Vyzkoušet zdarma
Popularita umělé inteligence v účetnictví stále strmě stoupá. Kdo nechce stát opodál, musí na technologickou vlnu naskočit, v opačném případě se totiž může začít topit pod tíhou nároků na repetitivní „ruční“ práci. Obor účetnictví je považován za poměrně silně konzervativní, nicméně poslední týdny a měsíce nám jasně ukázaly, že účetní sice nejsou lidé milující dynamické změny, ale dokáží se velmi dobře přizpůsobit nastalé situaci.
Velká řada z nás si totiž uvědomuje možnosti použití umělé inteligence nejenom v účetní praxi, ale také ve svém osobním životě. Není se čemu divit – za poslední rok se na trhu opět objevila nová řešení, díky nimž je zmiňovaná AI lépe uchopitelná, a hlavně lépe použitelná pro praktické využití. Do toho přidejme ještě změny provedené v již existujících řešeních (například Chatu GPT) a máme k dispozici poměrně zajímavý mix technologie, reálné použitelnosti a samozřejmě ekonomické smysluplnosti.
Jaroslave, co ty a umělá inteligence? Setkáváš se s ní i mimo naší aplikaci Alice?
Zamyslím-li se jako běžný uživatel internetu a moderních technologií, pak mohu s klidem na duši říct, že se s umělou inteligenci setkávám téměř na denní bázi. Ona totiž AI nemusí působit pouze v oboru účetnictví, ale dá se velmi dobře využít i v běžném osobním životě. Sám například používám umělou inteligenci pro překlady delších textů nebo dokumentů, což mi značným způsobem zjednodušuje práci a urychluje určité procesy. Na druhou stranu je pravda, že zrovna tato umělá inteligence ještě není natolik dokonalá, abych byl s překladem stoprocentně spokojen. Možná to bude i mým perfekcionismem a snahou dotahovat vše do detailů, avšak téměř všechny texty po dokončení překladu trochu pozměním, aby mi formulace lépe pasovala do kontextu.
Pojďme ale zpět do oboru účetnictví, kde umělá inteligence za poslední rok opět zaznamenala výraznější posun. Asi všichni už víte, že je možné její využití pro vytěžování dat z daňových dokladů. Na trhu jsou dnes k dispozici přinejmenším jednotky aplikací, které vám dokáží pomoci s odstraněním přepisování faktur a účtenek do vašich účetních systémů. Na první pohled se tato řešení mohou zdát srovnatelná, ale opak je pravdou. Jedním z podstatných rozdílů je samotná minulost umělé inteligence. Například naše účetní aplikace Alice využívá od prvopočátku vlastní engine Redque, který vyvíjíme nepřetržitě od roku 2012. Díky tomu nejsou vytěžované faktury a účtenky předávány třetí straně, která by zajistila samotný proces vytěžení, ale naopak jsme schopni vše realizovat ve vlastní režii, což nás odlišuje od většiny konkurenčních řešení.
Co je dobré si před zaváděním AI či obecně digitalizačních nástrojů do účetní praxe, pohlídat?
Samotného mě velmi překvapuje, že údajně tak konzervativně smýšlející uživatelé jsou jedni z prvních, kteří dokážou umělou inteligenci plnohodnotně využívat v praxi. Určitě už se nenacházíme v době, kdy vytěžování dat bylo teprve v plenkách. V současnosti dosahuje aplikace Alice díky vlastnímu enginu AI dlouhodobé úspěšnosti až 98 %. Samozřejmostí je pak kontrola kvality procesu samotného vytěžení a učení na dokladech, s nimiž není uživatel v aplikaci spokojený. Právě tato úspěšnost je jedním z parametrů, které jsou důležité při prvotním rozhodování a zároveň během následného zavádění do vaší účetní kanceláře.
Na tomto místě bych rád zmínil, že aplikace na vytěžování dat z dokladů mají být pouhými pomocníky při každodenní práci s daňovými doklady. Určitě by bylo nevhodné si myslet, že díky zavedení těchto aplikací do vaší účetní kanceláře dojde k nucenému propouštění zkušených účetních s řadou certifikací.
S Alice naopak chceme dát těmto uživatelům k dispozici nástroj, který jim usnadní rutinní činnosti, u nichž není nutné přemýšlet. Ono přepsat fakturu nebo účtenku do účetního programu není nic složitého a dovolím si vyslovit nahlas, že tuto činnost zvládne téměř každý. Účetní naopak chceme dát více prostoru a klidu na zpracování kontrolních hlášení k DPH, k výkaznictví nebo například k manažerskému účetnictví, na což někdy pod tlakem přicházejících dokladů nejsou myšlenky ani prostor.
Jaká je časová náročnost na zavedení vaší aplikace do fungování firmy?
Účetní rozhodně nejsou uživatelé, kteří by měli úplně nulové znalosti z oblasti IT. Naopak jsou díky moderním účetním programům velmi dobře informováni, a proto u drtivé většiny z nich proběhne zavedení aplikace na vytěžování dat z dokumentů bez sebemenších problémů. Jejich nasazení je totiž možné v řádu desítek hodin až jednotek dnů. To je velmi podstatný rozdíl například od komplexních účetních programů, jejichž zavedení nebude dle mého názoru zdaleka tak flexibilní a jednoduché. Ostatně se není čemu divit, protože se jedná o robustní softwarová řešení.
Zavedení aplikace Alice do Vaší účetní kanceláře pak může proběhnout dokonce v řádu desítek minut. Je zde možnost se do aplikace zaregistrovat a rovnou během prvních kroků v rámci dané aplikace můžete začít s nastavováním. Napojení sběrné emailové adresy, povolení základních funkcionalit nebo vytvoření uživatelů či účetních jednotek zabere jen několik minut. Pokud si navíc uživatel nebude vědět s čímkoliv rady, má přímo v aplikaci k dispozici uživatelskou dokumentaci neboli nápovědu.
Z pohledu uživatele je důležité zmínit jednoduchost. Alice chceme zachovat maximálně uživatelsky přívětivou, aby si sama účetní mohla kdykoliv zapnout například funkci automatického našeptávání číselníků. Díky tomu si Alice na základě dodavatele zapamatuje hodnotu předkontace, členění DPH nebo středisko, případně činnost a zakázku. Stejně tak je možné napojit aplikaci na váš účetní program, a to buď formou datového můstku, nebo voláním API či exportem dokladů ve formátu XML nebo ISDOC.
Dá se vůbec definovat ta nejvhodnější doba, kdy s něčím takovým začít?
Nejvhodnější doba na zavedení umělé inteligence se určitě nedá jednoznačně určit. Z naší zkušenosti zprostředkovaného pohledu účetních kanceláří ovšem dává smysl začít na zavedení pracovat na podzim, tedy před koncem účetního období. Proč? Důvod je jednoduchý. Samotné zavedení a zprovoznění aplikace používající umělou inteligenci je velice snadné, na druhou stranu v praxi je třeba počítat i se zaškolením jednotlivých uživatelů a vychytáním prvotních drobností. Objektivně potvrzuji, že i když máme v implementacích do účetních kanceláří poměrně bohaté zkušenosti, vždy se dozvíme něco nového.
Důvodem jsou pravděpodobně mikro rozdíly, které se objevují v procesech jednotlivých účetních kanceláří. Napadá mě jednoduchý příklad, a to práce s účtenkami placenými platebními kartami. Většina účetních je účtuje do agendy ostatních závazků, jsou i tací, kteří je zapisují přímo do pokladny. A toto jsou ty detaily, které máme možnost před začátkem nového účetního období v klidu a bez stresu doladit.
Na závěr bych rád zmínil, že vlastně není důležité, zda začnete se zavedením aplikace Alice či jiného řešení pomáhajícího s vytěžováním dat z daňových dokladů před koncem účetního období. Mnohem důležitější je skutečnost, že nad jejím použitím vůbec přemýšlíte a jste si vědomi, že budoucnost účetnictví se bude ubírat tímto směrem. Kdo nyní nebo v následujících měsících tento trend nezachytí a takříkajíc se zastaví, bude mít problém s konkurenceschopností. Aneb jak pravil klasik, kdo chvíli stál, již stojí opodál.
