Nástrahy fakturace: Nejčastější rizika pro DPH a účetnictví

Ačkoliv zpracování faktur a daňových dokladů může v dnešní době díky moderním technologiím probíhat hladce, jejich posouzení z hlediska DPH i daní z příjmů často znamená pro účetní nemalou výzvu. Nejčastějším problémem je nedostatečná identifikace dodavatele či odběratele, která může ohrozit nárok na odpočet DPH. U dokladů vystavených na fyzické osoby místo na firmu zpravidla také nevzniká nárok na odpočet a mohou vyvolat i další daňová rizika. Při používání zjednodušených dokladů a jejich vykazování v kontrolním hlášení je také třeba správně posoudit zákonný limit 10 000 Kč. Podívejte se, jaká jsou další rizika v souvislosti s daňovými doklady a jak je řešit.

1 Základní požadavky na daňové doklady

Daňovým dokladem je písemnost (listinná nebo elektronická), která splňuje podmínky stanovené zákonem o DPH a je vystavena osobou, která plnění uskutečňuje.
Musí obsahovat zejména:

• identifikaci dodavatele (označení, sídlo, DIČ)
• identifikaci odběratele (označení a DIČ, je‑li přiděleno)
• evidenční číslo dokladu
• rozsah a předmět plnění
• datum vystavení a datum uskutečnění plnění / přijetí úplaty
• jednotkovou cenu, základ daně, sazbu daně a výši daně v Kč

Chybějící či nesprávné údaje mohou ohrozit nárok na odpočet DPH, případně vyvolat pochybnosti o věrohodnosti plnění.

1.2 Zjednodušený daňový doklad (do 10 000 Kč)

Zjednodušený daňový doklad lze použít, pokud celková částka nepřesahuje 10 000 Kč a nejde o vyjmenované výjimky (dodání do jiného členského státu, prodej zboží na dálku, plnění v režimu reverse charge, prodej některých tabákových výrobků).

Nemusí obsahovat:

• označení a DIČ odběratele
• jednotkovou cenu, základ daně a výši daně (podmínkou je uvedení celkové částky včetně DPH)

V praxi je častou chybou, že se limit 10 000 Kč překročí (např. kumulací plnění), ale podnikatel stále vystavuje či přijímá doklady, které neobsahují všechny náležitosti „plného“ daňového dokladu.

2 Nákupy v e‑shopech a na zahraničních platformách

2.1 Nákup v e‑shopu bez jasné identifikace dodavatele

Pokud e‑shop účtuje jen celkovou cenu bez DPH a neuvádí adresu, IČ, DIČ ani jinou jasnou identifikaci dodavatele, je problém jak z pohledu DPH, tak účetnictví.

• Pro nárok na odpočet DPH je nezbytné, aby dodavatel byl plátcem a vystavil daňový doklad dle § 29 zákona o DPH, včetně označení a DIČ dodavatele.
• Pokud doklad neobsahuje všechny předepsané náležitosti, lze teoreticky uplatnit odpočet dle § 73 odst. 5 ZDPH, ale plátce musí nárok prokázat jiným způsobem (vyšší důkazní riziko při kontrole).
• Není‑li dodavatel plátcem, nárok na odpočet DPH nevzniká a plnění se v přiznání k DPH neuvádí.
• Z účetního hlediska musí účetní doklad obsahovat náležitosti dle § 11 zákona o účetnictví, zejména obsah účetního případu a jeho účastníky. Dodavatele je třeba alespoň minimálně určit (název a sídlo e‑shopu, případně IČ), přičemž identifikace může být doložena i jiným dokladem (např. objednávkou).

Pokud byla úhrada provedena, nelze nákup „ignorovat“:

• Varianta a): Dohledat alespoň nějakou identifikaci a zaúčtovat jako závazek, který byl uhrazen.
• Varianta b): Pokud je doklad zcela nejasný (nevíme co a od koho), zaúčtovat pohledávku vůči osobě, která takový obchod schválila a realizovala.

2.2 Nákupy na čínských marketech (Temu apod.)

U těchto nákupů často s balíkem nedorazí žádná „faktura“, ale jen shrnutí objednávky (seznam zboží, ceny, celková částka, datum zaplacení, adresa příjemce).

