MenuVyzkoušet zdarma
Menu hamburger

Importujte s Alice své doklady do Pohody

Využíváte účetní program Pohoda a hledáte spolehlivé řešení na vytěžování daňových dokladů? V tom případě máme dobrou zprávu, naše aplikace Alice vám s tím ráda pomůže. Ať už se jedná o faktury nebo účtenky, o češtinu, slovenštinu, angličtinu nebo němčinu, vždy pro vás rychle a přesně vytěží všechna požadovaná pole. 

Vám stačí pouze doklad vyfotit, poslat, přetáhnout nebo naskenovat do aplikace, a o vše ostatní se postaráme my. Dokument vytěžíme, archivujeme, ověříme (v ARESu) a dle nastavení i odešleme do vaší Pohody.  

Intro img

Rozlučte se s „datlováním“ a šetřete čas i peníze

Pokud musíte každý měsíc zpracovat stovky nebo tisíce faktur, máme pro vás řešení na úsporu nákladů. Nahradíme totiž opakující se „datlování“ a vám dáme prostor řešit to opravdu důležité. Ze zkušenosti víme, že vám Alice dokáže ušetřit i tisíce korun každý měsíc. Ať už jste účetní kancelář nebo interní účetní oddělení, pomocnou ruku jistě uvítáte.  

Klienti nebo kolegové vám totiž mohou velmi rychle a jednoduše zasílat všechny faktury nebo účtenky, a dle nastavení, tedy podle toho, zda využíváte schvalovací workflow, vám přistanou přímo v účetnictví. S naším „datovým můstkem“ to jde navíc plně automaticky. Vytěžení dokumentu probíhá v režimu 24/7 a trvá pouze pár sekund.  

img 2

Kdo je Alice?

Alice je česká aplikace pro všechny účetní využívající (nejen) systém Pohoda. Funguje na vlastním enginu umělé inteligence Redque, a díky učení na více než 75.000 dokladech dosahuje nadprůměrné úspěšnosti vytěžení 98 % 

Na rozdíl od konkurenčních řešení jsme se zaměřili pouze na jednu činnost – vytěžování dokladů, kterou se snažíme dělat co nejspolehlivější. Nenajdete u nás žádné složité analýzy a nepomůžeme vám ani s výkazy… zato na správně vytěžená a přepsaná data se můžete spolehnout.  

Proč zrovna Alice?

Adv icon1

98% přesnost vytěžení všech daňových dokladů

Adv icon1

možnost zřízení schvalovacího workflow

Adv icon1

intuitivní prostředí aplikace, které zvládne ovládat úplně každý

Adv icon1

důraz na bezpečnost vašich dat

Adv icon1

dostupnost kdykoliv, odkudkoliv – nemusíte nic stahovat ani instalovat

Adv icon1

jednoduchá cenová politika bez kliček

Jak funguje export do Pohody?

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4

1) Máte fakturu nebo účtenku, se kterou potřebujete dále pracovat (zaúčtovat) v Pohodě. 

Ať to je doklad v PDF, jako fotka nebo fyzický, už nemusíte nic přepisovat ručně. Pomůžeme vám s fakturami, účtenkami, i objednávkami.

Předchozí krok
Další krok

2) Doklad jednoduše nahrajete do Alice: 

  1. – vyfocením v mobilní aplikaci (dostupné pro Andoid i iPhone) 
  2. – odesláním na vámi definovaný email, např. fakturace@vašefirma.cz 
  3. – vložením do webové aplikace
  4. – využitím scanneru (např. i automatizace s podavačem – Alice si faktury dokáže následně „rozdělit“ z jednoho PDF)
Předchozí krok
Další krok

3) Během pár vteřin proběhne vytěžení

Správnost si můžete zkontrolovat v interaktivním okně. Firemní údaje jsou navíc zkontrolovány dle databáze ARES. 

Tip: Vyplňte si v Alice předkontace, členění DPH i číselnou řadu a v Pohodě už nebude potřeba nic doplňovat.

Předchozí krok
Další krok

4) Vytěžené doklady exportujete do Pohody

Stačí jeden klik (nebo si můžete nastavit i jiné postupy) a vytěžené informace společně s celým dokumentem vám automaticky nahrajeme do Pohody. Tam už s nimi můžete pracovat tak, jak jste zvyklí.

