Schvalování dokumentů

Práce v týmu vyžaduje pořádek a jasně nastavená pravidla. O to více, když jde o účetní doklady. Každá chyba firmu stojí peníze a působí nepříjemné zmatky. Alice práci v týmu podporuje a umožňuje nastavení procesu schvalování dokumentů.

Díky workflow schvalování dokumentů si každý člen v týmu udrží přehled o tom, v jaké fázi se doklad nachází. Díky tomu se do účetnictví nedostanou duplicity a na žádný doklad se nezapomene . Díky auditní stopě navíc schvalovací systém ukáže, kdo doklad schválil a kdy.

Nastavení schvalování dokumentů

Proč vytěžovat dokumenty s Alice?

Snadný import účtenek

Co je to workflow schvalování dokumentů?

Schvalovací systém je předem nastavený proces, podle kterého dokument prochází firmou od přijetí až po finální schválení a v případě účetních dokladů také zaúčtování. Určuje, komu se dokument přiřadí, kdo ho zkontroluje, doplní nebo schválí a za jakých podmínek postoupí do další fáze.

V účetní praxi se workflow schvalování dokumentů využívá při zpracování faktur, účtenek a dalších dokladů, které procházejí přes více lidí nebo oddělení. Schvalovací workflow může být jednoduché i víceúrovňové podle toho, kolik uživatelů do procesu vstupuje a jakých pravidel se firma drží.

Jak funguje schvalování dokumentů v Alice?

Aplikace na vytěžování dokladů Alice umožňuje nastavení přístupových práv na několika úrovních. Z tohoto nastavení těží i schvalování dokumentů v aplikaci. Jak funguje nastavení schvalovacího procesu v praxi?

Nastavení procesů ve firmě

Schvalování dokumentů vyžaduje jasně nastavená oprávnění na úrovni firmy. Definujte si, kdo a kam doklady zasíláte, kdo je zaúčtuje a kdo je odpovědný za jejich schválení a export do účetního software.

Odeslání dokladu na sběrný e-mail

Vytvořte si sběrný e-mail ve formátu [email protected], kam odešlete všechny doklady určené k vytěžení. Alice si doklady z e-mailu sama nahraje a připraví k vytěžení.

Vytěžení dokumentů

Vytěžování dokladů Alice provádí automaticky. Účetní v první vlně provádí kontrolu, zda vytěžení proběhlo úspěšně. Na případné chyby Alice sama upozorní.

Zaúčtování dokladu

Účetní k vytěženému a zkontrolovanému dokladu přiřadí číselnou řadu, členění DPH, středisko, zakázku a další náležitosti. Takto upravený doklad odešle ke schválení nadřízenému (nebo jinému pracovníkovi).

Schválení dokladu

Odpovědný pracovník doklad odeslaný ke schválení zkontroluje. Pokud k němu nemá výhrady, exportuje ho do účetního software.

Nastavení pravidel pro schvalování

Aplikace na vytěžování dokladů Alice umožňuje široké možnosti nastavení včetně několikafázového ověření, uvedení povinných polí ke každému dokladu a dalších podmínek.

Schvalování funguje na úrovni firem, účetních kanceláří i účetních na volné noze.

Aplikace umožňuje nastavení třech typů oprávnění.

Zpracovatel účetní jednotky – zpracovává dokumenty a odesílá ke schválení
Schvalovatel účetní jednotky – schvaluje doklady konkrétního odběratele.
Schvalovatel – schvaluje všechny doklady a zasílá je k exportu.
Admin – exportuje vytěžené doklady a dohlíží na schvalovatele.

Pro každý schvalovací proces má Alice jasně nastavená pravidla, která nastaví uživatel s oprávněním admin. Díky tomu přesně definuje podmínky schvalovacího workflow a kdy se exportují do účetního programu.

Podmínky spuštění schvalovacího workflow

V Alice uživatelé nastaví pravidla pro schvalování dokumentů podle různých kritérií. V praxi umožňuje aplikace na vytěžování dokladů třídit a schvalovat dokumenty podle IČ a DIČ dodavatele i odběratele, data vystavení, data splatnosti, částky, sazby DPH, způsobu úhrady, měny a dalších kritérií.

Schvalovací systém při vytěžování dokladů se spouští buď automaticky, nebo ručně. K automatickému spuštění dochází automaticky po vytěžení, při ruční odesílá doklad k další fázi schválení ručně. Schvalování lze zároveň delegovat na konkrétního uživatele, nebo poslat celé skupině.

Práce s dokumentem ve schvalovacím procesu

Po přijetí dokumentu schvalovatel doklad buď schválí, nebo jej odešle zpět s poznámkou, proč nedošlo k jeho schválení.

Vícekrokové schvalovací workflow

Alice umožňuje nastavení více schvalovatelů (např. vedoucí účetního oddělení, jednatel). Po každém úspěšném schválení se doklad odešle na další krok k příslušným uživatelům.

