevře, prověří a vybere vhodnou předkontaci i členění DPH. Následně se po stisknutí tlačítka pro export dokument přenese do fronty k exportu, kde se o něj postará předem nainstalovaný můstek. Můstek v nativní verzi kontroluje frontu každých 30 vteřin a odesílá dokumenty do účetního systému MRP, v nastavení lze tento interval změnit dle potřeby. Dokončený export do MRP je potvrzen, jakmile je dokument označen jako exportovaný a objeví se v sekci přijatých faktur příslušné účetní jednotky v MRP. Pokud jsou číselníky nastaveny přímo v Alice, účetní nemusí dokument dále upravovat, jelikož je již zaúčtován.

Účtenky lze nahrát do aplikace Alice různými způsoby, ať už prostřednictvím e-mailu, skeneru nebo mobilní aplikace, a nechat je automaticky vytěžit. Alice automaticky přiřadí účetní jednotku na základě e-mailu odesílatele nebo podle volby uživatele v mobilní či webové aplikaci, kde si uživatel může zvolit příslušnou účetní jednotku. Po dokončení vytěžení účetní otevře dokument, prověří vytěžená data a vybere odpovídající předkontaci a členění DPH. Po stisknutí tlačítka pro export se účtenka přesune do exportní fronty, kde ji zpracuje předem nainstalovaný můstek. Můstek v nativní verzi kontroluje frontu pravidelně každých 30 vteřin a odesílá dokumenty do účetního systému MRP, interval si můžete dle potřeby změnit v nastavení. Úspěšný export do MRP je potvrzen, jakmile je účtenka označena jako exportovaná.

Alice umožňuje implementaci schvalovacího procesu pro dokumenty, což je optimální pro klienty vyžadující větší kontrolu nad účetními operacemi. V prvním kroku jsou účtenky či faktury nahrány do aplikace Alice, kde je provedeno jejich vytěžení. Prvotní zpracování provádí obvykle junior účetní, který by za běžných okolností data zapisoval manuálně, a poté dokument posílá ke schválení. Schvalující osobou je typicky senior účetní nebo hlavní účetní, který dokument reviduje a vybírá příslušné předkontace, DPH a číselné řady pro zaúčtování dokumentu. Následně je dokument odeslán do systému MRP, kde je již plně zaúčtován.

I přes 98% úspěšnost naší umělé inteligence se mohou vyskytnout chyby. V případě chybného vytěžení je potřeba opravu provést manuálně, což je zjednodušeno díky propojení polí modrou linkou. Chybně vytěžené dokumenty je doporučeno nahlásit, aby spadly do procesu manuálního učení a mohli jsme předejít opakování chyb v budoucnosti.

V aplikaci Alice lze vytvořit neomezený počet účetních jednotek bez dalších poplatků, což je ideální pro účetní kanceláře. Dokumenty jsou automaticky přiřazovány k příslušným jednotkám během procesu vytěžení, a to na základě IČO odběratele nebo e-mailu odesílatele. Každé jednotce lze přiřadit specifické uživatele, což zajišťuje, že účetní vidí pouze ty dokumenty, které mají zpracovat, čímž se eliminuje možnost záměny dokumentů mezi různými účetními.

Alice nabízí flexibilitu v připojení různých účetních jednotek k rozličným účetním systémům. Tato možnost umožňuje uživatelům rozhodovat, které dokumenty budou prostřednictvím Alice zpracovávat. V případě použití více systémů je nutné počítat s vyššími náklady na implementaci, které závisí na složitosti integrace každého z účetních systémů.

Připojení Alice k systému MRP je proces, který obvykle zajišťujeme my v rámci placené implementace. Nicméně účetní mají možnost si můstek nainstalovat sami za symbolický poplatek, s využitím přiložené uživatelské dokumentace.

Alice je vybavena technologií, která umožňuje efektivní zpracování přijatých, zálohových i vydaných faktur, dobropisů, objednávek a účtenek.

Není nezbytné mít pro každou účetní jednotku samostatný email. Účetní kanceláře často používají jeden společný email pro všechny jednotky, což je považováno za nejspolehlivější způsob pro import dokladů. Doklady jsou pak rozděleny mezi jednotky až během procesu vytěžení.

Ano, Alice umožňuje, aby v rámci jednoho měsíčního tarifu pracoval neomezený počet uživatelů. Přístupové údaje můžete tedy poskytnout i svým klientům, kteří by jinak museli předávat doklady osobně. Navíc je možné nastavit omezení uživatelských práv, aby klienti mohli dokumenty pouze vkládat a ne odesílat do účetního programu. Klienti mohou být omezeni také na přístup pouze k dokumentům své specifické účetní jednotky.

Ano, poskytujeme mobilní aplikaci pro Android i iOS, která je určena primárně pro nahrávání daňových dokladů. Stačí dokument vyfotit a aplikace ihned spustí proces vytěžení dat. Po jeho dokončení se doklad objeví ve webové aplikaci Alice, kde s ním můžete dále pracovat.

Pokud se dokument nepodaří odeslat do systému MRP, zobrazí se ve webové aplikaci Alice jako chybný. Přejetím myši nad tento stav se zobrazí hláška, která objasní důvod neúspěšného odeslání. Dokument přitom zůstává uložen v Alice a obvykle je možné chybu snadno opravit a dokument znovu exportovat.

Začlenění nové účetní jednotky do aplikace Alice i MRP je intuitivní proces, který je možné provést i bez přímé pomoci technické podpory. Co se týče integrace s MRP, instalace můstku může vyžadovat více kroků, ale i zde vám může pomoci naše technická podpora, nebo si můžete rozšíření můstku provést sami podle podrobného návodu v uživatelské dokumentaci.