Digitalizace bez stresu: Jak propojit faktury, CRM i účetní

Digitalizace už dávno není jen o technologiích. Chytře nastavený systém modernizuje firemní procesy a ušetří čas i peníze. Firmy díky němu zastřeší faktury, klienty i týmovou komunikaci a vytvoří efektivní architekturu bez zbytečného stresu a zmatků.

Digitalizaci si spousta klientů spojuje s umělou inteligencí. Vše ale neleží na bedrech AI – přestože je jako taková velkým pomocníkem. Jako taková potřebuje kontext a jasně nastavenou firemní strukturu, jinak nepřinese požadované výsledky.

Jeden systém vládne všem…

Už žádné přepínání mezi tabulkami, papíry a e-maily. CRM vše propojí do jednoho nástroje – obchod, správu kontaktů, účetnictví, úkoly i týmovou komunikaci. Díky integraci externího softwaru firmy získají komplexní platformu, která zajistí většinu firemních procesů.

• Ukládá kontakty.
• Sleduje obchodní případy.
• Usnadňuje vedení externího účetnictví.
• Organizuje úkoly a projekty.
• Automatizuje schvalování procesů.

Umělá inteligence v CRM umožňuje nastavení automatizace. Ať už jde o schvalování dokumentů, vytěžování faktur a účtenek nebo zavádění nových zakázek – vše se obejde bez rutinního přepisování a ručního zadávání dat.

Méně chyb a více přehledu

Co znamená digitalizace? Obecně řečeno jde o převod papírových a analogových procesů do digitální sféry. Faktury se z šanonů přemístí do cloudu, ze stolů zmizí papírky s poznámkami a zápisy z porad se ukládají do CRM, kde k nim má přístup celý tým.

Umělá inteligence tyto procesy usnadňuje – stala se klíčovým prvkem automatizace. Jednotlivé procesy se spouštějí podle předem nastavených pravidel, které stanoví uživatel podle vlastních potřeb. AI postupně rozpoznává pravidelné vzorce, sama se učí a upozorňuje na případné chyby.

Digitalizace se nestane přes noc. Je to průběžná transformace firemních procesů s postupnou integrací nových nástrojů. Pro firmy se ale stává nezbytnou a to hned z několika důvodů.

• Zvýšení tlaku na efektivitu a přesnost
• Legislativní důvody (povinnost e-fakturace, archivace dokladů podle zákona)
• Vzestup cloudových nástrojů a automatizace pomocí umělé inteligence
• Potřeba dostupnosti dat na dálku (home office, remote, outsourcing služeb)
• Konkurenceschopnost

Když firma funguje sama od sebe

Co se stane po dosažení efektivně nastavené automatizace? Procesy se řídí samy a zaměstnanci mají čas na důležitější úkoly. Digitalizace vytváří komplexní ekosystém a dobře namazaný stroj. Umělá inteligence pomáhá v těchto odvětvích.

• Elektronická archivace dokladů – umělá inteligence umožňuje snadné uchovávání a třídění faktur, objednávek, dodacích listů a dalších dokladů.
• Automatizované workflow – díky chytrému nastavení procesů umělá inteligence ověřuje párování dokladů s platbami, připomíná termíny a snižuje chybovost při ruční práci.
• Vytěžování dat z dokumentů – AI zvládá automatické čtení a vytěžování faktur a účtenek a jejich převod do elektronické podoby. Oproti běžnému OCR rozezná i kontext a aplikace jako Alice umožňují komplexní správu s dokladem.
• Prediktivní analýza a reporting – snadná a rychlá analýza velkých objemů dat a předpovídání dalšího vývoje usnadňuje strategická rozhodnutí v managementu.
• Chytré třídění a kategorizace – umělá inteligence automaticky přiřadí nový doklad ke správnému klientovi, projektu nebo typu nákladu. Čím více dat zpracuje, tím přesněji funguje.

Digitálně, ale po svém

Každá firma má jiný rytmus a očekávání. Digitalizace, elektronická správa dokladů a automatizace účetnictví neposkytuje univerzální návod. Správné propojení vhodných nástrojů na vytěžování dokladů a technologií vám ale práci usnadní a vy získáte prostor pro růst.