Vyzkoušet zdarma
Případová studie: rodinná účetní kancelář HEUREUX
Účetní kancelář HEUREUX je rodinná firma z Jablonce nad Nisou. Dvě účetní a jeden daňový poradce se starají o více než 100 klientů z celé České republiky – od drobných živnostníků po velké výrobní společnosti.
S rostoucím počtem klientů a dokladů v HEUREUX hledali způsob, jak modernizovat účetnictví a omezit ruční přepis dokladů. Řešením se stala Alice s napojením na účetní software DUEL. Dnes v kanceláři zpracovávají několik stovek dokladů měsíčně a automatické vytěžování faktur jedné účetní šetří až 10 hodin práce.
Definice a řešení problémů
Co požadoval klient?
- Modernizaci účetnictví
- Omezení přepisování dokladů
- Export dokladů do DUELu
- Přehled o práci pro jednotlivé klienty
Jak si s tím poradila Alice?
- Nastavení vytěžování faktur
- Přizpůsobení Alice firemním procesům
- Automatická kontrola duplicitních dokladů
- Postupné ladění zpracování přijatých a vydaných faktur
Vytěžování faktur do DUELu pro rodinnou účetní kancelář
První impulz k automatizaci účetnictví přišel téměř náhodou. Majitel účetní kanceláře narazil na reklamu na aplikaci Alice a zaujaly ho možnosti automatického vytěžování faktur. Kancelář v té době hledala moderní technologie, které by jí pomohly držet krok s digitalizací účetnictví a omezit práci, která nepřináší jejím klientům žádnou přidanou hodnotu.
V únoru 2024 se účetní kancelář HEUREUX zaregistrovala do Alice. Zlom nastal po srpnovém webináři, který se věnoval napojení Alice na účetní software DUEL Ježek. Zástupci HEUREUX následně kontaktovali našeho obchodního zástupce a požádali o přípravu konkrétního řešení.
Na přelomu srpna a září jsme aplikaci nastavili a propojili s DUELem. Už v říjnu 2024 začala kancelář vytěžovat první doklady. Později se spolupráce rozšířila také o automatické zpracování vydaných faktur.
Registrace zákazníka (únor 2024)
Návštěva webináře o napojení Alice na DUEL (srpen 2024)
Kontaktování obchodního zástupce (srpen 2024)
Nastavení aplikace (srpen až září 2024)
První vytěžené faktury (říjen 2024)
Rozšíření o vydané faktury (jaro 2025)
Co přinesla Alice účetní kanceláři HEUREUX?
10 hodin měsíčně
Tolik práce ušetří Alice účetní kanceláři každý měsíc. V Heureuxu díky tomu věnují čas kontrole účetnictví, komunikaci s klienty a další odborným činnostem.
Zpracování stovek dokladů
Takové množství faktur přijde každý měsíc do účetní kanceláře. Automatické vytěžování faktur pro účetní kancelář omezí ruční přepis a zpřehlední celý proces.
108 klientů
Tolik právnických i fyzických osob účetní kancelář Heureux každý měsíc obslouží. Čas ušetřený s Alice kanceláři umožňuje další rozvoj a zaměření se na poradenské služby pro stávající zákazníky.
Jak probíhala spolupráce s účetní kanceláří HEUREUX?
Účetní kancelář HEUREUX patří mezi první klienty, se kterými jsme řešili napojení Alice na software DUEL Ježek. Celá implementace probíhala bez větších komplikací. S týmem jsme si rychle ujasnili očekávání a připravili data, které potřebují přenášet do účetnictví.
V kanceláři HEUREUX k automatizaci nepřistupují bezmyšlenkovitě. Přesně vědí, které doklady se jim vyplatí vytěžovat a kdy je rychlejší zachovat původní postup. Alice jsme díky tomu nenastavovali podle univerzálního scénáře, ale podle skutečných pracovních postupů, kterými se řídí.
Spolupráce pokračovala i po spuštění Alice. Postupně jsme ladili například zpracování vydaných faktur a způsob přenosu účetního případu do DUELu. Díky jejich zpětné vazbě navíc můžeme zlepšovat Alice i pro další klienty.
Jaroslav Ždímal, obchodní zástupce Alice
Jsem vděčná, že nám Alice přišla do života
Na začátku jsme si sice chvíli zvykali na nové prostředí a museli trochu změnit pracovní postupy. To ale patří ke každé změně. Od té doby vidíme, že se Alice neustále vyvíjí, přibývají v ní nové funkce a aplikace se přizpůsobuje tomu, co účetní skutečně potřebují.
Jako účetní nejvíc oceňuji automatickou kontrolu duplicit, přehled o množství zpracovaných dokladů a spolehlivost při vytěžování faktur. Alice mi dnes šetří přibližně 10 hodin práce měsíčně. Když se objeví problém, podpora ho velmi rychle vyřeší. A když je potřeba, mám telefon přímo na pana Ždímala.
Jsem opravdu vděčná, že nám Alice přišla do života. Je to modernizace, která neslouží jen sama sobě, ale přímo nám a způsobu, jakým v naší rodinné účetní kanceláři HEUREUX pracujeme.
Karolína Zárubová, účetní
Další případové studie
Podívejte se na podobné případové studie