E-mailové notifikace

Systém automaticky odesílá upozornění v průběhu celého schvalovacího procesu. Notikace může uživatel nastavit na denní zasílání, při každém přiřazení dokladu ke schválení nebo zcela vypnout.

Nastavení pravidel schvalovacího procesu

Proč vytěžovat dokumenty s Alice?

Aplikace na vytěžování dokladů Alice se specializuje na efektivní práci s fakturami, účtenkami a dalšími formáty dokumentů. Kombinace OCR a umělé inteligence převede papírové doklady do elektronické formy a účetní zbaví rutinní práce.

Díky možnosti nastavení schvalovacího procesu mohou Alice využívat celé týmy a účetní kanceláře. Stačí nastavení pravidel ke schvalování – na úrovni firmy a aplikace. Díky schvalování dokladů budou mít všechny články řetězu dohled nad tokem dokumentů.

Přesné vytěžování dokladů

Alice vytěží faktury, účtenky a další typy dokladů s přesností 98 %. U všech dokladů dochází ke kontrole dat v ARESu a využití dalších validačních procesů na snížení chybovosti.

Zrychlení práce

Konec rutinnímu datlování. Díky Alice účetní odpadne práce s ručním zpracováním dokumentů. Získají tak čas, který věnují skutečně důležitějším činnostem při rozvoji firemní strategie.

Archivace

Dokumenty nahrané do webové aplikace Alice se automaticky archivují a opatří časovým razítkem s tzv. košilkou. Případná kontrola má tak jasnou časovou stopu, kdo a jak s dokladem pracoval.

Modernizace procesů

Faktury a účtenky nemusí účetní předávat ručně. Díky nastavení schvalovacího procesu doklad postupně projde nezbytným zpracováním a dostane se ke kompetentním osobám.

Vysoké zabezpečení

Při vývoji aplikace Alice využíváme nejmodernější nástroje a klademe důraz na zabezpečení dat. O jejich ochranu se v první řadě stará cloud od Microsoftu.

Mobilní aplikace

Díky mobilní aplikaci na iOS a Android uživatelé schválí dokumenty odkudkoliv. Na počítači je Alice dostupná z webového prohlížeče bez nutnosti instalace.

Nejčastější dotazy (FAQ)

Protože víme, co naše klienty při práci s doklady nejčastěji zajímá, připravili jsme přehled otázek a odpovědí, které jim s nastavením a využitím schvalovací procesu co nejefektivněji. Od základního nastavení až po řešení konkrétních situací – vše vychází z praxe a reálných potřeb firem.

Jak funguje nastavení schvalování dokladů?

Alice umožňuje nastavení schvalování dokladů na několika úrovních. Uživatel nahraje doklad ke schválení, obsluha aplikace mu přiřadí účetní náležitosti a odešle ho nadřízenému pracovníkovi. Ten doklad zkontroluje a odešle ho do účetního programu.

Potřebuje nastavení schvalování přípravu?

Ano, nastavení pravidel pro schvalování dokladů vyžaduje pečlivou přípravu na úrovni firmy. Každý zaměstnanec musí mít jasně stanovené pole působnosti a agendu, které se věnuje. Jakékoliv obcházení pravidel pro schvalování dokladů je kontraproduktivní.

Kdo může získat přístup do Alice?

Do Alice získají přístup klienti účetních kanceláří, firmy, účetní organizace a dalších subjekty. Díky tomu práce s dokladem probíhá přímo v aplikaci a není třeba další zasílání a předávání dokladů.

Můžu při schvalování dokladů nastavit povinná pole?

Ano, aplikace umožňuje nastavení povinných polí (např. středisko, zakázka, účetní jednotka a další). Pokud nedojde k jejich vytěžení nebo ručnímu doplnění, doklad nelze odeslat k dalšímu schválení.

Co když dokument neprojde schválením?

Všechny neschválené doklady se vrátí zpět jejich odesílateli. Takový doklad lze opatřit poznámkou o důvodu jeho vrácení. Neakceptování dokladu před exportem se zapíše i do košilky dokladu.

Přijde mi upozornění na dokument ke schválení?

Alice umožňuje nastavení zasílání pravidelných upozorní na e-mail. Upozornění na neschválené dokumenty chodí pravidelně každý den až do momentu jejich akceptace a dalšího zpracování.

Jak složité je nastavení schvalovacího procesu v Alice?

Nastavení je jednoduché. V rámci placených tarifů klientům s nastavením pomůže naše technická podpora. Případně si uživatelé nastaví schvalovací proces sami podle dodané dokumentace.

Lze schvalovací proces změnit?

Ano, schvalování je možné kdykoliv změnit a upravit. Díky tomu schvalovací proces vždy odpovídá konkrétním požadavkům pro práci s doklady.

Zaujala vás Alice? Napište nám

S Alicí vytěžíte dokumenty rychleji a bez zbytečných chyb. Stačí nám říct, co potřebujete a společně najdeme schůdné řešení. Napište nám vaše požadavky a my se vám ozveme zpět.

Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí

Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit!

Číst více