Nejčastější chyby účetních a jak se jim vyhnout?

Překlepy, chybné částky nebo špatné zaúčtování zkomplikují účetnictví. Vedou k nesouladům ve výkazech, zbytečným opravám dokladů a v nejhorší případě k finančním ztrátám a problémům s úřady. Účetní si je ale často způsobují samy svým způsobem práce.

Průzkum mezi účetními ukázal, že přes 59 % z nich udělá minimálně jednu chybu měsíčně. Ne vždy se jedná o fatální pochybení. I drobná chyba ale způsobí problémy ve vedení účetnictví. Stačí přitom málo a chybám se jednoduše vyhnete.

Překlepy a záměna čísel

Ruční zadávání a přepisování dokladů vede k překlepům. Zatímco v e-mailu může překlep působit úsměvně, účetnictví vyžaduje přesnost. Špatně zapsaná částka, chyba v desetinné čárce, nesprávně uvedený variabilní symbol nebo datum jsou nežádoucí.

Sebemenší drobnost rozhodí účetní rozvahu a vyžaduje opravu. Ruční vstup a přepisování faktur způsobuje až 60 % účetních chyb. Tyto nedostatky ale účetní snadno minimalizují díky aplikaci na vytěžování dokladů Alice, která pracuje s 98% přesností.

Duplicitní nebo chybějící zaúčtování

Ať už jde o zápis jednoho dokladu dvakrát, nebo jeho opomenutí – vždy se jedná o problém. Nutno ale podotknout, že účetní jsou v tomto často nevinně. Doklady se k nim dostávají na poslední chvíli a klienti jim je předávají mnohdy bizarním způsobem.

Řešení duplicit a chybějících dokladů zvyšuje náklady na zpracování až o 20 %. Tím to ale nekončí. Duplicity a chybějící doklady dělají nepořádek v účetnictví a vytvářejí potenciálně falešné finanční výsledky.

Špatné zaúčtování

Zaúčtování do špatného období, na nevhodný účet nebo nesprávné zařazení do nákladů nebo aktiv jsou další časté chyby účetních, které mají negativní dopad na vedení účetnictví. Zkreslují finanční výsledky, komplikují daňové povinnosti a vedou k časově náročným opravám.

Reverzní chyba (záměna debetu a kreditu) vypadá nenápadně, o to větší problémy ale působí. Rozvaha na první pohled sedí, účetní záznamy ale neodpovídají skutečnému stavu. Tyto chyby se často odhalí až při auditu nebo daňové kontrole.

Jak opravit chyby v účetnictví?

Chyby v účetnictví se stávají – žádný člověk nefunguje jako stroj. O to důležitější je prevence. Aplikace na vytěžování účtenek a faktur účetní zbaví rutinní práce, při které chybují nejčastěji. Co když ale přece jenom udělají chybu?

Postup opravy chyby v účetnictví definuje zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. v § 35. Jedná se o striktní a předem stanovený proces.

• Dodržení účetních zásad a principů – oprava musí být úplná, správná, srozumitelná, přehledná a průkazná.
• Odstranění chyb bez zbytečného odkladu – kromě okamžitého odstranění chyby je třeba náležitá kontrola, zda se nepromítla do souvisejících účetních výkazů a záznamů.
• Kompletní informace o opravě – z opravy musí být na první pohled patrné, kdo ji provedl, kdy a je nutné doložení obsahu dokumentu před chybou i po její opravě.

Dopady chyb v účetnictví

Chyby v účetnictví neznamenají pouze nepřesnost v tabulkách. Ve větší nebo velké míře ovlivňují finanční kondici firmy. Každá chyba má svůj dopad a čím déle zůstane bez opravy, tím větší škody způsobí.

• Finanční dopady – škody způsobené chybami se kumulují. Firma zbytečně přeplácí, případně jí hrozí postih z pozdního splacení a ztráta výhod u obchodních partnerů.
• Poškození reputace – neefektivní vedení účetnictví ohrozí dodavatelsko-odběratelské vztahy.
• Právní a daňové riziko – nesprávné vykázání příjmů a výdajů vede k doměřování daně, penále a úroku z prodlení.
• Neefektivita práce – každá oprava způsobuje zpoždění měsíčních a ročních uzávěrek a odevzdávání reportů. Účetní tráví čas dohledáváním chyb a jejich opravami.

Dělejte účetnictví chytře a bez chyb. Aplikace na vytěžování dokladů Alice automatizuje rutinní procesy a zpracuje doklady s přesností 98 %. Minimalizujte riziko překlepů, duplicit i špatného zaúčtování a soustřeďte se na práci, která vaší firmě přináší skutečnou hodnotu.