MenuVyzkoušet zdarma
Menu hamburger

Jaké náležitosti musí mít faktura

Správně vystavená faktura je nejen zákonem daná povinnost, ale také klíč k hladkému běhu obchodních a účetních operací. Základním prvkem každé faktury by měly být jasné a přesné informace, které jednoznačně identifikují obě strany transakce, specifikují poskytnuté služby či prodané zboží a vyjasňují finanční podmínky dohody.

Intro img

Co vše musí daňový doklad obsahovat?

Základní náležitosti faktury

Jako neplátce DPH se setkáte s jednoduššími pravidly pro vystavování faktur a stačí vám základní daňová evidence:

  • Jméno a příjmení dodavatele (pro individuální podnikatele) nebo název společnosti (pro právnické osoby).
  • Fakturační adresa, což zahrnuje sídlo firmy nebo bydliště podnikatele.
  • Identifikační číslo (IČ) podnikatele.
  • Označení registru, do kterého je podnikatel zapsán (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík).

Dodatečné údaje pro faktury od neplátců DPH:

  • Faktury vystavené neplátcem DPH by měly zahrnovat poznámku o neplacení DPH.
  • Datum vystavení faktury a datum prodeje nebo poskytnutí služby.
  • Podrobný popis zboží nebo služeb, včetně množství a ceny za jednotku.
  • Celková částka k úhradě, včetně všech případných slev.

Náležitosti faktury u plátců DPH

Plátci DPH jsou navíc v souladu s § 29 zákona o DPH povinni na svých fakturách uvést tyto specifické údaje:

  • Daňové identifikační číslo (DIČ) dodavatele.
  • V případě, že plnění směřuje k jinému plátci DPH, DIČ tohoto plátce.
  • Evidenční číslo faktury, které zajistí jedinečnost každého dokladu.
  • Datum uskutečnění zdanitelného plnění, pokud se liší od data vystavení.
  • Základ daně rozčleněný podle použitých sazeb DPH.
  • Sazbu DPH a výši daně vypočtenou pro každou sazbu zvlášť.
  • Celkovou částku k úhradě, včetně DPH.

Kde vystavit faktury online?

V současné době je na trhu k dispozici mnoho účetních softwarů, jako jsou Pohoda, iDoklad či Fakturoid, které podnikatelům usnadňují administrativu týkající se fakturace. Každý z těchto programů nabízí unikátní funkce a výhody, aby vyhověl různorodým potřebám svých uživatelů. Náš účetní nástroj Alice se dokáže s těmito programy snadno spojit, aby z faktur automaticky vytěžila všechny potřebné informace a poslala je rovnou do vašeho účetního softwaru. Díky Alice tak můžete rychle a jednoduše zpracovávat daňové doklady bez zbytečného zdržování.

Jaké informace musí obsahovat zálohová faktura?

Zálohová faktura umožňuje vyžádat si platbu předem, než dojde k dodání zboží či poskytnutí služby. V podstatě jde o dokument, který není účetním ani daňovým dokladem a nemusí splňovat specifické zákonné náležitosti.

Co by měla zálohová faktura obsahovat?

  • Úplné údaje o vystavovateli a odběrateli – Jméno, adresa a kontaktní informace obou stran, aby bylo jasné, kdo fakturu vystavuje a komu je určena.
  • Popis zboží nebo služby – Detailní specifikace toho, co je předmětem zálohy, včetně množství a ceny za jednotku.
  • Celková částka k platbě – Suma, která má být předem zaplacena, včetně případného rozpisu DPH, pokud je aplikovatelná.
  • Platební údaje – Číslo účtu, na který má být platba zaslána, variabilní symbol pro identifikaci platby a případně i další platební instrukce.
  • Datum vystavení a splatnosti – Kdy byla faktura vystavena a kdy se očekává její úhrada.
  • Upozornění, že nejde o daňový doklad – Text jako „Toto není daňový doklad“ je užitečný pro předejití zmatků ohledně daňového uplatnění dokumentu.

Co musím obsahovat faktura do zahraničí?

