Automatizace účetnictví pomocí moderních technologií

Automatizace účetnictví pomocí umělé inteligence může firmám pomoci zefektivnit proces přípravy a ušetřit drahocenný čas i peníze. Automatizace je možná v rámci celého účetního procesu, přičemž naše česká aplikace Alice se zaměřuje na klíčovou první fázi – zpracování daňových dokladů a jejich přípravu k zaúčtování.

Díky pokročilým algoritmům Alice dokáže rychle a přesně vytěžit data z faktur a účtenek, automaticky je archivovat a připravit k dalšímu zpracování. Tímto způsobem se minimalizuje nutnost manuálního zadávání dat, snižuje riziko chyb a výrazně se zkracuje doba potřebná na zpracování dokladů. Výsledkem je efektivnější a přesnější účetnictví, které umožňuje účetním soustředit se na důležitější úkoly a strategické rozhodování.

Co obnáší automatizace

Jaké jsou úrovně

Tipy na automatizaci

Co obnáší automatizace přípravy účetnictví?

Automatizace přípravy účetnictví představuje moderní přístup k řízení finančních procesů, který využívá technologie umělé inteligence a strojového učení. Tento proces zahrnuje automatizaci rutinních a časově náročných úkolů, jako je příjem a zpracování faktur, účtenek a dalších účetních dokladů, jejich přepsání i následný export do účetních systémů. Cílem automatizace je zefektivnit práci účetních, snížit náklady a minimalizovat riziko chyb, které mohou vzniknout při manuálním zpracování údajů.

Bezpečná archivace

Aplikace Alice vám mimo automatizace vytěžování zajistí také bezpečnou archivaci vašich daňových dokladů.

Lepší správa dokumentů

Automatizované aplikace umožňují snadné a efektivní ukládání, třídění a vyhledávání dokumentů. Díky tomu máte všechny potřebné doklady vždy na dosah ruky a můžete snadno připravit podklady pro audity nebo kontroly.

Úspora financí

Automatizace snižuje náklady spojené s manuálním zpracováním dokladů a administrativními úkony. To může vést k výrazným úsporám, které lze investovat do jiných oblastí podnikání.

Úspora času

Automatizace účetnictví eliminuje mnoho časově náročných manuálních úkonů, jako je ruční zadávání dat, třídění dokladů a jejich archivace. To umožňuje účetním soustředit se na důležitější a strategičtější úkoly, které vyžadují jejich odborné znalosti.

Zvýšení bezpečnosti

Celý proces vytěžování daňových dokladů je prováděn v rámci zabezpečených serverů společnosti Microsoft Azure, které zajišťují 100% bezpečí vašich dat v rámci celého procesu automatizace zpracování daňových dokladů.

Zvýšení přesnosti

Automatizované nástroje snižují riziko lidských chyb, které se často vyskytují při manuálním zpracování dat. Aplikace Alice dokáže vytěžit data až s 98% přesností a zároveň provést řadu validních procesů - ověření součtů, kontrolu v databázi ARES...

Jaké máme úrovně automatizace účetnictví?

Automatizace přípravy účetnictví je komplexní proces, který lze rozdělit do tří hlavních fází podle míry nutnosti zásahu účetní do procesu vytěžování. Každý přístup je vhodný pro různé typy firem a jejich specifické potřeby. Rádi vám pomůžeme s nastavením automatizace "na míru" tak, aby co nejlépe vyhovovala vašemu podnikání.

Plná automatizace

Aplikaci Alice je možné nastavit na plnou automatizaci. V tom případě dochází na základě stanovených podmínek k okamžitému vytěžení daňového dokladu, získaná data jsou (dle nastavení) validována a v případě shody dále předána přímo do účetního programu k okamžitému zaúčtování bez lidského zásahu.

Střední automatizace

Obdobně jako u plné automatizace dochází k okamžitému vytěžení dat, avšak jejich export do účetního programu je nutné schválit lidskou kontrolou získaných dat skrze naše interaktivní webové rozhraní. Ihned po schválení dochází k odeslání vytěžených informací do účetního systému.

Základní automatizace

Stejně jako u předchozích variant dochází k vytěžení, avšak data nejsou odeslána do účetního systému ani po manuální kontrole správnosti, ale čekají až na manuální stažení v příslušném formátu (XML, ISDOC).

