Vyzkoušet zdarma
Schvalování dokumentů
Práce v týmu vyžaduje pořádek a jasně nastavená pravidla. O to více, když jde o účetní doklady. Každá chyba firmu stojí peníze a působí nepříjemné zmatky. Alice práci v týmu podporuje a umožňuje nastavení procesu schvalování dokumentů.
Díky workflow schvalování dokumentů si každý člen v týmu udrží přehled o tom, v jaké fázi se doklad nachází. Díky tomu se do účetnictví nedostanou duplicity a na žádný doklad se nezapomene . Díky auditní stopě navíc schvalovací systém ukáže, kdo doklad schválil a kdy.
Co je to workflow schvalování dokumentů?
Schvalovací systém je předem nastavený proces, podle kterého dokument prochází firmou od přijetí až po finální schválení a v případě účetních dokladů také zaúčtování. Určuje, komu se dokument přiřadí, kdo ho zkontroluje, doplní nebo schválí a za jakých podmínek postoupí do další fáze.
V účetní praxi se workflow schvalování dokumentů využívá při zpracování faktur, účtenek a dalších dokladů, které procházejí přes více lidí nebo oddělení. Schvalovací workflow může být jednoduché i víceúrovňové podle toho, kolik uživatelů do procesu vstupuje a jakých pravidel se firma drží.
Jak funguje schvalování dokumentů v Alice?
Aplikace na vytěžování dokladů Alice umožňuje nastavení přístupových práv na několika úrovních. Z tohoto nastavení těží i schvalování dokumentů v aplikaci. Jak funguje nastavení schvalovacího procesu v praxi?
Nastavení procesů ve firmě
Schvalování dokumentů vyžaduje jasně nastavená oprávnění na úrovni firmy. Definujte si, kdo a kam doklady zasíláte, kdo je zaúčtuje a kdo je odpovědný za jejich schválení a export do účetního software.
Odeslání dokladu na sběrný e-mail
Vytvořte si sběrný e-mail ve formátu [email protected], kam odešlete všechny doklady určené k vytěžení. Alice si doklady z e-mailu sama nahraje a připraví k vytěžení.
Vytěžení dokumentů
Vytěžování dokladů Alice provádí automaticky. Účetní v první vlně provádí kontrolu, zda vytěžení proběhlo úspěšně. Na případné chyby Alice sama upozorní.
Zaúčtování dokladu
Účetní k vytěženému a zkontrolovanému dokladu přiřadí číselnou řadu, členění DPH, středisko, zakázku a další náležitosti. Takto upravený doklad odešle ke schválení nadřízenému (nebo jinému pracovníkovi).
Schválení dokladu
Odpovědný pracovník doklad odeslaný ke schválení zkontroluje. Pokud k němu nemá výhrady, exportuje ho do účetního software.
Nastavení pravidel pro schvalování
Aplikace na vytěžování dokladů Alice umožňuje široké možnosti nastavení včetně několikafázového ověření, uvedení povinných polí ke každému dokladu a dalších podmínek.
Schvalování funguje na úrovni firem, účetních kanceláří i účetních na volné noze.
Aplikace umožňuje nastavení třech typů oprávnění.
- Zpracovatel účetní jednotky – zpracovává dokumenty a odesílá ke schválení
- Schvalovatel účetní jednotky – schvaluje doklady konkrétního odběratele.
- Schvalovatel – schvaluje všechny doklady a zasílá je k exportu.
- Admin – exportuje vytěžené doklady a dohlíží na schvalovatele.
Pro každý schvalovací proces má Alice jasně nastavená pravidla, která nastaví uživatel s oprávněním admin. Díky tomu přesně definuje podmínky schvalovacího workflow a kdy se exportují do účetního programu.
Podmínky spuštění schvalovacího workflow
V Alice uživatelé nastaví pravidla pro schvalování dokumentů podle různých kritérií. V praxi umožňuje aplikace na vytěžování dokladů třídit a schvalovat dokumenty podle IČ a DIČ dodavatele i odběratele, data vystavení, data splatnosti, částky, sazby DPH, způsobu úhrady, měny a dalších kritérií.
