Vytěžování faktur ve firmě Vellerin

Případová studie: Vellerin

Firma Vellerin a.s. působí jako servisní organizace zajišťující služby v oblasti dopravy a logistiky. Na trhu se pohybuje od roku 2012, její kořeny sahají ale až do roku 1991, kdy vznikla soukromá společnost specializující se na nákladní dopravu.

Společnost zajišťuje profesionální servis nákladních automobilů, pneumatik a jednotek kombinované dopravy. V rámci poradenství se zaměřuje na transportní a distribuční logistiku v B2B sektoru, skladovou logistiku, monitoring dopravy a další.

V praxi zpracovávají tisíce spedičních a nespedičních dokladů měsíčně s mnoha položkami. Klíčové bylo proto nalezení systému pro zefektivnění práci s účetními doklady a možným rozšířením na vytěžování dalších typů dokladů (např. spediční objednávky).

Hlavním mottem firmy Vellerin je „Dělat věci jednoduše”. Na této myšlence stále i spolupráce při integraci aplikace na vytěžování faktur Alice – přinést jednoduchý systém, který firmě pomůže se správou dokladů.

Integrace na Prytanis s firmou Vellerin

Spolupráce s firmou Vellerin začala na konci roku 2024 registrací Karla Tinky do našeho systému. Pan Tinka hledal efektivní řešení automatizace vytěžování do účetní software Prytanis, kde pracuje jako externí IT konzultant.

V průběhu ledna 2025 začaly práce na samotném napojení. Postupně došlo k zavedení sběrné e-mailové adresy a integrace na SFTP server, kam se exportují doklady v .xml a originální PDF se všemi přílohami.

Na přelomu ledna a února 2025 došlo k nasazení klíčové inovativní funkce. Ve spolupráci s IT podporu softwaru Prytanis došlo k nastavení synchronizace číselníků, která u standardního napojení na Prytanis doposud nefungovala.

První vytěžování faktur do Prytanisu proběhlo už v únoru 2025. S plnohodnotným vytěžováním začala firma Vellerin v březnu 2025, kdy nasadila aplikace Alice do ostrého provozu. Samotný proces zavedení tak trval necelé tři měsíce.

Proces napojení Alice a Prytanis

Napojení na externí server, kam Alice posílá vytěžené doklady a odkud se stahují do systému Prytanis.

Zavedení jednotné e-mailové adresy, na kterou zaměstnanci posílají faktury k vytěžení.

Vytěžení faktury včetně přílohy.

Postupné zdokonalování vytěžování faktur díky umělé inteligenci.

Jak probíhala spolupráce s firmou Vellerin?

Firma Vellerin se od klasické účetní kanceláře liší tím, že pracuje v prostředí spedice a logistiky. Společnosti v tomto oboru mají velmi specifické požadavky a z vlastní zkušenosti víme, že každá vyžaduje individuální přístup.

Velkou oporou nám při spolupráci byl pan Karel Tinka, který se dlouhodobě věnuje automatizaci a trendům v IT. Díky němu jsme získali cenné kontakty přímo na technickou podporu společnosti Prytanis, se kterou jsme ladili individuality při napojení.

Samotná spolupráce probíhala po dohodě všech požadavků velmi hladce. Na rozdíl od standardního napojení na Prytanis vyžadovala firma Vellerin synchronizaci číselníků. Tuto funkci jsme ale ve spolupráci s IT podporou Prytanis úspěšně integrovali.

Rok vytěžování do Prytanisu: Zhodnocení klienta

Co nám přineslo automatické vytěžování faktur do Prytanisu? Hlavně obrovskou úsporu času. Dříve jsem u kvartálního DPH strávil tři dny u šanonů. S Alice mám tu samou věc hotovou za tři hodiny a ještě u toho stihnu oběd.

Ve firmě nám protečou rukama tisíce dokladů měsíčně. Automatizace proto byla nutná. Chceme ale dělat věci jednoduše, proto jsme hledali dodavatele, který vymyslí způsob vytěžování a exportu dokladů do Prytanisu v duchu tohoto motta.

Nakonec vše klaplo, a to dokonce v rekordním čase. S Alice vytěžujeme od února 2025. Dodavatel nám vyšel vstříc i v netypických požadavcích a tak jsme vymysleli i synchronizaci číselníků s Prytanisem.

Karel Tinka, konzultant a IT správce VELLERIN, a.s.

Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí

Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit!

Číst více

Případová studie: Vellerin

Definice a řešení problému

Integrace na Prytanis s firmou Vellerin

Proces napojení Alice a Prytanis

Jak probíhala spolupráce s firmou Vellerin?

Rok vytěžování do Prytanisu: Zhodnocení klienta

Další případové studie

Případová studie: DAKACOM

Případová studie: 4M Group

Případová studie: Teijin Automotive Technologies

Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí