Importujte s Alice své doklady do DUELU

Alice je k DUEL připojena prostřednictvím můstku, který instalujeme během zavádění aplikace. Tento datový můstek zajišťuje plynulý přenos dokumentů a všech relevantních informací z Alice do účetního systému DUEL a naopak (například externí ID dokumentu/číslo dokumentu). Instalaci datového můstku obvykle provádíme my, nicméně zákazník apříklad má možnost si datový můstek nainstalovat sám za symbolický snížený poplatek podle přiloženého návodu.

Faktury nahráváte do Alice pomocí e-mailu, skeneru nebo mobilní aplikace a necháte je automaticky vytěžit. Snažíme se celý proces maximálně automatizovat, aby klient nemusel čekat na dokončení vytěžení. Účetní jednotka je přiřazena automaticky na základě identifikačního čísla odběratele (IČO) nebo e-mailu, ze kterého byl dokument odeslán. Po vytěžení účetní otevře dokument, zkontroluje jej a vybere odpovídající číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Po kliknutí na tlačítko exportovat se dokument přesune do fronty k exportu, kde ho zpracuje nainstalovaný datový můstek. Tento datový můstek nativně kontroluje frontu každých 30 vteřin a odesílá dokumenty do systému DUEL, avšak interval můžete v nastavení můstku upravit. Úspěšný export do DUELU je potvrzen, jakmile je dokument označen jako exportovaný a objeví se v sekci Závazky a pohledávky v dané účetní jednotce v DUEL. Pokud jsou číselníky nastaveny přímo v Alice, dokument je již zaúčtován a účetní v systému DUEL jej nemusí dále upravovat.

Účtenky můžete nahrát do Alice různými způsoby: prostřednictvím e-mailu, skeneru nebo mobilní aplikace, a necháte je automaticky vytěžit. Aplikace účetní jednotku automaticky přiřadí buď na základě e-mailu, ze kterého byl doklad odeslán, nebo dle uživatelské volby v mobilní či webové aplikaci, kde si uživatel může příslušnou účetní jednotku zvolit. Po dokončení vytěžení účetní otevře dokument, zkontroluje vytěžená data a vybere odpovídající číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Následně po kliknutí na tlačítko exportovat se účtenka přesune do exportní fronty, kde ji zpracuje předinstalovaný datový můstek. Tento datový můstek nativně kontroluje frontu každých 30 vteřin a odesílá dokumenty do systému DUEL, avšak interval můžete v nastavení můstku upravit. Úspěšný export do DUELU je potvrzen, jakmile je účtenka označena jako exportovaná. V systému DUEL se účtenka zobrazí v sekci Pokladna (pokud bylo placeno hotově a je to tak nastaveno). Pokud jsou číselníky nastaveny přímo v Alice, je dokument již zaúčtován a účetní jej v systému DUEL nemusí dále upravovat.

Alice umožňuje nastavit schvalovací workflow pro dokumenty, což je ideální pro klienty, kteří potřebují dodatečnou kontrolu nad účetními procesy. Účtenky nebo faktury jsou nejprve nahrány do Alice, kde probíhá jejich vytěžení. Poté dokument otevře prvotní zpracovatel, což bývá obvykle junior účetní, který by jinak zadával údaje ručně, a následně ho odesílá ke schválení. Schvalovatel, zpravidla senior účetní nebo vedoucí účetnictví, následně dokument kontroluje, vybírá předkontaci, DPH a číselnou řadu, kam chce dokument zaúčtovat. Doklad je poté poslán do systému DUEL již jako kompletně zaúčtovaný.

Ačkoliv naše AI dosahuje úspěšnosti až 98 %, chyby se mohou stát. Pokud Alice chybuje, je nutné data opravit ručně, což díky zvýraznění částí modrou linkou trvá jen několik vteřin. Vždy doporučujeme chybně vytěžené dokumenty nahlásit, abychom je mohli zařadit do manuálního učení naší aplikace a předejít tak podobným chybám v budoucnu.

V Alice je možné zřídit neomezený počet účetních jednotek bez dalších nákladů, což je ideální řešení pro účetní kanceláře s měsíčním paušálním poplatkem. Přiřazení dokumentů k jednotlivým účetním jednotkám probíhá automaticky během vytěžování, a to buď dle IČO odběratele u faktur nebo podle e-mailu odesílatele pro účtenky. Dále lze každé účetní jednotce přiřadit specifické uživatele, což zajišťuje, že účetní mají přístup jen k dokumentům, které mají zpracovávat, a nedochází tak k překrývání s dokumenty od jiných kolegů.

Alice umožňuje připojení různých účetních jednotek k různým účetním systémům, což vám dává možnost se flexibilně rozhodovat, které dokumenty chcete prostřednictvím Alice zpracovávat. V případě, že používáte více účetních systémů, je třeba počítat s vyššími náklady na implementaci, které se odvíjejí od složitosti integrace jednotlivých systémů.

Připojení Alice k systému DUEL je jednoduché. Obvykle připojení zajišťujeme my jako součást placené implementace, avšak účetní mohou za symbolický poplatek provést instalaci datového můstku sami, podle poskytnuté uživatelské dokumentace.

Alice je schopna efektivně zpracovávat přijaté i vydané faktury, účtenky, zálohové faktury, dobropisy a také objednávky.

Není nutné mít pro každou účetní jednotku samostatný email. Účetní kanceláře často využívají jeden společný email pro všechny účetní jednotky, což je doporučovaný způsob pro zajištění stabilního a spolehlivého importu dokladů. Rozdělení dokladů mezi jednotlivé účetní jednotky probíhá až během vytěžovacího procesu, takže klient má na výběr, zda upřednostní jeden společný email, nebo si zřídí několik separátních emailů pro různé účetní jednotky.

Ano, Alice umožňuje, aby v rámci jednoho měsíčního tarifu pracoval neomezený počet uživatelů. Proto je možné poskytnout přístupové údaje i vašemu klientovi, který by vám normálně fyzicky předával daňové doklady. Zároveň je možné nastavit omezení uživatelských práv tak, aby klient mohl dokumenty pouze vkládat, ale nesměl je samostatně odesílat do účetního programu. Lze také klienta omezit tak, že má přístup jen k dokumentům specifické účetní jednotky, takže vidí pouze faktury a účtenky týkající se jeho společnosti.

Mobilní aplikaci poskytujeme jak pro Android, tak pro iOS a slouží primárně k nahrávání daňových dokladů. Pokud máte papírový doklad, jako je účtenka nebo faktura, a nechcete ho skenovat, stačí jej nafotit pomocí naší mobilní aplikace. Hned po nafocení se spustí proces vytěžení dat z dokladu a ihned po dokončení se tento doklad zobrazí ve webové verzi aplikace Alice, kde s ním můžete vy nebo vaše účetní dále pracovat.

Pokud se dokument nepodařilo odeslat do DUELU, zobrazí se v aplikaci Alice jako chybný. Přejetí myši nad tento stav ukáže chybovou hlášku, která vysvětlí důvod, proč k odeslání nedošlo. To neznamená, že je dokument ztracen – stále zůstává uložený v Alice. Většinou lze drobnou chybu opravit a dokument poté znovu úspěšně exportovat do DUELU.

Přidání nové účetní jednotky do systému Alice je jednoduché a může ho s pomocí dostupné uživatelské dokumentace provést každý. Stejně snadné je i přidání účetní jednotky v systému DUEL. Rozšíření můstku do DUELU může být o něco složitější, ale s technickou podporou to zvládnete bez problémů, nebo si můžete rozšíření provést sami podle uživatelské dokumentace.