Co je to OCR software a jak pomáhá při vedení účetnictví?

OCR software převádí naskenované dokumenty a faktury na editovatelný text v digitální formě. Tradiční OCR PDF zpracování ale postupně nahrazují moderní formy, které ze strojového zpracování textu ale vycházejí. 

Nové přístupy kombinují OCR s umělou inteligencí. Stejně pracuje i aplikace na vytěžování dokladů Alice. Ta fakturu přečte, vytěží z ní důležitá data, zajistí export do účetního software a archivaci.

Jak funguje OCR technologie?

OCR software funguje na principu optického rozpoznávání znaků. Program přečte naskenovaný text a převede ho do digitální editovatelné formy. S výstupem pak uživatel pracuje jako s digitálním textem.

Výstupní OCR PDF vyžaduje korekturu – ne vždy se převede přesně. Proto se technologie kombinuje s inteligentním zpracováním dokumentů (IDP), kde do hry vstupuje strojové učení, validace dat a nastavení pracovních procesů pro další zpracování (např. archivace dokumentů).

Moderní digitalizace papírových faktur

Tradiční rozpoznávání znaků využívá naučené šablony. Ty se OCR software naučí a využívá je při čtení textu. Jakmile se ale formát zdrojového dokumentu změní, nástroje chybují a vyžadují úpravu šablon. Velké firmy pak spravují i tisíce šablon, což jim komplikuje práci.

Moderní nástroje na čtení textu využívají AI. Tradiční šablony nahrazuje neuronová síť a strojové učení. Uživatel do ničeho nezasahuje a OCR PDF se vygeneruje bez jeho zásahu. Umělá inteligence navíc rozpozná kontext, umožňuje validaci a snadno se integruje do účetnictví.

Výhody OCR pro účetní

Pro účetní je automatizované rozpoznávání textu skvělý pomocník pro snížení rutinních činností jako ruční přepisování účtenek a faktur. Jednoduchý OCR online nástroj fakturu zpracuje za několik sekund. Modernizace účetnictví ale přináší i další výhody.

• Úspora času a práce – strojový přepis a umělá inteligence zpracují fakturu za několik sekund a vytěží z ní důležitá data.
• Nižší chybovost – při velkém objemu ručně zpracovaných faktur roste chybovost. Moderní technologie vytěží doklady s přesností 98 % a doklad rovnou validují.
• Digitalizace papírových faktur – převod dokladů do elektronické podoby umožňuje snadné indexování a orientaci v OCR PDF podle klíčových slov.
• Automatizace procesů – díky propojení strojového čtení dokumentů a umělé inteligence účetní automatizuje další zpracování jako export faktury do Pohody a dalších programů.
• Kompatibilita s umělou inteligencí – propojení s AI je vstupní brána pro další automatizaci. Doklad naskenovaný přes OCR online AI vytěží a odešle k zaúčtování.

Na co nevyužijete klasické OCR?

Většina nástrojů bojuje s kvalitou vstupních dokumentů. Při kvalitě nižší než 150 dpi roste riziko chybovosti a nefungují při ručně psaném či netradičním písmu. Nejlépe pracují se strojově psanou latinkou.

Nástroje pro OCR online navíc nerozpoznají kontext. Přečtou data z pole částka k úhradě, IČ nebo variabilní symbol – nijak jim ale nerozumí a nepřiřadí jim význam. Pro tyto účely se hodí jejich propojení s umělou inteligencí.

Snadná integrace OCR a AI

Většina účetních se přechodu na nové technologie bojí z důvodu vysokých investic. To už ale dávno neplatí. Napojení OCR online a umělé inteligence na účetní software je otázka několika tisíc měsíčně podle množství faktur.

Obvykle jde jen o správné nastavení propojení. Účetní nepotřebuje drahý hardware. Dokument vyfotí klient telefonem, pošle ho do aplikace na vytěžování dokladů a účetní jej zaúčtuje a exportuje do Pohody nebo jiného programu.

Aplikace na vytěžování Alice za ně navíc vyřeší snadné zálohování dokladů. Vytěženou fakturu nebo účtenku opatří časovým razítkem a dokument zůstane přístupný v cloudu v nezměněné podobě.

Nebojte se moderních technologií. OCR software a umělá inteligence vám ušetří spoustu rutinní práce. Aplikace na vytěžování dokladů vytáhne data z dokladu za několik vteřin s přesností 98 %. Napište nám a společně se vydáme cestou efektivního vedení účetnictví.