Jak vybrat software na vytěžování faktur?

Vytěžovací software už dávno nefunguje jenom jako OCR na faktury. Při správném výběru vytáhne z dokladů potřebná data, odešle ke schválení a exportuje do účetnictví – bez ručního přepisu a dohledávání. Jak vybrat vytěžovací software, který vám ušetří čas?

Než začnete se srovnáním cen, ujasněte si, co vám zabírá nejvíce času a kam mají data po vytěžení odcházet. Bez vstupní analýzy procesů to nepůjde. Na jejím základě vyberete vhodný software pro vytěžování.

Proč potřebujete vytěžovací software?

Ruční zpracování faktur a procesy s ním spojené zabírají neúměrné množství času a jde o jednu z nejdražších účetních prací, protože firmu nikam neposouvá. Aplikace na vytěžování faktur tento čas zkrátí na minimum a ještě k tomu přidá pár vychytávek navíc.

Díky automatickému vytěžování dokladů snížíte chybovost na minimum. Software chápe kontext jednotlivých polí, ověří duplicity a upozorní na chyby, které při velkém objemu přehlédnete. Automatické vytěžování je snadný způsob, jak dostat fakturu do účetnictví s minimem práce.

7 klíčových vlastností pro vytěžovací software

Jak vybrat software na vytěžování dat z dokladů? Zaměřte se na tyto vlastnosti. Nejenže vám usnadní práci. Vhodná vytěžovací aplikace se přizpůsobí vašim firemním procesům a snadno se s ní naučíte.

• Schvalovací proces: pravidla pro schvalování dokladů jsou v účetnictví klíčová. Automatizovaný software umí nastavení role zpracovatele a schvalovatele, usnadní předávání faktur a definuje tok dokladů ve firmě.
• Sběrný e-mail: díky sběrné adrese (např. [email protected]) klienti posílají doklady na jedno místo. Aplikace je sama načte z e-mailu, vytěží a připraví ke kontrole. Software automaticky detekuje duplicitní faktury a přílohy, které přijdou s dokladem.
• Přesnost vytěžování: aplikace na vytěžování dokladů jsou přesnější než lidi. Neřešte ale jenom počet správně vytěžených faktur. Důležitý je také způsob, jak software ukazuje případnou nejistotu a jak opravíte chybu na dokladu.

Kolik stojí aplikace na vytěžování faktur?

Různé firmy přistupují k cenotvorbě odlišně. Někdo fakturuje za účetní jednotku, jiný dodavatel za počet vytěžených faktur za dané období a jindy se zase setkáte s full-service tarifem, kde za jednotnou částku jste omezeni pouze počtem dokladů a všechny ostatní věci jsou již v ceně.

Cena za automatické vytěžování faktur se pohybuje v řádů tisíců korun měsíčně. Dejte si ale pozor na skryté náklady, které si někteří dodavatelé fakturují zvlášť:

• Napojení na účetní software
• Požadavky na zákaznickou podporu
• Počet uživatelů
• Počet účetních jednotek
• Nastavení schvalovacích rolí

Vyzkoušejte vytěžování faktur zdarma

A jedna rada na závěr – než podepíšete smlouvu, vyzkoušejte si vytěžování faktur ve verzi zdarma. Kvalitní dodavatel poskytne plný přístup do aplikace, ve které začnete s vytěžováním nanečisto.

Hledáte jednoduchou aplikaci na vytěžování dokladů? Vyzkoušejte Alice! Webová a mobilní aplikace s jednoduchým rozhraním disponuje napojením na běžně dostupné účetní systémy. Vše vám navíc nastavíme a s programem vás naučíme.