Automatické vytěžování dat už není jen o účetnictví. Pomáhá i v obchodu a skladu

Automatické vytěžování dokladů si většina firem spojuje hlavně s fakturami. Dokument nahrajete, aplikace z něj přečte potřebné údaje a předá je do účetního systému. Stejný princip se ale může uplatnit mnohem dříve, než faktura vůbec vznikne.

Alice vedle faktur zpracuje také objednávky, dodací listy nebo spediční objednávky. Automatizace se tak už netýká pouze účetních. Pomáhá obchodníkům, pracovníkům v back office, skladníkům nebo dispečerům, kteří jinak údaje z dokumentů ručně přepisují do firemních systémů.

Jeden princip, různé firemní procesy

Faktura je často až posledním dokumentem celého obchodního procesu. Před ní může přijít objednávka zákazníka, následovat vyskladnění a dodání zboží a teprve potom samotná fakturace. Většinu těchto procesů už dnes pokryje automatické vytěžování dat z dokladů.

Princip zůstává podobný: místo ručního přepisování Alice převede dokument do strukturovaných dat, se kterými lze dále elektronicky pracovat.

Objednávku nemusí přepisovat obchodník

Typickým příkladem jsou B2B společnosti, kterým zákazníci neposílají objednávky přes jednotný portál. Každý používá vlastní formát PDF a někdo ve firmě musí dokument otevřít a ručně údaje přepsat do ERP.

Při automatickém vytěžování objednávek Alice z dokladu získá tato data:

• Dodavatele a odběratele
• Dodací adresu
• Název a kód položky
• Objednané množství
• Měrnou jednotku

Objednávka může dorazit na sběrný e-mail. Alice dokument sama načte, připraví požadovaná data a ta následně předá do ERP, kde objednávka pokračuje k dalšímu zpracování nebo například k vyskladnění zboží.

Jeden produkt, více kódů – i s tím si Alice poradí

Specifikem objednávek jsou katalogová čísla. Zákazník může výrobek označovat například kódem A254741, zatímco ve vašem ERP je stejná položka vedena jako 524875.

Alice po synchronizaci s vaším ERP dokáže kód spárovat s interním označením používaným ve firemním systému. Obchodník tak nemusí u každé objednávky ručně dohledávat, pod jakým číslem je zboží evidované.

Právě zde se automatické vytěžování dostává přímo ke skladovému hospodářství. Nejde jen o přečtení dokumentu, ale o to, aby se správná položka a množství dostaly do systému, který s nimi pracuje dál.

Stejná technologie pomáhá i v dopravě

Ještě dál od účetnictví jsou spediční objednávky. Dopravní firma může dostat objednávku jako PDF a dispečer z ní potřebuje přepsat řadu údajů do svého systému. Alice ze spediční objednávky získá například tato data:

• Místo nakládky a vykládky
• Cenu přepravy
• Celkovou hmotnost
• Počet palet
• Požadavky na vozidlo
• Informace o přepravovaném nákladu

Výhodou je omezení rutinní administrativy. Dispečer nemusí přepisovat jednu objednávku za druhou a může se věnovat plánování dopravy a operativě.

Vytěžování dokladů není jen účetní funkce

Faktury jsou pořád nejčastějším typem dokumentů, které Alice zpracovává. Možnosti automatického vytěžování ale nekončí v okamžiku, kdy účetní ušetří několik minut ručního přepisování.

Stejným způsobem lze pracovat s dokumenty, které vznikají v obchodu, skladu nebo dopravě. Alice pak funguje jako prostředník mezi dokumentem, který do firmy dorazí, a systémem, ve kterém firma potřebuje data dál využívat.

Čím více dokumentů ve firmě zpracováváte ručně, tím více prostoru pro automatizaci ve firmě najdete. Účetní doklady jsou přitom pouze jedním typem dokladů, se kterými si automatické vytěžování s umělou inteligencí poradí.