Papírové vs digitální faktury: Co říkají data a proč je čas na změnu?

Papírové faktury z kanceláří stále nevymizely. Přestože je digitalizace moderní trend hýbající světem, některé firmy pořád posílají doklady poštou a archivují v šanonech. Jejich ruční zpracování stojí zbytečné peníze – digitalizace se přitom vyplatí malým firmám i korporátům.

Podíl digitální faktur v EU a ČR

Míra elektronických faktur ve firmách roste – ovšem ne tak rychle, jak bychom si přáli. Podle Eurostatu vystavuje digitální faktury 65 % firem v Evropské unii. V Čechách ale stagnujeme a Asociace malých a středních podniků uvádí, že u nás elektronicky fakturuje pouze 40 % firem.

Čím menší firma, tím větší odpor… u velkých firem a korporátů překračuje podíl v Česku už 60 %. Naopak malí podnikatelé s přechodem na digitalizaci stále vyčkávají, sami přitom ale nedokážou odpovědět proč. 

Náklady a efektivita papírových a elektronických faktur

Globální firma Billentis přišla se šokujícím odhalením. Zpracování jedné papírové faktury (od vystavení až po zaúčtování) stojí od 70 Kč do 150 Kč v závislosti na mzdě zaměstnance. Digitální faktura proti tomu stojí přibližně desetkrát méně a náklady jen málokdy převyšují 20 Kč.

Nejvíce peněz přitom stojí čas zaměstnanců. U papíru je doba zpracování 8 až 10 minut – účetní při ručním vytěžování faktur navíc riskují chybu a další náklady. Digitální fakturu zvládnou za minutu až dvě a při správné aplikaci na vytěžování faktur dosáhnou úspěšnosti až 98 %.

Přínosy digitalizace pro malé a střední firmy

Konkrétní přínosy záleží na velikosti podniku. Malým firmám digitalizace šetří náklady a umožňuje rychlejší cashflow, protože každá přijatá i odeslaná faktura se v účetnictví projeví ihned. Elektronické faktury navíc usnadňují vedení agendy a export dokladů pro účetní.

Větší firmy si pochvalují integraci do ERP systémů, automatizaci načítání faktur, kontrolu DPH a párování s objednávkami. Ve firmách s účetním oddělením digitalizace usnadňuje dohledatelnost a kontrolu – faktury jsou opatřeny auditním záznamem a časovým razítkem.

Výhody elektronické fakturace

Papírové faktury jsou relikt minulosti. Šanony zabírají místo, zpracování je časově náročné a náchylné k chybám. Elektronická fakturace je rychlejší, přesnější a v neposlední řadě také úspornější. Co si podnikatelé nejvíce chválí na elektronických fakturách?

• Rychlé doručení a automatické zpracování faktur
• Méně chyb díky automatické kontrole dat a napojení na účetní systémy
• Snadná archivace a okamžité dohledání dokladů
• Zabezpečení proti úniku dat díky šifrování a přístupu na základě oprávnění
• Lepší přehled o splatnostech a efektivní vedení cashflow

Nevýhody elektronických faktur

Na druhou stranu s sebou elektronická fakturace přináší nutnost internetového připojení. U firem s větším počtem zaměstnanců se digitalizace pojí s nutností zaučování a neochotou některých zaměstnanců při přechodu na nový systém.

Nevýhody elektronické fakturace vycházejí převážně z lidského faktoru. Záleží tedy hlavně na vedení firmy, jak přechod na nový systém odkomunikuje. Moderní aplikace na vytěžování dokladů navíc automaticky pracují s většinou známých formátů a práce s nimi je snadná.

Elektronická fakturace je nevyhnutelná

Digitalizace není volba, ale nutnost. Evropská unie navíc plánuje plošnou digitalizaci daňových dokladů, a tak se ani české firmy nevyhnou změně. Digitalizace se stane nutným krokem, který směřuje nejen ke splnění zákonných povinností, ale také vyšší konkurenceschopnosti.

Přechod nemusí být složitý – stačí k němu správné nástroje. Aplikace pro fakturaci jsou dostupné i malým firmám a uživatelé je často nasadí i bez zásahu IT specialisty. Čím dřív podniky přejdou na moderní metody, tím rychleji se přizpůsobí současným standardům.