Automatické vytěžování faktur pro účetní kancelář- Alice

Případová studie: Účetní kancelář Dana Rudolfová

Paní Dana Rudolfová vede účetní kancelář ve Středních Čechách. Jak účetní pracuje od roku 1993, svoji působnost rozšířila v roce 2003 i na daňové poradenství.

Účetní kancelář se třemi zaměstnanci zpracuje několik tisíc dokladů měsíčně. Zaměřují se převážně na menší firmy, právnické a fyzické osoby, vos a další subjekty.

Účetní kancelář poptávala snadné napojení na účetní software Pohoda, ve kterém pracují její zaměstnanci. Cílem bylo zbavení se rutiny při ručním zpracování a zefektivnění účetní práce.

Vytěžování faktur do Pohody pro účetní kancelář paní Rudolfové

Spolupráce s paní Rudolfovou začala v lednu 2024 po registraci paní Rudolfové do našeho systému. Během prvního měsíce došlo k ujasnění všech požadavků na vytěžování faktur. Cíl byl jasný: jednoduchý systém na vytěžování faktur a účtenek, který usnadní zpracování dokladů.

Účetní kancelář začala okamžitě vytěžovat doklady s Alice. Napojení na Pohodu proběhlo přes datový můstek a paní Rudolfová ho zvládla ve spolupráci s naším IT oddělením. V průběhu využívání došlo k výraznému snížení chybovosti při zpracování přijatých a vydaných faktur a účtenek od klientů.

Dnes účetní kancelář aktivně využívá aplikaci na vytěžování dokladů a poskytuje cennou zpětnou vazbu k jednotlivým funkcím. Zákaznice má nastavený sběrný e-mail, používá mobilní aplikaci. V současnosti neplánuje rozšíření funkcí, cílem je ale kompletní přechod z papíru na elektronické doklady.

Proces napojení Alice na Pohodu

Poptávka zákazníka a definování požadavků na funkce. (leden 2024)

Nastavení datového můstku.

První vytěžené doklady s aplikací Alice. (únor 2024)

Postupné zlepšování přesnosti vytěžovaných faktur díky umělé inteligenci.

Jak probíhala spolupráce s paní Rudolfovou?

Majitelka účetní kanceláře paní Rudolfová nás kontaktovala na konci roku 2023, spolupráce začala v lednu 2024. V době před automatickým vytěžováním její účetní kancelář zpracovávala faktury částečně ručně, částečně elektronicky podle možností klientů.

Účetní kancelář měla zkušenost s konkurenčním softwarem, hledala ale jednodušší řešení na vytěžování faktur. Šlo jí především o rychlý způsob, jak dostat faktury do účetnictví bez zbytečných mezikroků.

Napojení Alice na účetní software Pohoda zvládla klientka sama s drobnou dopomocí našich techniků. Nástroj si ale velmi rychle osvojila a okamžitě ho uvedla do ostrého provozu.

V současnosti paní Rudolfová poskytuje cennou zpětnou vazbu, na jejímž základě přidáváme do aplikace nové funkce. Došlo také k nasazení mobilní aplikace, kterou účetní kancelář aktivně využívá.

Alice je naprosto zlatá: zhodnocení spolupráce od klientky

V kanceláři jsme měli pár zkušeností s aplikacemi na vytěžování faktur. Všechny ale byly zbytečně robustní a měly spoustu funkcí, které v praxi nevyužijeme. Hledali jsme něco jednoduchého, s čím se rychle naučíme a uvedeme do provozu.

Poptali jsme proto Alice, odkud se nám ozval Jaroslav Ždímal. S ním jsme probrali všechny požadavky a ujasnili si pár detailů. Zhruba za měsíc bylo napojení hotové a začali jsme vytěžovat.

Na Alice nás nejvíc baví jednoduchost. Ovládání je intuitivní a pokud si s něčím nevíte rady, pomůže vám zákaznická podpora. Program se přizpůsobuje za pochodu a postupně snižuje chybovost. Sama jsem zvědavá, kam se nástroj dostane a jak uspěje při kontrole.

Alice má pár nedostatků. U Pohody občas narážíme na problém s ručním zaúčtováním, kde vznikají duplicity. Uvítali bychom také barevné rozlišení klientů, dokladů, třídění klientů a nastavení písma.

To jsou ale detaily a všechno důležité Alice splňuje dokonale. Sama říkám, že je fakt zlatá a doporučuji ji kolegům. U klientů zatím bojujeme s využíváním mobilní aplikace, ale věřím, že i tohle se postupně zlepší.

Dana Rudolfová, majitelka účetní kanceláře

Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí

Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit!

Číst více

Případová studie: Účetní kancelář Dana Rudolfová

Definice a řešení problému

Vytěžování faktur do Pohody pro účetní kancelář paní Rudolfové

Proces napojení Alice na Pohodu

Jak probíhala spolupráce s paní Rudolfovou?

Alice je naprosto zlatá: zhodnocení spolupráce od klientky

Další případové studie

Případová studie: 4M Group

Případová studie: Norwit

Případová studie: Vellerin

Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí