Vyzkoušet zdarma
Máme pro vás zajímavý rozhovor s Jaroslavem Ždímalem, obchodním zástupcem naší firmy, který nám přiblížil schvalovací workflow v účetním nástroji Alice. Jarda nám vysvětlil, o jakou funkci se jedná, jak ji lze ve firmě využít a k čemu slouží. Také se dozvíte informace o implementaci a ceně schvalovacího workflow v rámci účetního nástroje Alice.
Jardo, mohl bys nám na začátek vysvětlit, co to vlastně je, k čemu slouží a jak bys toto téma představil někomu, kdo se s ním třeba nikdy nesetkal?
Schvalovací workflow je důležitý proces, který slouží k tomu, aby se faktury nebo jiné účetní doklady před jejich zaúčtováním dostaly ke schválení správným osobám ve firmě. To znamená, že faktura musí projít kontrolou a schválením osob s vyššími pravomocemi, jako je hlavní účetní, finanční ředitel, vedoucí střediska nebo generální ředitel. Tento proces zajišťuje, že všechny výdaje jsou řádně ověřeny a schváleny před jejich zaúčtováním.
Ve spoustě firem už dnes schvalovací proces existuje, ale často funguje manuálně – doklad přijde do firmy, zaměstnanec ho vytiskne a potom obíhá kanceláře, aby nasbíral podpisy. Tento způsob je zdlouhavý a komplikovaný. Proto jsme v Alice vyvinuli elektronické řešení, které tento proces zjednoduší, zrychlí a udělá ho transparentnějším. Cílem je, aby se faktura nikde nezasekla a nedošlo ke zpoždění splatnosti, což může vést k problémům, jako jsou například upomínky. Ruční proces lze eliminovat s využitím elektronického schvalovacího workflow, které umožňuje snadné a rychlé schválení dokladů, čímž se zefektivní celý proces správy faktur.
Jak funguje schvalovací workflow v účetním nástroji Alice?
Fungování schvalovacího workflow začíná u prvotního zpracovatele, který může být junior účetní, účetní nebo brigádník. Tento zpracovatel vezme fakturu nebo účtenku a nahraje ji do našeho účetního nástroje Alice prostřednictvím e-mailu, skeneru, webové nebo mobilní aplikace. Jakmile Alice vytěží všechna data, první zpracovatel zkontroluje údaje a ujistí se, že je vše v pořádku. Poté ručně odesílá dokument ke schválení. Schvalovatelé pak vidí dokumenty, které mají schválit, včetně důležitých informací a historie zpracování. Mají možnost dokument schválit, delegovat nebo zamítnout, přičemž mohou přidat komentář. Tím je zajištěno, že faktura plynule prochází celým schvalovacím řetězcem.
Musíme si za tuto funkci u Alice připlácet, nebo je to součástí tarifu?
Schvalovací workflow je součástí našeho základního tarifu. Uživatelé ji mají k dispozici bez jakýchkoliv dodatečných poplatků a mohou ji kdykoliv jednoduše zapnout nebo vypnout podle potřeby.
Kdo a jak nastavuje tuto funkci v našem účetním nástroji? Mohou si to dělat sami klienti, nebo k tomu potřebují nás?
Schvalovací workflow ve většině případů nastavujeme my v rámci implementace, kterou poskytujeme zákazníkovi. Ukážeme mu prvotní možnost, jak workflow nastavit, definujeme podmínky a schvalovatele. Řetězec schvalovatelů se může lišit, jelikož každá firma má specifický přístup k procesu schvalování účetních dokladů a není stanovena žádná maximální délka. Po prvotním nastavení si to klient může upravit sám, nebo nás kontaktovat a my mu pomůžeme. Schvalovatele lze kdykoliv změnit, přidat nebo odebrat.
Jak to je s mobilní aplikací Alice? Bude tam tato funkce fungovat?
Ano, schvalovací workflow se propíše i do účetní mobilní aplikace. Pohled na účetní doklad bude stejný jako v desktopové verzi, takže vám vyskočí push notifikace, že máte nějakou fakturu ke schválení. Z telefonu ji můžete kdykoliv a kdekoliv schválit, což šetří čas lidem, kteří nemohou být u počítače a jsou třeba na služební cestě.
Závěrem
V rámci tohoto rozhovoru jsme se dozvěděli, jak Alice dokáže zefektivnit schvalovací procesy a učinit je transparentnějšími a méně náročnými. Elektronické schvalovací workflow přináší účetním kancelářím efektivitu, ale také větší jistotu, že nedojde ke zpoždění plateb. S dalšími plánovanými funkcemi, jako je časová kontrola schvalování a globální přehled o fakturách, se Alice stále vyvíjí a přizpůsobuje potřebám našich zákazníků, aby jejich účetní procesy byly bezproblémové.
