„Nepřemýšlejte o digitalizaci, vyzkoušejte si ji!“ Rozhovor s Jaroslavem Ždímalem o vytěžování v praxi

Kdy nastane správný čas na digitalizaci dokladů? A co musí firma zvládnout mezi první poptávkou a provozem aplikace na vytěžování dokladů? Náš obchodní zástupce Jarda Ždímal popisuje celý proces nasazení od zmapování současných procesů až po moment, kdy se vytěžování faktur stane běžnou součástí praxe.

Jardo, kdy by měla firma začít s vytěžováním dokladů?

Ahoj Michale. Jsou tři situace, kdy to má smysl. Někdy firma vidí, že digitalizace dokladů funguje jinde a chce si ji také vyzkoušet. Jindy dá podnět přímo majitel nebo vedení, které chce automatizovat některé procesy nejen v účetnictví.

Třetí impuls, který sám považuji za ten nejlepší, je, když s tím přijde sama účetní. Nestíhá, tráví v práci moc času a hledá způsob, jak si usnadnit práci s doklady.

Správný čas nastává, když současný způsob práce začíná firmu nebo zaměstnance brzdit. Jakmile si řeknete, že vás ruční zpracování dokladů obtěžuje, je čas začít hledat možnosti automatizace účetnictví.

Od kolika dokladů dává digitalizace smysl?

U účetní kanceláře bych jako orientační hranici uvedl 300 dokladů měsíčně. Menší množství jakž takž zpracuje ručně, i když už je to nepříjemná a zbytečná rutinní práce.

Ve firmách ale žádná univerzální hranice neexistuje. Nejde totiž jenom o přepisování faktur. Firmy řeší příjem dokladů, evidenci, předávání mezi zaměstnanci, schvalování a export do účetního systému. S tím vším automatizace účetnictví pomůže.

U externí účetní hodně záleží na tom, co všechno pro firmu dělá. Běžně se setkávám s OSVČ, které mají na starost kromě faktur také mzdy nebo další administrativu. Těm dává smysl automatické vytěžování i při nižším množství dokladů.

Musí mít firma před zavedením Alice popsané procesy?

Nemusí mít dokonale zpracovanou dokumentaci, ale bez přípravy to nejde. Musí vědět, jak současné zpracování faktur funguje a kdo za jednotlivé kroky odpovídá.

Při integraci Alice potřebujeme vědět, jak doklady do firmy přicházejí, kdo je přebírá a zda jdou nejdřív ke schvalovateli nebo na účtárnu. Pokud firma tyto procesy zná, snadno pojmenuje i jejich slabá místa.

Co si ujasnit před výběrem aplikace na vytěžování dokladů?

Firma by měla znát hlavní problém, který chce vyřešit. Ztrácejí se doklady? Tráví spoustu času jejich přepisováním? Potřebuje zrychlit schvalování? Odpovědi na tyto otázky by měla firma znát už při první schůzce. 

Často se totiž stává, že rychlost je důležitější než cena. Pokud firmu opouštějí účetní, protože procesy nedávají smysl, potřebuje rychlé řešení. Doporučuji také porovnat více systémů na vytěžování. Udělejte si pár schůzek, navštivte školení nebo workshopy a udělejte si představu, co jednotlivé systémy umí.

Na co firmy při výběru zapomínají? 

Hodně se setkávám se zkreslenou představou o tom, co umí umělá inteligence. Některé firmy očekávají, že nasadí AI, která si se vším sama poradí a za zlomek peněz nahradí práci zaměstnanců.

Takové očekávání často vede k tomu, že se hledá komplikované řešení pro jednoduchý problém. Největší šanci na úspěch má podle mě takový nástroj, který je srozumitelný, uživatelsky přívětivý a zaměstnanci ho rychle přijmou.

Je lepší nasazení najednou, nebo pilotní provoz?

Jednoznačně pilotní provoz. Během prvních schůzek projdeme potřebné funkce a základní procesy, řadu detailů ale odhalí až práce se skutečnými doklady.

Pilot ukáže specifika některých dodavatelů, doklady v režimu přenesené daňové povinnosti nebo zvláštní způsoby schvalování faktur. Zároveň se ověří napojení na účetní systém a úspěšnost vytěžování různých typů dokumentů.

Jak velký by měl být pilotní provoz?

