Vytěžování spedičních objednávek

Spediční objednávky chodí v různých formátech a pokaždé vypadají trochu jinak. Dispečeři z nich navíc musí ručně přepisovat údaje do systému. Automatické vytěžování spedičních objednávek tento proces zjednoduší. Z PDF, Wordu, Excelu nebo e-mailu automaticky načte data o přepravě a odešle je do interního systému.

Vytěžená data ze spedičních objednávek aplikace připraví pro další zpracování v interním systému. Díky tomu dispečer neztrácí čas ručním opisováním a věnuje se tomu, co má v logistice větší hodnotu: plánování přeprav, komunikaci se zákazníky a řešení provozu.

méně ručního přepisování

objednávky v PDF, Wordu, Excelu a e-mailu

napojení na interní systém

Méně přepisování. Rychlejší dispečink

Spediční objednávky často přicházejí e-mailem jako PDF, Word, Excel nebo jenom jako text „Chci dopravu zboží XY z místa A do B“. Jenže ale nemají jednotnou podobu. Každý zákazník je posílá trochu jinak, údaje jsou pokaždé na jiném místě a dispečer musí v dokumentu najít všechno důležité ručně.

Nakládka, vykládka, cena přeprava, váha, počet palet, požadavky na vozidlo a další poznámky k zakázce. To vše musí dispečer ručně přepsat do systému, aby se mohla objednávka dál zpracovat. Právě zde vzniká zbytečná rutinní práce, chyby i zdržení.

Data rovnou do vašeho systému

Aplikace na vytěžování spedičních objednávek vytěží data z PDF, Wordu, Excelu a e-mailu a připraví údaje, které dispečer běžně přepisuje ručně. Vytěžená data pak systém připraví pro další zpracování ve spedičním systému. Díky tomu objednávka nezůstane jako dokument v e-mailu, ale rychleji se promění v zakázku, se kterou může dispečink dál pracovat.

Objednávka přijde e-mailem

Zákazník pošle objednávku jako PDF, Excel, Wordu nebo e-mail.

Alice vytěží důležité údaje

Automaticky najde místo nakládky, cenu, váhu, počet palet nebo požadavky na vozidlo.

Data odejdou do systému

Vytěžené údaje se připraví pro import do vašeho spedičního nebo interního systému.

Co Alice vytěží z objednávky?

Každá objednávka sice vypadá jinak, ale důležité údaje zůstávají stejné. Alice se v dokumentu zaměří na informace, které dispečer běžně hledá a díky strojovému učení je najde a vytěží.

Z objednávky vytěží údaje o nakládce, vykládce, ceně přepravy, počtu palet, celkové váze, požadavcích na vozidlo nebo samotném předmětu přepravy.

Oblast	Co Alice vytěží?
Trasa	Místo nakládky, místo vykládky, více adres nakládek a vykládek
Náklad	Předmět přepravy, počet jednotek, počet patel
Hmotnost	Celková váha, objemová jednotka
Cena	Cena přepravy, měna, další poznámky k ceně
Vozidlo	Požadavky na vozidlo, auto s čelem / bez čela
Dokumenty	Objednávka, CMR a další přílohy

Jak Alice pracuje se spediční objednávkou?

Alice nepřepisuje objednávku řádek po řádku. Pomocí umělé inteligence rozpozná, kde se v dokumentu nachází důležité údaje pro dispečink, i když každý zákazník posílá jiný formát objednávky.

Čím více reálných objednávek firma zpracuje, tím lépe se celý proces nastaví podle jejího provozu. Na konci firma získá automatizovaný proces zpracování spedičních objednávek, který usnadní práci dispečerům a sníží chyby při ručním přepisu údajů.

Načte dokument

Objednávka přijde v PDF, ve Wordu, Excelu nebo v těle e-mailu.

Rozpozná důležité údaje

Alice v objednávce vyhledá místo nakládky a vykládku, cenu, počet palet a další údaje.

Pracuje s různými formáty

Neřeší jen jeden vzor. Učí se podle toho, jak objednávky reálně vypadají.

Připraví data pro systém

Výstupem jsou strukturovaná data, která se odešlou do vašeho systému.

Data z objednávky tam, kde je potřebujete

Vytěžením objednávky práce nekončí. Alice připraví data tak, aby s nimi mohl dát pracovat váš spediční nebo interní systém. Objednávka nezůstane jako příloha e-mailu, ale rychle se promění v zakázku připravenou pro další zpracování.

Data je možné předat například ve formátu XML přes SFTP server. Podle konkrétního nastavení se k objednávce mohou připojit také související dokumenty, například CMR nebo další přílohy. Cílem je, aby se vytěžené údaje dostaly do systému bez zbytečného ručního přepisování.

E-mail s objednávkou

Zákazník odešle objednávku přepravy na jeden sběrný e-mail.

Vytěžení objednávky v Alice

Alice objednávku sama načte a vytěží z ní všechny potřebné údaje.

Vytěžená data

Data zkontrolujete, případně upravíte podle potřeby.

Export v XML přes SFTP server

Vytěžená data jedním kliknutím odešlete.

Váš systém

Ve spedičním systému s objednávkou dále pracujete.

Alice už vytěžuje firemní doklady

Vytěžování dokladů má Alice v malíčku. Účetním a účetním kanceláří pomáhá s vytěžováním účtenek a faktur. Využívá přitom stejnou českou umělou inteligenci redque, která se učí s každým novým dokladem.

Princip zůstává stejný: převést údaje z dokumentu do strukturované podoby, i když každá objednávka, faktura, účtenka nebo dodací list vypadají trochu jinak. Alice to zvládá s přesností 98 %.

Cena podle objemu vytěžených objednávek

Tarif zdarma

Do 25 objednávek měsíčně
0 Kč za uživatele
0 Kč za neomezené úložiště
0 Kč za archivaci dokladů
Mobilní i webová aplikace

Zdarma

Start

Všechny výhody z tarifu Zdarma
Do 600 objednávek měsíčně
5 Kč za každou další
Technická podpora
Vlastní branding aplikace (500 Kč měsíčně)

3000 Kč měsíčně

Business

Vše z tarifu Start
Do 1500 objednávek měsíčně
4 Kč za každou další
Možnost integrace na spediční systém
Pro větší spediční firmy

6000 Kč měsíčně

Nejčastější dotazy

Máte k vytěžování spedičních objednávek další otázky? Připravili jsme odpovědi na to nejdůležitější: jaké dokumenty může Alice zpracovat, jaké údaje z nich dokáže vytěžit a jak může probíhat předání dat do vašeho systému.

Z jakých formátu Alice vytěží spediční objednávky?

Alice si poradí s nejčastějšími formáty, ze kterých objednávky přicházejí. Typicky PDF, Word a Excel. Nevadí jí ani skeny a méně strukturované dokumenty. Vytěží také údaje, které obsahuje text v těle e-mailu včetně příloh.

Jaké údaje Alice ze spediční objednávky vytěží?

Alice dokáže vytěžit klíčové údaje spediční údaje, jako jsou odesílatel, příjemce, místo vykládky a nakládky, termín, typ a množství zboží, počet palet a další poznámky k přepravě.

Dá se Alice napojit na Prytanis?

Ano, Alice umožňuje export dokladů do spedičního systému Prytanis. Stačí nám napsat a Alice napojíme na Prytanis a zajistíme efektivní vytěžování spedičních objednávek.

Co když má každý zákazník jiný formát objednávky?

Jestli vám objednávky nechodí napsané na papíře, tak to ničemu nevadí. Alice si poradí s většinou běžně dostupných strojových formátů. Vytěží objednávky přímo z e-mailu, PDF, Excelu a Wordu a postupně se učí rozpoznávat novou strukturu dokladů.

Musíme měnit náš současný systém?

Ne, ve většině případů toto není potřeba. Alice jsme navrhli tak, aby se plně přizpůsobila vašim firemním procesům a vy jste ji přirozeně implementovali do provozu.

Umí Alice zpracovat CMR a přílohy?

Ano, Alice zvládne práci s CMR i přílohami, pokud obsahují relevantní informace pro zpracování objednávky.

Jak probíhá první ověření?

Na začátku společně vybereme vzorek vašich objednávek, na kterých Alice ověříme. Během krátké doby uvidíte, jak přesně data vytěžuje, a doladíme případné detaily podle vašich požadavků.

Chcete zjistit, jestli Alice pomůže i vašemu dispečinku?

Pošlete nám zprávu a domluvíme se na dalším postupu. Podíváme se na vaše spediční objednávky, projdeme údaje, které dnes přepisujete ručně, a ověříme, jak by mohlo fungovat vytěžování spedičních objednávek s Alice ve vaší firmě.

Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí

Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit!

Číst více