Dovolená a prázdniny v účetnictví: jak je zvládnout bez stresu?

Dovolená účetních často nezačíná balením kufru, ale kontrolou termínů, naháněním dokladů a přemýšlením, kdo co pohlídá, až budete pryč. Klienti posílají faktury na poslední chvíli, blíží se DPH, do e-mailu padá jedna zpráva za druhou a vy máte místo lehátka v hlavě daňový kalendář.

Neřešte dovolenou tak, že to nějak zvládnete. Důležité je mít nastavený systém. Co se musí zpracovat předem? Co může počkat? Kdo převezme práci ve vaší nepřítomnosti? Automatizace účetnictví vám s tím pomůže. Poradíme vám, jak.

Udělejte si termínový plán

Ještě než nastavíte automatickou odpověď, potřebujete znát nejdůležitější termíny a mít připravený scénář pro každého klienta. Udělejte si inventuru klientů a poznačte si k nim nejdůležitější informace:

• Kdo je měsíčním plátcem DPH?
• Kdo řeší mzdy?
• Kdo pravidelně posílá doklady pozdě?
• U koho hrozí urgentní dotazy?
• Co musí být hotové před odjezdem?
• A co může počkat po návratu?

Vytvořte jednoduchý přehled, ve kterém se vyzná i váš záskok. Ke každému klientovi poznačte termíny, stav dokladů, odpovědnou osobu a případné poznámky. Tento seznam předejte záskoku, který vás během dovolené zastupuje.

Komunikujte s klienty včas

Dovolenkový stres často nevzniká kvůli množství práce, ale kvůli pozdní komunikaci. Účetní odjede na dovolenou, klient pošle doklady na poslední chvíli a čeká na vaši odpověď. Ta ale nepřichází. Nakonec to dopadá tak, že vás nahání, volá, píše a vy všechno řešíte z pláže nebo během výletu.

Jak tomu zabráníte?

• Napište klientům 2–3 týdny před dovolenou.
• Dejte jim konkrétní termín, do kdy mají poslat doklady.
• Vysvětlete, co se stane s doklady, které přijdou později.
• Uveďte kontakt na zástup pro případ nouze.
• Napište jim, co je pro vás urgentní a co ne.

Bez přípravy zástupu to nepůjde

Pokud si myslíte, že přehodíte šanon na vedlejší stůl a rozloučíte se s nadšeným „ciao“, koledujete si o problém. Před dovolenou musí záskok dostat všechny důležité informace a postup, jakým se má řídit.

• Seznam klientů, které má hlídat
• Přístup k dokladům
• Přehled termínů
• Informaci, co se má zpracovat hned
• Informaci, co může počkat na vás
• Vzor odpovědi klientům
• Seznam častých problémů

Využijte schvalovací workflow

Nastavení schvalovacího procesu v Alice snižuje závislost na jedné osobě. Dejte v nastavení aplikace zástupci přístup k dokladům. Když přijde nová faktura, Alice ji automaticky vytěží a zástupce ji jenom schválí a odešle do účetního systému.

Alice umožňuje nastavení schvalovacího workflow, kdy se doklad odešle na sběrný e-mail, vytěží a účetní jenom provede kontrolu. Doklad se díky tomu neztratí, nikdo ho ručně nepřepisuje a vy svou nepřítomností nepřiděláváte práci kolegům.

Checklist před odjezdem na dovolenou

2–3 týdny před dovolenou

• Zkontrolujte daňový kalendář.
• Sepište klienty podle priority.
• Pošlete klientům termín pro dodání dokladů.
• Určete zástupce.
• Připravte přístupy, poznámky a instrukce.
• Nastavte jednotný příjem dokladů.

Týden před dovolenou

• Zpracujte klienty s nejbližšími termíny.
• Připomeňte opozdilce.
• Vyčistěte e-mail od rozpracovaných požadavků.
• Předejte zástupu seznam otevřených věcí.
• Nastavte automatickou odpověď.

Během dovolené

• Neřešte běžnou operativu.
• Jasně si určete, co je urgentní a potřebuje to vaši kontrolu.
• Komunikaci směřujte na zástup.

Po návratu z dovolené

• Nejdřív projděte důležité termíny.
• Potom se věnujte rozpracovaným věcem.
• Až potom vyřiďte e-maily podle priority.
• Vyhodnoťte, co jde příště udělat lépe.

Dovolená nemusí znamenat stres pro všechny ani dohánění restů místo poobědové siesty. Stačí si včas pohlídat termíny, nastavit klientům jasná pravidla pro odesílání dokladů a mít všechny faktury a účtenky na jednom místě. Čím více se zbavíte ručních úkonů, tím lépe si během dovolené odpočinete.