Jaké náležitosti musí mít faktura

V současné době je na trhu k dispozici mnoho účetních softwarů, jako jsou Helios, Pohoda, Abra, které podnikatelům usnadňují administrativu týkající se fakturace. Každý z těchto programů nabízí unikátní funkce a výhody, aby vyhověl různorodým potřebám svých uživatelů. Náš účetní nástroj Alice se dokáže s těmito programy snadno spojit, aby z faktur automaticky vytěžila všechny potřebné informace a poslala je rovnou do vašeho účetního softwaru. Díky Alice tak můžete rychle a jednoduše zpracovávat daňové doklady bez zbytečného zdržování.

Zálohová faktura umožňuje vyžádat si platbu předem, než dojde k dodání zboží či poskytnutí služby. V podstatě jde o dokument, který není účetním ani daňovým dokladem a nemusí splňovat specifické zákonné náležitosti.

Co by měla zálohová faktura obsahovat?

• Úplné údaje o vystavovateli a odběrateli – Jméno, adresa a kontaktní informace obou stran, aby bylo jasné, kdo fakturu vystavuje a komu je určena.
• Popis zboží nebo služby – Detailní specifikace toho, co je předmětem zálohy, včetně množství a ceny za jednotku.
• Celková částka k platbě – Suma, která má být předem zaplacena, včetně případného rozpisu DPH, pokud je aplikovatelná.
• Platební údaje – Číslo účtu, na který má být platba zaslána, variabilní symbol pro identifikaci platby a případně i další platební instrukce.
• Datum vystavení a splatnosti – Kdy byla faktura vystavena a kdy se očekává její úhrada.
• Upozornění, že nejde o daňový doklad – Text jako „Toto není daňový doklad“ je užitečný pro předejití zmatků ohledně daňového uplatnění dokumentu.

Faktura do zahraničí musí splňovat jak obvyklé náležitosti domácích faktur, tak i specifika vyplývající z mezinárodního obchodu. Zahraniční faktury by měla obsahovat:

• IBAN a SWIFT kódy – Pro mezinárodní platby je nezbytné uvést tyto kódy. IBAN identifikuje váš bankovní účet na mezinárodní úrovni a SWIFT/BIC kód je potřebný pro identifikaci vaší banky.
• Devizový kurz – Při fakturaci v cizí měně je potřeba uvést kurz, kterým se přepočítávají částky. Často se využívá kurz České národní banky (ČNB) k datu uskutečnění plnění nebo k datu vystavení faktury.
• Vyčíslení DPH – Pokud jste plátci DPH, musíte DPH uvést jak v cizí měně, tak v přepočtu na české koruny. To zjednodušuje účetní a daňové zpracování.
• Jazyk faktury – Je důležité, aby faktura byla srozumitelná pro příjemce. Můžete ji vystavit ve více jazycích, v jazyce odběratele, nebo ve společném jazyku, kterým bývá často angličtina.
• Nepovinné, ale užitečné údaje – Zahrnutí názvu banky může odběrateli usnadnit platbu. Dále, pokud jde o plnění osvobozené od DPH nebo s přenesenou daňovou povinností, je vhodné uvést sazbu daně 0 % a výši daně (0 Kč).

Ne, není nutné archivovat faktury v tištěné podobě. Dle současných předpisů můžete všechny daňové doklady uchovávat výhradně v elektronické formě. To vám umožní ušetřit místo v kanceláři a zjednodušit správu dokumentace.

S využitím online účetního nástroje, jako je například Alice, můžete všechny své dokumenty bezpečně ukládat do cloudu. Díky tomu k nim budete mít snadný přístup kdykoliv a odkudkoliv, bez obav z jejich ztráty nebo poškození.

Podpis nebo razítko na faktuře nejsou ze zákona povinné. Faktura bude považována za platnou i bez nich. Přestože mnoho firem stále používá podpis a razítko pro dodání prvku formálnosti a důvěryhodnosti, tato praxe není nutná pro právní platnost faktury.

V případě elektronických faktur, které se stávají stále běžnějšími, není ani elektronický podpis povinný, pokud není výslovně vyžadován zvláštními regulacemi nebo specifickými obchodními podmínkami. Důležité je, že faktura obsahuje všechny náležitosti požadované zákonem, jako jsou údaje o vystavovateli, odběrateli, dodaných službách nebo zboží, a platných cenách. Tím je zajištěna její platnost a účinnost pro účetní a daňové účely.

Tato otázka je důležitá pro každého podnikatele, jelikož správné uchování dokumentace je nezbytné pro dodržení zákonných požadavků. Základní pravidla pro archivaci faktur a účtenek jsou definována českými zákony a liší se podle druhu dokumentu:

• Faktury a účetní doklady – Tyto dokumenty je potřeba uchovávat minimálně 5 let. Tato lhůta začíná běžet od začátku roku následujícího po roce, ve kterém byla faktura vystavena nebo transakce provedena.
• Daňové doklady – Pro účely DPH a jiných daní se musí daňové doklady uchovávat 10 let. To zahrnuje nejen faktury, ale i další dokumenty relevantní pro stanovení daňové povinnosti.
• Dokumenty pro sociální a zdravotní pojištění – Pokud jde o dokumenty související s výplatou mezd, je období pro jejich uchování ještě delší. Například záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění se musí uchovávat až 45 let.

• Ruční psaní: Využití předtištěných formulářů k vypisování faktur.
• Microsoft Word nebo Excel: Použití šablon dostupných v těchto programech pro vytvoření faktury.
• Účetní software: Aplikace jako Pohoda nebo MRP, které umožňují automatizaci fakturace.
• Online fakturační platformy: Služby jako Duel nebo Helios, které poskytují možnost vystavovat a spravovat faktury online.
• Účetní aplikace: Mobilní a desktopové aplikace speciálně určené pro vystavování faktur a správu účetních záznamů.