• Zákon o daních z příjmů nestanoví na „daňový doklad“ žádné formální požadavky; rozhodující je, zda jde o náklad na dosažení, zajištění nebo udržení zdanitelných příjmů dle § 24 odst. 1 ZDP a zda je prokázán.
• Daňovou uznatelnost lze prokázat i shrnutím objednávky doplněným vysvětlením, že pořízené věci slouží k podnikání (vhodné je uchovávat související komunikaci, doklady o úhradě apod.).

Z pohledu DPH může jít často spíše o náklad bez nároku na odpočet, protože doklad obvykle nesplňuje náležitosti daňového dokladu podle ZDPH; vždy je nutné individuálně posoudit, zda je zřejmé, kdo plnění poskytl, v jakém režimu a kde je místo plnění.

3 Doklady vystavené na fyzickou osobu místo na společnost (jednatel, zaměstnanec)

3.1 Faktury na jednatele (Apple a jiné služby)

Pokud dodavatel vystaví fakturu na jednatele – fyzickou osobu, ačkoliv se služba/produkt týká činnosti společnosti, narážíme na dvě roviny: daň z příjmů a DPH. Podle § 11 odst. 1 zákona o účetnictví nemusí všechny náležitosti účetního dokladu být na jedné listině; lze je doložit více souvisejícími záznamy. Náklad je daňově uznatelný, pokud společnost prokáže, že služba či zboží je využíváno výhradně pro ekonomickou činnost společnosti, nikoliv pro soukromou potřebu jednatele.

Doporučený postup:

• jednatel uhradí fakturu ze svého
• společnost mu náklad proplatí jako náhradu výdaje vynaloženého jménem společnosti (např. vyúčtování drobných výdajů)
• v účetnictví se účtuje o nároku jednatele na náhradu, přičemž faktura slouží jako příloha prokazující výši a účel výdaje

Nárok na odpočet DPH však v takové situaci nevzniká:

• faktura vystavená na fyzickou osobu – nepodnikatele nesplňuje náležitosti daňového
  dokladu pro s. r. o.
• náklad se do účetnictví účtuje v částce včetně DPH

3.2 Služby na zaměstnance (např. LinkedIn Recruiter Lite)

Pokud je u služeb typu LinkedIn Recruiter Lite odběratelem formálně zaměstnanec, nikoli firma, faktury by vůbec neměly být v účetnictví firmy zaúčtovány a úhrady z firemní karty nelze uplatnit jako daňové náklady firmy ani uplatnit odpočet DPH.

Správce daně může úhrady posoudit jako nepeněžní příjem zaměstnance (benefit), který by měl být zdaněn a zatížen odvody. Argumentace, že služba souvisí s náborem zaměstnanců, je sporná, pokud jde typově o službu pro fyzické osoby, a ne pro firmy.

3.3 Zjednodušené doklady na jednatele (např. parkování)

Zjednodušený daňový doklad do 10 000 Kč nemusí obsahovat identifikaci odběratele; pokud však obsahuje údaj navíc (jméno a adresu jednatele), může z něj vyplývat, že doklad „nepatří“ firmě.

Formálně platí:

• doklad, který nepatří firmě, nemá patřit do jejího účetnictví
• nárok na odpočet DPH je podmíněn tím, že doklad je vystaven na osobu povinnou k dani (tj. firmu), resp. splňuje náležitosti daňového dokladu pro daného plátce

V praxi však v případě parkovného a obdobných drobných výdajů, pokud je zřejmá souvislost s ekonomickou činností firmy (např. jednatel používá firemní auto na pracovní cesty), bývá „šance, že doklad projde kontrolou“ poměrně slušná – ale účetní musí počítat s formálním rizikem při případné kontrole.

4 Faktury bez adresy odběratele a zjednodušené doklady na výstupu

4.1 Faktura plátce DPH pouze se jménem klienta (bez adresy)

Plátce, který poskytuje služby fyzickým osobám – neplátcům, často vystavuje doklady pouze se jménem a příjmením klienta, bez adresy. Pokud jde o konečné spotřebitele a částka na dokladu nepřesahuje 10 000 Kč, lze vystavovat zjednodušené daňové doklady, které nemusí obsahovat označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, ani její DIČ.

Pokud je však částka vyšší než 10 000 Kč, vzniká povinnost uvést plnění v kontrolním hlášení v oddíle A.4 (uskutečněná zdanitelná plnění nad 10 000 Kč včetně daně).

