Jak poznat vytěžovací nástroj, který účetním skutečně usnadní práci?

Nástroje na vytěžování dokladů šetří účetním čas při přepisování faktur, účtenek a dalších dokladů. Z dokladu vytáhnou klíčová data, připraví je ke kontrole a vyexportují je do účetního softwaru. Jak ale účetní poznají, který nástroj vytěží doklady nejlépe?

Co znamená vytěžování dokladů?

V automatickém vytěžování dokladů nejde o OCR, tedy naskenování a čtení psaného textu a jeho převod do digitální podoby. OCR totiž nezaručí, že nástroj dokument pochopí a přiřadí jednotlivým polím správný význam.

Moderní vytěžovací nástroje kombinují několik funkcí:

• OCR
• Strojové účetní a umělou inteligenci
• Rozpoznávání polí
• Validační pravidla
• Kontrolu uživatelem
• Proces schválení dokladu
• Export do účetních systémů
• Práci s chybami

Nejprve definujte typ dokumentů

Na trhu existuje řada vytěžovacích nástrojů, které pracují s různými typy dokumentů. Data se dají vytěžit prakticky z čehokoliv, co má alespoň částečnou strukturu. Podle ní se liší nároky na konkrétní technologie.

• Strukturované doklady: typicky jde například o formuláře, které mají jasně danou strukturu a údaje, které se v nich nacházejí. V takovém případě stačí jednoduchý vytěžovací nástroj.
• Polostrukturované a nestrukturované doklady: v této kategorii se nacházejí účetní doklady (faktury a účtenky). Každý klient je dodává v jiném formátu a vytěžování vyžaduje AI nástroj, který si poradí s jejich variabilitou a učí se nové formáty.

Přesnost především

Nástroje na vytěžování dokladů nikdy nedosáhnou stoprocentní přesnosti. Důležité ale je, aby se absolutní kvalitě při zpracování co nejvíce blížily. Vyšší přesnost totiž znamená menší počet zásahů uživatele.

Při výběru vytěžovacího nástroje ho proto otestujte na různých typech dokumentů. Se strukturovanou fakturou v PDF si poradí většina současných aplikací. Z praxe ale víme, že takové faktury tvoří pouze část přijatých dokladů a účetní se setkávají s různými dokumenty:

• Faktura vyfocená telefonem
• Ohnutá účtenka
• Špatně naskenovaný doklad
• Doklady v cizím jazyce
• Vícestránkový doklad

Přesnost vytěžování dokladů označuje míru statistické jistoty, že vytěžovací nástroj správně rozpozná jednotlivá pole a přiřadí jim význam. Nejlepší vytěžovací nástroje nejen že vytěží data, ale také označí místa, kde si nejsou jisté. O tom ale v další kapitole.

Práce s chybami

Pokud si není vytěžovací nástroj jistý, měl by vám to dát vědět. Umělá inteligence je v tomto ohledu zrádná. Na jazykových modelech denně vidíme, že umí velmi přesvědčivě lhát. To ale v případě účetnictví představuje výrazné riziko.

Učení se z vlastních chyb je při vytěžování účtenek a faktur klíčové. Nástroj označí chybu na dokladu, při další vytěžení si s ní ale poradí a zabrání tomu, aby se chyba opakovala.

Integrace do účetních systémů

Vytěžovací nástroje představují prostředníka mezi účetním a účetním softwarem. Pokud musí uživatel ručně stahovat, kopírovat a importovat vytěžená data, nástroj odvádí pouze poloviční práci.

Díky integracím na konkrétní účetní systémy se data automaticky dostanou tam, kam mají bez dalších ručních zásahů. Při výběru si proto u dodavatele ověřte, s jakými účetními softwary nástroj spolupracuje, v jakých formátech data exportuje a jak složité je napojení.

Podpora českého účetního prostředí

České účetnictví je dynamické prostředí, které se mění s každou vládou. Nástroj proto musí rozumět lokálním specifikům a rychle se adaptovat na změny v legislativě. Účetním proto doporučujeme, aby se zaměřili na české dodavatele, kteří znají místní prostředí i potřeby firem.

Pro české účetnictví má velký význam podpora formátu ISDOC, který představuje národní standard pro elektronickou fakturaci. Tím ale adaptace na tuzemský trh nekončí. Co si musí dobrý vytěžovací nástroj hlídat?

• České a slovenské faktury
• Ověření IČ a DIČ v ARES
• České sazby DPH
• Haléřové vyrovnání
• Formát bankovních účtů
• Přenesenou daňovou povinnost
• Doklady v cizích měnách
• Doklady v režimu reverse charge

Nejlepší nástroj na vytěžování faktur poznáte podle toho, že vám usnadní práci a ušetří čas. Funguje v českém prostředí, poradí si s různými formáty dokladů a napojíte ho na váš účetní systém. Právě od toho tu je Alice, český vytěžovací nástroj s umělou inteligencí.