Automatizace zpracování faktur 📄

Rozlučte se s manuálním příjmem a přepisováním vašich faktur do účetního programu a přenechte tuto repetitivní činnost umělé inteligenci. Ušetřený čas pak můžete věnovat do smysluplnějších aktivit, než je pouhé „datlování“ dat z faktur.

Automatizujeme vaši Pohodu, DUEL i MRP…

Automatizujte vaši Pohodu, DUEL i MRP s naší aplikací Alice. Při zpracování daňových dokladů nás nezastaví žádný účetní systém – ať už používáte jakýkoliv, rádi vám jej napojíme do naší aplikace Alice a umožníme zjednodušení exportu vašich faktur k zaúčtování.

Automatizace zpracování účtenek 🧾

„Cvak“ a vaše účtenka může být připravená k zaúčtování v účetním systému. Tak jednoduché to je – vyfoťte účtenku pomocí naší mobilní aplikace a během chvilky data získá přímo účetní. Už nejsou nutné každoměsíční návštěvy s „krabicí účtenek“, vše je možné realizovat online a ihned.

Co to je digitalizace daňových dokladů

Digitalizace faktur a účtenek je proces převodu papírových dokladů do elektronické podoby, který využívá moderní technologie, jako je skenování, rozpoznávání znaků (OCR) a umělá inteligence. Tento proces umožňuje snadné zpracování, ukládání a správu finančních dokumentů. Digitalizace přináší řadu výhod, které zjednodušují účetní a administrativní úkoly a zvyšují produktivitu.

Schvalovací workflow 📋

Online schvalovací workflow je procesní mechanismus, který automatizuje a zjednodušuje postup schvalování účtenek a faktur ve firmě. Tento systém zajišťuje, že každá účtenka nebo faktura projde potřebnými kroky a digitálně získá patřičné schválení před zaúčtováním.

Tipy na automatizaci účetnictví 🗒️

Automatizace účetnictví může výrazně zefektivnit a zpřesnit finanční procesy ve vaší firmě. Zde je několik tipů, jak využít aplikaci Alice k optimalizaci vašich účetních operací:

📠 Skener s podavačem

Využijte hromadné skenování s pomocí "podavače", které umožní ofocení mnoho dokumentů současně. Jeden soubor plný dokladů je naší aplikací rozřezán (rozdělen) na jednotlivé části, které jsou poté samostatně vytěženy a archivovány. To znamená, že nemusíte skenovat každý dokument zvlášť, čímž se výrazně šetří váš čas.

📥 Přímé nahrávání dokladů klienty

Zjednodušte si práci tím, že umožníte klientům nahrávat doklady přímo do aplikace Alice. Klienti mohou na základě přístupu snadno nahrávat faktury a účtenky ke konkrétní učetní jednotce, které můžete následně začít zpracovávat. Tento přístup snižuje administrativní zátěž a zrychluje proces zpracování dokladů.

📧 Automatizované třídění faktur pomocí e-mailu

Posláním dokladů na specifický e-mail dokáže aplikace Alice automaticky vyhodnotit, k jaké účetní jednotce se má daný doklad přiřadit, na základě informací v hlavičce faktury. Tento proces automaticky třídí faktury podle klientů, což zajišťuje rychlé a přesné zaúčtování.

🗄️ Ověřování dat z databáze ARES

Alice automaticky ověřuje data z dokladů proti databázi ARES (Administrativní Registr Ekonomických Subjektů). Tento krok zajišťuje správnost a aktuálnost údajů, což minimalizuje riziko chyb při zpracování a zaúčtování dokladů.

🧮 Automatická kontrola součtu položek

Aplikace Alice provádí automatickou kontrolu součtu položek a dalších dat na fakturách a účtenkách. Tento proces zajišťuje, že všechny hodnoty na dokladu souhlasí, což pomáhá odhalit a opravit případné chyby před zaúčtováním.

Podívejte se na intuitivní webové rozhraní aplikace Alice

Zakládáme se na jednoduchost a snadném používání, které zvládne opravdu každý. Podívejte se sami.

Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí

Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit! Nebojte se, naším hlavním cílem je účetním práci zjednodušit a díky eliminaci ručního přepisování i poskytnout více času na ty úkoly, které vyžadují lidské zapojení.

Číst více