Tam, kde zákon neukládá povinnost vystavit daňový doklad (např. plnění pro neplátce pod limitem), postačí, pokud plátce vede správnou evidenci pro účely DPH podle § 100 odst. 1 písm. a) ZDPH (veškeré údaje potřebné pro sestavení přiznání a hlášení).

5 Vykazování dokladů v kontrolním hlášení – limity a struktura plnění

Při vyplňování kontrolního hlášení je častou chybou, že se limit 10 000 Kč posuzuje jen k části plnění (např. jen ke zdanitelné části), nikoliv k celkové částce na dokladu.

Pokyny k vyplnění stanoví, že limit 10 000 Kč včetně daně se posuzuje k celkové hodnotě uvedené na daňovém dokladu, bez ohledu na strukturu plnění (zdanitelné, osvobozené, vratné obaly apod.).

Příklady:

• Pokud doklad obsahuje plnění zdaněné i plnění s DPH 0 % a celkem činí 11 000 Kč, vykazuje se v oddíle B2.
• I když plátce uplatní odpočet DPH jen z části základu (např. 55 % stravenek), rozhodující pro zařazení do B2/B3 je opět celková částka na dokladu, nikoliv výše uplatněného odpočtu.

6 Mezinárodní a třístranné obchody – speciální náležitosti dokladů

U třístranných obchodů v rámci EU (osoba A, B, C ve třech členských státech) je nutné věnovat zvláštní pozornost náležitostem faktur a přepravní dokumentaci.

6.1 Povinné formulace na faktuře prostřední osoby

Prostřední osoba musí na faktuře uvést:

• údaj „daň odvede zákazník“ podle § 17 odst. 5 písm. d) bodu 2 ZDPH
• sdělení, že jde o třístranný obchod – např. „Třístranný obchod, daň odvede zákazník“

Vzhledem k přeshraničnímu charakteru plnění je vhodný i odkaz na příslušná ustanovení směrnice, např.: „Reverse charge – triangular transaction – VAT to be paid by the customer, Article 141 and 197 of Directive 2006/112/EC“.

6.2 Přepravní doklady (CMR) a důkazní břemeno

Pro prokázání pohybu zboží mezi členskými státy není předepsán konkrétní důkazní prostředek; rozhodující je, zda lze doložit faktický pohyb zboží v rámci jediné přepravy.

Postup tzv. neutralizace CMR (nahrazení původního CMR novým během přepravy) není výslovně zakázán, ale představuje zvýšené důkazní riziko a vyžaduje pečlivé zajištění návaznosti dokladů (objednávky, smlouvy o přepravě, tracking, úhrady, pojištění apod.).

7 Shrnutí pro praxi účetních

Při posuzování daňových dokladů je třeba vždy rozlišovat:

• požadavky zákona o účetnictví (věrohodnost a průkaznost účetního případu)
• požadavky zákona o DPH (formální náležitosti daňového dokladu pro odpočet)
• požadavky zákona o daních z příjmů (věcná souvislost s příjmy, důkazní břemeno)

Zvýšená pozornost je nutná zejména v těchto kritických situacích:

• doklady bez jasné identifikace dodavatele (e‑shopy, zahraniční platformy)
• faktury vystavené na fyzickou osobu (jednatel, zaměstnanec) místo na společnost
• uplatňování DPH z dokladů, které nejsou formálně daňovými doklady pro daného plátce
• doklady přesahující limit 10 000 Kč, ale formálně vedené jako zjednodušené

Pokud nelze formální nedostatky odstranit (změna odběratele, doplnění údajů), je dobré alespoň pečlivě archivovat veškeré podpůrné důkazy o souvislosti s podnikáním (objednávky, e‑maily, výpisy z účtů, interní schválení). Tento přístup může pomoci minimalizovat rizika při daňových kontrolách, zejména v oblastech, kde se realita moderní fakturace (online platformy, zahraniční služby, drobné doklady) rozchází s formálními požadavky daňové legislativy.

Na závěr ještě dodejme, že v rámci evropské iniciativy „VAT in the Digital Age“ (ViDA) se plánují významné změny pravidel fakturace a zejména elektronické fakturace uvnitř EU. Jejich součástí bude například:

• povinná elektronická fakturace
• zrušení nutnosti souhlasu příjemce s e‑fakturou
• standardizace údajů na faktuře
• kratší lhůty pro vystavení faktury

Sledujte aplikaci DAUČ, kde přinášíme čerstvé informace o připravované nové legislativě.