Faktura do zahraničí musí splňovat jak obvyklé náležitosti domácích faktur, tak i specifika vyplývající z mezinárodního obchodu. Zahraniční faktury by měla obsahovat:

  • IBAN a SWIFT kódy – Pro mezinárodní platby je nezbytné uvést tyto kódy. IBAN identifikuje váš bankovní účet na mezinárodní úrovni a SWIFT/BIC kód je potřebný pro identifikaci vaší banky.
  • Devizový kurz – Při fakturaci v cizí měně je potřeba uvést kurz, kterým se přepočítávají částky. Často se využívá kurz České národní banky (ČNB) k datu uskutečnění plnění nebo k datu vystavení faktury.
  • Vyčíslení DPH – Pokud jste plátci DPH, musíte DPH uvést jak v cizí měně, tak v přepočtu na české koruny. To zjednodušuje účetní a daňové zpracování.
  • Jazyk faktury – Je důležité, aby faktura byla srozumitelná pro příjemce. Můžete ji vystavit ve více jazycích, v jazyce odběratele, nebo ve společném jazyku, kterým bývá často angličtina.
  • Nepovinné, ale užitečné údaje – Zahrnutí názvu banky může odběrateli usnadnit platbu. Dále, pokud jde o plnění osvobozené od DPH nebo s přenesenou daňovou povinností, je vhodné uvést sazbu daně 0 % a výši daně (0 Kč).

Musím archivovat faktury v tištěné podobě?

Ne, není nutné archivovat faktury v tištěné podobě. Dle současných předpisů můžete všechny daňové doklady uchovávat výhradně v elektronické formě. To vám umožní ušetřit místo v kanceláři a zjednodušit správu dokumentace.

S využitím online účetního nástroje, jako je například Alice, můžete všechny své dokumenty bezpečně ukládat do cloudu. Díky tomu k nim budete mít snadný přístup kdykoliv a odkudkoliv, bez obav z jejich ztráty nebo poškození.

Musí faktura obsahovat razítko nebo podpis?

Podpis nebo razítko na faktuře nejsou ze zákona povinné. Faktura bude považována za platnou i bez nich. Přestože mnoho firem stále používá podpis a razítko pro dodání prvku formálnosti a důvěryhodnosti, tato praxe není nutná pro právní platnost faktury.

V případě elektronických faktur, které se stávají stále běžnějšími, není ani elektronický podpis povinný, pokud není výslovně vyžadován zvláštními regulacemi nebo specifickými obchodními podmínkami. Důležité je, že faktura obsahuje všechny náležitosti požadované zákonem, jako jsou údaje o vystavovateli, odběrateli, dodaných službách nebo zboží, a platných cenách. Tím je zajištěna její platnost a účinnost pro účetní a daňové účely.

Jak dlouho musím archivovat faktury?

Tato otázka je důležitá pro každého podnikatele, jelikož správné uchování dokumentace je nezbytné pro dodržení zákonných požadavků. Základní pravidla pro archivaci faktur a dalších účetních dokumentů jsou definována českými zákony a liší se podle druhu dokumentu:

  • Faktury a účetní doklady – Tyto dokumenty je potřeba uchovávat minimálně 5 let. Tato lhůta začíná běžet od začátku roku následujícího po roce, ve kterém byla faktura vystavena nebo transakce provedena.
  • Daňové doklady – Pro účely DPH a jiných daní se musí daňové doklady uchovávat 10 let. To zahrnuje nejen faktury, ale i další dokumenty relevantní pro stanovení daňové povinnosti.
  • Dokumenty pro sociální a zdravotní pojištění – Pokud jde o dokumenty související s výplatou mezd, je období pro jejich uchování ještě delší. Například záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění se musí uchovávat až 45 let.

Co je to Proforma faktura?

Proforma faktura je předběžný dokument, který vystavuje dodavatel pro potenciálního odběratele před skutečným obchodem. Tento dokument obsahuje všechny důležité informace o dodávaném zboží nebo poskytované službě, včetně ceny, množství, popisu položek, a také údaje o dodavateli a odběrateli

Jak vystavit fakturu?

Pokud potřebujete vystavit fakturu, máte k dispozici několik metod, jak to provést. Zde je seznam možností:

  • Ruční psaní: Využití předtištěných formulářů k vypisování faktur.
  • Microsoft Word nebo Excel: Použití šablon dostupných v těchto programách pro vytvoření faktury.
  • Účetní software: Aplikace jako mPohoda nebo Money S3, které umožňují automatizaci fakturace.
  • Online fakturační platformy: Služby jako iDoklad nebo Fakturoid, které poskytují možnost vystavovat a spravovat faktury online.
  • Fakturační aplikace: Mobilní a desktopové aplikace speciálně určené pro vystavování faktur a správu účetních záznamů.

Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí 

Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit! Nebojte se, naším hlavním cílem je účetním práci zjednodušit a díky eliminaci ručního přepisování i poskytnout více času na ty úkoly, které vyžadují lidské zapojení.  

Číst více