Většinou stačí 20 až 50 dokladů. Důležitější než množství je ale jejich různorodost. Nemá smysl testovat 50 stejných faktur od jednoho dodavatele. Lepší je zahrnout různé formáty, dodavatele a typy dokumentů.

Účetní kanceláře mohou zvládnout testování aplikace s jednou účetní a dodavatelem. Ve firmě doporučuji zapojit jednu účetní, schvalovací cestu a vybranou skupinu dodavatelů.

Jak dlouho trvá nasazení Alice?

V průměru přibližně čtyři týdny. Doba se ale liší podle typu firmy, složitosti procesů a požadovaného napojení. Rychlost napojení také ovlivňuje, jak rychle firma předá potřebné informace, zapojí odpovědné zaměstnance a přijme finální rozhodnutí.

Koho je potřeba před spuštěním proškolit?

Nejdůležitější jsou vždycky ti zaměstnanci, kteří s Alice pracují každý den. Musí znát základní funkce a prakticky si vyzkoušet celý postup od nahrání dokladu přes kontrolu vytěžených údajů až po jejich export.

Jak školení probíhá?

Rozsah školení se snažím odhadnout už při úvodní schůzce. Někdo se v aplikaci zorientuje okamžitě, jiný potřebuje kroky projít podrobněji. Vždycky se ale zaměřujeme na využití Alice v praxi. 

Školení trvá přibližně půl hodiny a uživatel si pod naším dohledem zpracuje několik dokladů. Je důležité ale taky pro mě a zbytek týmu. Sbíráme během něj zpětnou vazbu, kterou využíváme ke zlepšování prezentace Alice.

Důležité je ale taky vědět, kam se obrátit v případě problémů. Uživatelé mají k dispozici podrobnou dokumentaci, videonávody na YouTube, webináře a technickou podporu.

Jak pracovat s lidmi, kteří nový systém odmítají?

Nejdříve bych jim dal možnost si systém skutečně vyzkoušet. Není nic horšího, než když člověk aplikaci nikdy neviděl, nepracoval s ní a předem ji odmítne. 

Konkrétním zaměstnancům je potřeba ukázat, jak bude nový postup vypadat při každodenní práci. Potom je potřeba dát jim čas, prostor na dotazy a možnost říct, co jim nevyhovuje.

Určitá počáteční nedůvěra je ale přirozená. Lidé jsou zvyklí na své postupy, i když nejsou ideální. Právě proto při zavádění pomáhají trpělivost, praktická ukázka a dostatečná péče.

Jaké chyby dělají firmy během prvních týdnů?

Nejčastější chybou je přílišné soustředění na výjimky a drobnosti. Firma například zjistí, že Alice nepracuje ideálně s určitým typem dokladu. Ten ale tvoří zlomek celkového množství. Při vyhodnocování je proto důležité sledovat celkový přínos a nepodlehnout tunelovému vidění.

Kdy firma pozná, že Alice funguje?

První smysluplné hodnocení doporučuji po třech až pěti měsících. Alice funguje jako virtuální asistentka a podobně jako nový zaměstnanec potřebuje chvíli na to, než se plně zapojí do provozu.

Některé výsledky ale firma změří snadno. Třeba dobu zpracování dokladů, počet ručních zásahů nebo podíl přijatých faktur zaplacených po splatnosti. 

Další přínosy se měří hůř, ale poznáte je. Účetní nejsou pod tlakem, doklady mají včas a nemusí je dohledávat. Pracovní pohodu sice do tabulky nezapíšete, ale poznáte ji na první pohled.

Co doporučit firmě, která chce začít právě teď?

Nepřemýšlejte o digitalizaci, vyzkoušejte si jí. Zaregistrujte se do některého řešení, nahrajte první doklady a uvidíte, jak vytěžování dokladů zapadne do vaší praxe. U nás si můžete vyzkoušet třeba Alice zdarma.

Nejdůležitější ale je, abyste ke změně měli vlastní důvod. Zavádět nový systém jenom proto, že ho používají jinde, nedává smysl. Musíte vědět, co chcete zlepšit a proč je pro vás současný způsob práce nevyhovující.

Děkujeme Jardovi za rozhovor a praktický pohled na digitalizaci v každodenním provozu. Pokud vás zajímá více, sledujte jeho LinkedIn a přihlaste se k jeho pravidelnému newsletteru.