Jak dlouho archivovat účetnictví: Přehled povinností a doporučení

Archivace účetních dokladů je zákonná povinnost a zároveň nástroj pro ochranu důležitých dat ve firmě. Jestliže ji podnik podcení, přichází o klíčové informace při kontrole, má problémy s doložením příjmů a výdajů a riskuje náročnější obhajobu při právních sporech.

Zákon umožňuje dva způsoby archivace – papírová (dokumenty uložené ve fyzické podobě) a elektronická (doklady nahrané v cloudu). Pravidla pro oba způsoby ale zůstávají stejná. Nezáleží přitom, zda spravujete malý e-shop nebo děláte účetnictví pro akciovku.

Doba archivace účetnictví

Dobu archivace účetních dokladů stanovuje zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Ten definuje typy účetních dokladů a dobu, po jejímž uplynutí může firma doklad skartovat. Pro potřeby vedení běžného účetnictví se rozlišují tři základní doby archivace.

• 5 let
• 10 let
• 30 let

Do první kategorie spadají základní účetní doklady jako faktury, účtenky, bankovní výpisy a další.  Patří sem i účetní knihy a odpisové plány. Na 10 let se archivují účetní uzávěrky, výroční zprávy a plátci DPH tak dlouho archivují daňové doklady potřebné pro vedení evidence DPH.

Třicetiletá doba archivace se týká personálních dokumentů. Řadí se sem mzdové listy zaměstnanců, účetní záznamy prokazující dobu a výši odvodů na sociální zabezpečení a evidence doby zaměstnání pro důchodové účely.

Co jsou to archiválie? Doklady s právní, historickou, důkazní nebo společenskou hodnotou, které podléhají zákonu o spisové službě. Tyto dokumenty se nelikvidují, ale po ukončení skartační lhůta se překládají archivu. Ten vyhodnotí, zda spadají do archiválií a povolí případnou skartaci.

Od kdy se počítá doba archivace? 

V případě účetních dokladů se doba archivace počítá od konce účetního období (u daňových dokladů je to konec zdaňovacího období). U faktury z června 2024 tak doba archivace začíná až 1. ledna 2025 a skartace je možná od 1. ledna 2030.

Jak archivovat účetnictví?

Praxe i zákon umožňují papírovou i elektronickou archivaci. Důležité je zachovat základní podmínky archivace.

• Věrohodnost původu dokumentu
• Neporušenost obsahu
• Čitelnost dokumentu po celou dobu archivace

Některé firmy a účetních stále trvají na klasickém způsobu archivace. Elektronická archivace dokladů má ale nespornou řadu výhod.

• Nonstop přístup k dokladům
• Důraz na bezpečnost
• Úspora místa
• Digitalizace a modernizace účetnictví
• Jednoduché zálohování dat

Zpracování stovek až tisíců dokladů měsíčně zabírá spoustu času a papírové faktury firmám zabírají i několik místností. Moderní způsoby vytěžování a archivace účetnictví v elektronické podobě firmy a účetní těchto nepříjemností zbaví.

Jak probíhá archivace v aplikaci Alice?

Aplikace na vytěžování dokladů Alice je moderní nástroj, který kombinuje technologii čtení dokumentů OCR a umělou inteligenci. Primárně slouží k vytěžování faktur, zvládá ovšem také bezpečnou elektronickou archivaci.

Účetní fakturu oskenuje a nahraje do Alice. Celý proces probíhá v prostředí webového prohlížeče nebo mobilní aplikace. Alice přečte dokument a vytěží požadovaná data. Po vytěžení doklad uloží do zabezpečeného cloudu a klient ho odešle do účetního programu k dalšímu zpracování.

Mohu archivovat doklady pouze elektronicky?

Zákon o dani z přidané hodnoty nerozlišuje mezi vedením elektronické nebo papírové spisové služby. Důležité je zachování podmínek pro dokázání věrohodnosti dokumentů. To zajistí Alice díky časovému razítku a opatření dokladu auditní stopou pro případné kontroly.

Elektronická archivace faktur i účtenek se vyplatí. Chrání firmu před zbytečnými problémy a šetří místo v šanonech. Vyzkoušejte chytrou aplikaci na vytěžování dokladů Alice a usnadněte si vedení účetnictví a archivaci dokladů.