Předchozí krok
Další krok

Jednoduché a přehledné prostředí naší aplikace

Kontrolovat, schvalovat a nastavovat - to vše můžete ve webové aplikaci Alice.

Přidali se k nám malé i velké firmy

Jak se s Alice pracuje v účetních firmách

Program se po vyzkoušení několika jiných nabízených aplikací jevil jako nejsnáze implementovatelný a snadno ovladatelný bez složitého nastavování. Je uživatelsky velmi příjemný a jeho užívání je snadné.

Chválím také pružnost uživatelské podpory, stejně tak neustávající vývoj programu dle požadavku zákazníků.
A v neposlední řadě fantastická mobilní aplikace. Dalším kritériem byla i cena, která je pro naši malou účetní kancelář orientovanou na různorodé obory činností, velmi příjemná.
profile

Dana Rudolfová

Majitelka účetní kanceláře
Systém vytěžování dokumentů Alice používám od října 2023. Pomocí Pohoda connector posílám faktury nebo účtenky rovnou do účetního systému Pohoda, což mi velmi vyhovuje, nerad totiž pracuji s papírovými dokumenty a raději vše řeším elektronicky a právě v tom mi Alice velmi pomáhá. Dokumenty celkem dobře vytěží a zároveň uchová, takže umožňuje i archivaci v elektronické formě bez nutnosti fyzického uchovávání např. v šanonech. Dokument se sice nevytěží vždy zcela správně, ale to zásadně nevadí. V Pohodě každou položku ještě procházím a kontroluji správnost (Za svou práci pro klienty ručím a tak chci mít jistotu). Často se stane, že dvě faktury od jednoho dodavatele musí mít jinou předkontaci, jednou jde např. o zboží, podruhé o službu a nastavení automatické předkontace tu není možné.

Velké plus je pro mě možnost používat Alice v mobilu na nahrávání účtenek. Tato služba poskytuje větší jistotu, že klient účtenky neztratí, zvláště když se naučí nahrávat je bezprostředně po nákupu.

Věřím, že vytěžování dokumentů a automatizace činností se pomalu ale jistě stane zcela běžnou rutinou a že Alice je na správné cestě. Je ještě mnoho možností, jak systém vylepšit, ale po půl roce používání jsem spokojen jak s funkčností tak i s výborným přístupem zaměstnanců.
profile

Jiří Fiala

Majitel účetní kanceláře

Řada účetních si pochvaluje užitečné funkce

Adv icon1

Originální dokument vám fyzicky nahrajeme přímo do Pohody.

Adv icon1

Číselníky Pohody vyplníte přímo v Alice – předkontace, číselné řady i členění DPH.

Adv icon1

Validace položek (například kontrola jejich součtu)

Adv icon1

Archivace včetně časových razítek

Adv icon1

Rozdělení exportu účtenek do Pokladny a Ostatních závazků v zavilosti na způsobu platby

Adv icon1

Přenos cizích měn

Snažíme se poslouchat podněty a připomínky lidí z oboru, a proto jsme na jejich žádost do Alice přidali řadu šikovných funkcí, které i vám usnadní přípravu účetnictví.  

Zaregistrujte se a nezávazně vyzkoušejte aplikaci Alice by redque

Už máte účet? Přihlaste se

E-mail již zaregistrovaný v systému

Souhlasím se zpracováním osobních údajú podle GDPR

Souhlasím s VOP

Co díky Alice získáte?

  • Nástroj na přepis vašich faktur a účtenek.
  • 98% přesnost vytěžení.
  • Přístup do jedinečné české aplikace založené na naší vlastní umělé inteligenci Redque.
  • Nejpřísnější bezpečnostní protokoly a zabezpečení.
  • Možnost zpracování českých, anglických, slovenských i německých dokladů.

Důvěřují nám velké firmy i malé účetní kanceláře.

Nápověda Alice

Často se nás ptáte (FAQ)

Využití Alice s účetním systémem Pohoda už jsme řešili u několika desítek klientů. Nejčastější otázky jsme pro vás přehledně sepsali zde. Pokud nenajdete odpověď, neváhejte nám napsat nebo zavolat.