Schvalovací systém při vytěžování dokladů se spouští buď automaticky, nebo ručně. K automatickému spuštění dochází automaticky po vytěžení, při ruční odesílá doklad k další fázi schválení ručně. Schvalování lze zároveň delegovat na konkrétního uživatele, nebo poslat celé skupině.
Práce s dokumentem ve schvalovacím procesu
Po přijetí dokumentu schvalovatel doklad buď schválí, nebo jej odešle zpět s poznámkou, proč nedošlo k jeho schválení.Vícekrokové schvalovací workflow
Alice umožňuje nastavení více schvalovatelů (např. vedoucí účetního oddělení, jednatel). Po každém úspěšném schválení se doklad odešle na další krok k příslušným uživatelům.E-mailové notifikace
Systém automaticky odesílá upozornění v průběhu celého schvalovacího procesu. Notikace může uživatel nastavit na denní zasílání, při každém přiřazení dokladu ke schválení nebo zcela vypnout.Nastavení pravidel schvalovacího procesu
Proč vytěžovat dokumenty s Alice?
Aplikace na vytěžování dokladů Alice se specializuje na efektivní práci s fakturami, účtenkami a dalšími formáty dokumentů. Kombinace OCR a umělé inteligence převede papírové doklady do elektronické formy a účetní zbaví rutinní práce.
Díky možnosti nastavení schvalovacího procesu mohou Alice využívat celé týmy a účetní kanceláře. Stačí nastavení pravidel ke schvalování – na úrovni firmy a aplikace. Díky schvalování dokladů budou mít všechny články řetězu dohled nad tokem dokumentů.
Přesné vytěžování dokladů
Alice vytěží faktury, účtenky a další typy dokladů s přesností 98 %. U všech dokladů dochází ke kontrole dat v ARESu a využití dalších validačních procesů na snížení chybovosti.
Zrychlení práce
Konec rutinnímu datlování. Díky Alice účetní odpadne práce s ručním zpracováním dokumentů. Získají tak čas, který věnují skutečně důležitějším činnostem při rozvoji firemní strategie.
Archivace
Dokumenty nahrané do webové aplikace Alice se automaticky archivují a opatří časovým razítkem s tzv. košilkou. Případná kontrola má tak jasnou časovou stopu, kdo a jak s dokladem pracoval.
Modernizace procesů
Faktury a účtenky nemusí účetní předávat ručně. Díky nastavení schvalovacího procesu doklad postupně projde nezbytným zpracováním a dostane se ke kompetentním osobám.
Vysoké zabezpečení
Při vývoji aplikace Alice využíváme nejmodernější nástroje a klademe důraz na zabezpečení dat. O jejich ochranu se v první řadě stará cloud od Microsoftu.
Mobilní aplikace
Díky mobilní aplikaci na iOS a Android uživatelé schválí dokumenty odkudkoliv. Na počítači je Alice dostupná z webového prohlížeče bez nutnosti instalace.Nejčastější dotazy (FAQ)
Protože víme, co naše klienty při práci s doklady nejčastěji zajímá, připravili jsme přehled otázek a odpovědí, které jim s nastavením a využitím schvalovací procesu co nejefektivněji. Od základního nastavení až po řešení konkrétních situací – vše vychází z praxe a reálných potřeb firem.
Jak funguje nastavení schvalování dokladů?
Potřebuje nastavení schvalování přípravu?
Kdo může získat přístup do Alice?
Můžu při schvalování dokladů nastavit povinná pole?
Co když dokument neprojde schválením?
Přijde mi upozornění na dokument ke schválení?
Jak složité je nastavení schvalovacího procesu v Alice?
Lze schvalovací proces změnit?
Zaujala vás Alice? Napište nám
S Alicí vytěžíte dokumenty rychleji a bez zbytečných chyb. Stačí nám říct, co potřebujete a společně najdeme schůdné řešení. Napište nám vaše požadavky a my se vám ozveme zpět.
