Větší přehled pro finanční ředitele díky moderním technologiím

Pro finanční ředitele (CFO) je klíčový rychlý přístup k přesným datům. Jako ředitelé mají dohled nad firemními penězi. To se týká i nákladů na přijatých fakturách. Díky přehledně zpracovaným výdajům mohou efektivněji plánovat další kroky – jak si usnadnit práci s přijatými fakturami?

Zpracování faktur lze dělat různě. Zásadní je rychlost vytěžování dokladu. Čím dříve se údaje z faktury dostanou k CFO, tím rychleji se zaevidují a zahrnou do finančního managementu.

Přijímání faktur ve firmě

Ještě nedávno platilo, že než se přijatá faktura dostane od dodavatele k finančnímu řediteli, trvá to i několik dní. Za vším stálo časově náročné a chybové manuální zpracování. To platí o to více ve společnostech, kam denně dochází desítky až stovky faktur.

Jak vypadá přijetí a evidence faktur? 

1. Přijetí – daňový doklad nebo účtenka přijde poštou, e-mailem nebo ji přinese dodavatel osobně. Elektronické faktury se tisknou a předají účetním.
2. Kontrola faktury – účetní kontroluje správnost údajů (identifikační údaje firmy, sazby DPH, číslo objednávky, termíny splatnosti, částky a další).
3. Schválení – pokud účetní neshledá problém, předává fakturu nadřízenému (např. finančnímu řediteli) ke schválení. To leckde probíhá osobně s vytištěnými doklady.
4. Zaúčtování – po schválení se faktura vrací k účetnímu. Ten do systému ručně zadá důležité údaje (datum přijetí, splatnost, kategorie nákladů).
5. Archivace – cesta faktury je u konce a dochází k její archivaci. Mnohdy v šanonu a do zapadlé kartotéky.

Manuální zpracování faktur, i když v minulosti běžně používané, představuje v moderní době složité výzvy. Problém jsou chyby vzniklé v důsledku lidského faktoru, které firmu stojí další peníze. Každý omyl navíc narušuje plynulost finančních toků společnosti.

Celý proces trvá dny nebo týdny. Finanční ředitelé dostávají faktury v různých intervalech a schvalují je hromadně. Vše přitom zrychlí využití moderních technologií a automatizace účetnictví v kombinaci s umělou inteligencí.

Díky moderním účetním nástrojům se finanční ředitel o faktuře dozví okamžitě. Tím získá přehled nad finančními toky a dokáže naplánovat další kroky s ohledem na cashflow a splatnosti závazků v budoucnosti. Umělá inteligence navíc za účetní – zjednodušeně řečeno – naskenuje všechny důležité údaje a zanese je do evidence.

Využívejte moderní technologie

Jedním ze způsobů, jak urychlit vytěžování faktur, je aplikace Alice. Software na vytěžování faktur pomocí OCR načte fakturu a umělá inteligence se strojovým učením vytěží důležité údaje.

Alice si hledá důležité údaje sama . Na rozdíl od standardního OCR ale nedělá běžné skenování. Umělá inteligence si na základě strojového učení identifikuje důležité údaje, které účetní běžně datlují do tabulek. Zpracování přitom probíhá s přesností přes 98 %, což je více než u ručního přepisu.

Usnadněte práci účetním

Automatizace zpracování faktur navíc ulehčí účetním – a to jak těm interním, tak externím. Interní účetní zdlouhavým datlováním často marní svůj potenciál. Ten přitom můžou věnovat rozvoji firmy jako takové a ne neoblíbené administrativě.

Implementace OCR se vyplatí pro oba typy účetních. Interní získají efektivní nástroj na zpracování dokladů a mohou se věnovat strategickým činnostem ve firmě. Externí nabídnou klientům rychlejší a přesnější služby díky automatizaci vytěžování faktur.

Technologie v účetnictví zrychlují procesy a dávají finančním ředitelům do rukou mocnou zbraň. Rychlost, efektivita a přesnost – silná kombinace, která se v kombinaci s náplní práce finančních ředitelů ukazuje jako nepostradatelná. V širším pohledu se tak jedná o klíčový krok pro každou společnost, která chce obstát v moderním byznysovém prostředí.