Jak Alice připojím ke svojí Pohodě?
Alice je k POHODA připojena na základě můstku, který instalujeme v rámci implementace. Ten zajišťuje přenos dokumentů a všech potřebných informací z Alice do účetního systému POHODA a naopak (typicky externí ID dokumentu). Můstek instalujeme standardně my, ale zákazník má také možnost si ho za snížený symbolický poplatek instalovat i sám dle zadávací dokumentace.
Jak vytěžovat faktury do Pohody?
Faktury nahrajeme do Alice (email, sken, mobilní aplikace) a necháme je vytěžit. Tento proces se vždy snažíme automatizovat, aby klient nemusel na vytěžení dokumentu čekat. Účetní jednotku přiřadíme automaticky na základě vytěženého IČO odběratele nebo na základě emailu, ze kterého daný doklad přišel. Po skončení vytěžení si účetní dokument otevře, zkontroluje a může vybrat číselnou řadu, předkontaci a členění DPH, které k dokladu náleží. Po kliknutí na tlačítko exportovat se dokument přenese do fronty k exportu, kde si jej bere instalovaný můstek. Ten se každých 30 vteřin dívá do fronty a posílá dokumenty do systému POHODA. Úspěšný export do POHODA poznáme podle toho, že se dokument označil jako exportovaný. V POHODA se objeví v sekci přijatých faktur v dané účetní jednotce. Při vybrání číselníků přímo v Alice už je dokument zaúčtovaný, takže jej účetní v POHODA ani nemusí editovat.
Jak vytěžovat účtenky do Pohody?
Účtenky nahrajeme do Alice (email, sken, mobilní aplikace) a necháme je vytěžit. Účetní jednotku přiřadíme automaticky na základě emailu, ze kterého daný doklad přišel nebo na základě uživatelské interakce, kdy si uživatel v mobilní (nebo webové) aplikaci vybere účetní jednotku, do které účtenka patří. Po skončení vytěžení si účetní dokument otevře, zkontroluje vytěžení a může vybrat číselnou řadu, předkontaci a členění DPH, které k dokladu náleží. Po kliknutí na tlačítko exportovat se dokument přenese do fronty k exportu, kde si jej bere instalovaný můstek. Ten se každých 30 vteřin dívá do fronty a posílá dokumenty do POHODA. Úspěšný export do POHODA poznáme podle toho, že se účtenka označila jako exportovaná. V POHODA se objeví v sekci pokladna (pokud bylo placeno hotově a je nastaveno) nebo v ostatních závazcích (pokud placeno kartou a je nastaveno) v dané účetní jednotce. Při vybrání číselníků přímo v Alice už je dokument zaúčtovaný, takže jej účetní v POHODA ani nemusí editovat.
Jak funguje archiv faktur v Pohodě?
Dokumenty je možné ukládat přímo v systému POHODA, kde jsou zobrazeny v sekci Dokumenty u každého daňového dokladu. Zde ukládáme plnohodnotné PDF nebo obrázek daného dokladu a uživatel si jej může dvojklikem otevřít. Data jsou ukládána na stejném místě, jako by je účetní k faktuře přidala PDF ručně. Zároveň jsou všechny dokumenty také archivovány v aplikaci Alice.
Schvalovací workflow na dokumenty v Pohodě
V Alice umožňujeme nastavit i schvalovací workflow pro případ, že pro klienta připadá v úvahu. V takovém případě je účtenka nebo faktura standardně nahrána do Alice, kde je vytěžena. Následně jej otevře zpracovatel (typicky junior účetní), tedy uživatel, který by standardně daňové doklady zadával ručně, a klikne na tlačítko odeslat ke schválení. Dokument se posune ke schvalovateli (typicky senior účetní nebo hlavní účetní), která je zodpovědná za zaúčtování daného dokladu. Ta už pouze vybere předkontaci, členění DPH a číselnou řadu, do které chce dokument poslat, a ten pak odchází do POHODA už jako zaúčtovaný.
Zkoušel jsem DEMO a Alice udělala chybu, co s tím?
Naše vlastní umělá inteligence pracuje s úspěšností na hranici 98 %. Pokud udělá chybu, je nutné tuto chybu ručně opravit. Alice vám však modrou linkou ukáže, odkud data z faktury vzala, takže oprava nezabere víc než několik vteřin. Následně je doporučeno takový dokument nahlásit jako špatně vytěžený, abychom jej mohli zařadit do ručního procesu učení, a tím eliminovat budoucí potíže s podobným dokumentem.
Co pokud mám více účetních jednotek?
V Alice můžete mít v rámci měsíčního paušálu neomezený počet účetních jednotek, což je velmi výhodné právě pro účetní kanceláře. Dokumenty do jednotlivých účetních jednotek pak rozdělujeme v průběhu vytěžení buď podle IČO odběratele u faktur, nebo na základě emailu odesílatele v případě účtenek. K jednotlivým účetním jednotkám je možné přiřadit konkrétní uživatele, takže účetní vidí pouze dokumenty, které chce reálně zpracovávat, a nemíchají se faktury a účtenky od kolegů.
Co pokud využívám více účetních programů?
V Alice je možné připojit každou účetní jednotku na jiný účetní program, takže si můžete flexibilně zvolit, které chcete v Alice zpracovávat a které nikoliv. V případě použití více účetních programů je nutné počítat se zvýšenými náklady za implementaci dle náročnosti jednotlivých účetních programů.
Jak probíhá napojení Alice do Pohody?
Napojení Alice na POHODA není nic složitého. Napojení děláme standardně my v rámci placené implementace, nicméně účetní má možnost si za symbolický poplatek datový můstek instalovat sama dle uživatelské dokumentace.
Jaké typy dokladů dokáže Alice zpracovat?
Alice zvládne zpracovat faktury přijaté i vydané, účtenky a objednávky.
Musím mít na každou účetní jednotku separátní email?
Jako účetní kancelář můžete mít pro všechny účetní jednotky společný email. Tento postup je i doporučovaný z hlediska stability a spolehlivosti mailového importu, ale omezení to není. Doklady rozdělujeme do účetních jednotek až v rámci vytěžení, takže je pouze na klientovi, zda má vytvořen jeden hromadný email nebo několik separátních emailů pro každou účetní jednotku zvlášť.
Můžu dát do Alice přístup i svému klientovi (klientovi účetní kanceláře)?
Ano, v rámci měsíčního paušálu může v Alice pracovat neomezený počet uživatelů. Přístupové údaje tak můžete dát i svému klientovi, který by vám jinak nosil daňové doklady ručně. Samozřejmostí je pak snížení uživatelských oprávnění tak, aby mohl klient dokumenty pouze nahrávat a nemohl je odesílat do účetního programu. Kromě toho je možné daného uživatele omezit pouze na konkrétní účetní jednotku, to znamená, že uvidí faktury a účtenky pouze ze své firmy.
Máte i mobilní aplikaci? Jak funguje?
Mobilní aplikace je veřejně dostupná na Android i iOS a je určena k nahrávání daňových dokladů. Máte-li v ruce papírovou účtenku nebo fakturu a nechcete ji skenovat, pak ji jednoduše vyfoťte mobilní aplikací. Okamžitě po vyfocení se na pozadí spouští proces vytěžení, po jehož skončení se dokument objeví ve webové aplikace Alice, kde s ním může účetní nebo přímo vy dále pracovat.
Jak poznám dokument, který do POHODA neodešel?
Dokument, který se do POHODA nepodařilo exportovat, se objeví ve stavu chybný přímo v Alice. Přejetím kurzoru na tento stav se objeví i chybová hláška popisující, proč tento dokument do POHODA neodešel. Neznamená to však, že se dokument ztratil, protože je stále uložený v Alice. Ve většině případů se jedná o drobnost, po jejímž opravení je možné znovu dokument do POHODA exportovat.
Co dělat v případě, že chci do Alice a POHODA přidat novou účetní jednotku?
Přidání účetní jednotky do Alice není vůbec nic složitého a zvládne to prakticky každý podle dostupné uživatelské dokumentace. Stejně tak snadné je přidání účetní jednotky v POHODA. Trochu náročnější je rozšíření můstku do POHODA, s čímž vám v rámci technické podpory dokážeme pomoci, nebo si můžete rozšíření můstku udělat sami dle dostupné uživatelské dokumentace.
O Pohodě
Výrobcem ekonomického systému POHODA je společnost STORMWARE s.r.o. Více informací naleznete na oficiálních webových stránkách.

Neváhejte nás kontaktovat

Ať už potřebujete pomoci s čímkoliv, neváhejte nás kontaktovat.




    Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí 

    Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit! Nebojte se, naším hlavním cílem je účetním práci zjednodušit a díky eliminaci ručního přepisování i poskytnout více času na ty úkoly, které vyžadují lidské zapojení.  

    Číst více