Jednoduchý export faktur do ISDOC – jak na něj?

Klasické papírové faktury postupně mizí. S nástupem (a budoucí povinností) elektronické fakturace firmy mnohem více využívají jiné způsoby než předání dokladů. Export faktur do ISDOC jde modernímu pojetí naproti – o co jde a proč ho účetní využívají stále častěji.

Export a import ISDOC faktur umožňuje snadné předávání dokladů a jejich opatření náležitostmi jako je elektronický podpis. V současné době jde o standard, se kterým si poradí všechny běžně dostupné účetní softwary i aplikace na vytěžování dokladů.

Co je to formát ISDOC?

ISDOC (Information System Document) představuje standard pro elektronickou fakturaci v Česku. Způsob fakturace je založený na XML dokumentu, který obsahuje všechny povinné informace na dokladu.

• Název firmy
• Sídlo
• IČ a DIČ
• Evidenční číslo dokladu
• Datum uskutečnění plnění a další

Jedná se o otevřený standard vytvořený ICT Unií, který velmi rychle získal podporu většiny účetních softwarů a ERP systémů. Díky tomu nejoblíbenější účetní programy umožňují jednoduchý export faktur do ISDOC a jejich přijetí stejným způsobem.

Pro uživatele má export faktur do ISDOC dvě výhody:

• Automatizovaný přenos dat – minimalizuje ruční datlování dokladů, snižuje chybovost, šetří čas a peníze.
• Elektronický podpis – elektronická faktura tím plní podmínky zákona o DPH, jelikož ji vydává kvalifikovaná autorita.

ISDOC faktury se postupně staly zavedeným standardem stejně jako QR kódy a další moderní technologie. Uživatel ji nijak nepozná, přiložený XML soubor ale zjednodušuje strojové čtení dokladu a umožňuje jednoduchý import faktur do Pohody a dalších účetních systémů.

Jak vyexportovat fakturu do ISDOC?

ISDOC fakturu vygeneruje účetní software – obvykle ve formě PDF souboru opatřeného „neviditelnou“ vrstvou, která obsahuje potřebné informace. Právě tato vrstva je klíčová pro rychlé vytěžení a import faktury do účetního softwaru.

Export ISDOC faktury z Pohody

Export faktury do ISDOC probíhá ve většině systémů podobně. Účetní softwary mají vlastní nástroje, pomocí kterých vytvoří a vyexportují ISDOC fakturu s potřebnými náležitostmi. Takto export faktury do ISDOC probíhá v účetním softwaru Pohoda.

1. Otevřete agendu Vydané faktury. 
2. Vyberte doklad, který chcete exportovat do ISDOC.
3. V menu Záznam klikněte na Export do formátu ISDOC. 
4. Nastavte parametry exportu (složka pro uložení, formát, elektronický podpis, přílohy a další)
5. Potvrďte a exportujte fakturu do ISDOC.

Jak načíst a vytěžit ISDOC fakturu?

Export faktury je pouze první polovina cesty. Opravdové výhody ISDOC faktur přicházejí až s jejich importem a vytěžováním. Zde se projevuje jejich plný potenciál, neboť data v XML vrstvě se nacházejí ve strojově čitelném formátu.

ISDOC XML se buď nachází přibalené v .zip souboru (tzv. ISDOCX) nebo je součástí PDF souboru (tzv. ISDOC.PDF). Vytěžení a import ISDOC faktury probíhá ve většině softwarů podobně. My si ho opět ukážeme na importu do Pohody.

1. V menu Záznam vyberte agendu Import dokladů.
2. Vyberte složku nebo soubor s XML souborem.
3. Pohoda automaticky zkontroluje elektronický podpis a při importu zařadí doklad do příslušné agendy.

Druhá možnost importu ISDOC faktury je přes aplikaci na vytěžování faktur. Nahrajte ISDOC fakturu do Alice, která vytěží data, ověří IČ v Ares a po schválení dokladu odešle informace do příslušného účetního software. Účetní tím tak získá lepší kontrolu nad přijatou fakturou.

Proč potřebuje ISDOC faktura elektronický podpis?

Elektronický podpis na ISDOC faktuře zajišťuje její pravost a validitu – jednoduše řečeno víte, že ji opravdu vystavil ten člověk, který vám ji zaslal. Elektronický podpis se stal součástí moderně vedeného účetnictví a zaručuje soulad s českou legislativou hned v několika oblastech.

• Autenticita – snadné ověření pravosti původu.
• Integrita – informace na dokladu se nijak nezměnily.
• Čitelnost – doklad jde otevřít a strojově přečíst.

Import a export faktur do ISDOC šetří čas a eliminuje chyby. Účetní softwary si doklady jednoduše předají bez přepisování – navíc opatřené elektronickým podpisem. Moderní účetnictví díky tomu funguje rychleji a bez zbytečné práce.