Vyzkoušet zdarma
Jak začít s automatizací účetnictví
krok za krokem
Začněte tam, kde vám ruční práce bere nejvíc času – třeba u příjmu dokladů, přepisování údajů, kontroly nebo schvalování.
Ukážeme vám, jak si zmapovat současné procesy, vybrat vhodné místo pro automatizaci a zavést změny v účetnictví krok za krokem. Prakticky a s důrazem na to, aby nové postupy fungovaly v celé firmě.
Co vám v účetnictví bere nejvíc času?
Automatizace dává smysl tam, kde se opakují stejné kroky. Může jít o přepisování údajů z faktur, kontrolu a schvalování dokladů nebo jejich předávání mezi kolegy.
Než začnete vybírat konkrétní nástroj, projděte si celý proces od přijetí dokladu až po zaúčtování. Zjistěte, kde vznikají prodlevy, kde se data ručně přepisují a které úkoly zabírají účetním nejvíce času.
Příjem dokladů
Dokumenty chodí na různé e-maily, do portálů nebo je zaměstnanci předávají ručně. Sběrný e-mail nebo jedno společné místo pro příjem dokladů pomůže udržet přehled a omezit dohledávání.
Přepis údajů
Účetní ručně přepisuje částky, data, variabilní symboly i další údaje. Vytěžovací nástroj tato data načte automaticky a účetní je následně zkontroluje.
Kontrola dokladů
U každého dokladu je potřeba ověřit součty, duplicity nebo údaje o dodavateli. Díky automatické kontrole ve vytěžovacích nástrojích může umělá inteligence část této práce provést sama a pouze upozornit na nesrovnalosti.
Schvalování
Doklad může zůstat v e-mailu nebo u konkrétního kolegy bez jasného přehledu, kdo ho právě řeší a v jaké fázi se nachází. Elektronické schvalovací workflow ukáže stav schválení a může automaticky upozornit na zdržení.
Předání do účetnictví
Po zpracování se data často znovu ručně přepisují nebo importují do účetního systému. Automatický export nebo integrace na účetní software může tyto kroky výrazně zkrátit a omezit chyby při přenosu.
Archivace
Po zpracování jsou doklady rozházené v e-mailech, složkách, šanonech a v účetním softwaru. Elektronický archiv je sjednotí na jednom místě a usnadní jejich pozdější dohledávání.
Začněte v malém
20–50 dokladů
Pro první test obvykle stačí několik desítek skutečných dokladů. Důležitější než samotný počet je, aby odpovídaly tomu, s čím běžně pracujete.Různé typy a dodavatelé
Vyberte různé dodavatele, formáty i typy dokumentů. Díky tomu rychleji odhalíte situace, které mohou při běžném provozu způsobovat problémy.Jeden proces
Začněte s jednou účetní, jednou schvalovací cestou nebo vybranou skupinou dodavatelů. Jakmile pilotní testy fungují, můžete automatizaci postupně rozšiřovat.Jak poznáte, že automatizace funguje?
Nečekejte na pocit, že práce je rychlejší. Už před spuštěním si určete několik jednoduchých ukazatelů, podle kterých poznáte, jestli automatizace skutečně šetří čas a odstraňuje problémy, kvůli kterým jste ji zaváděli.
Změřte výchozí stav
Zjistěte, kolik času vám dnes zabere zpracování dokladů, kolikrát je potřeba zasáhnout ručně nebo jak dlouho trvá schválení. Bez výchozího stavu budete pozdější změny hodnotit jen pocitově.
Sledujte běžný provoz
Po spuštění sledujte stejné ukazatele a zapisujte si problémy, které se opakují. Nehodnoťte celý systém podle jednoho nestandardního dokladu nebo výjimky.
Vyhodnoťte přínos
První smysluplné hodnocení doporučujeme po třech až pěti měsících. Porovnat můžete například dobu zpracování, počet ručních zásahů nebo podíl faktur zaplacených po splatnosti.
Právní minimum
Pravidla pro elektronické doklady
Digitalizace účetnictví neznamená jen převod faktur z papíru do PDF. U daňových dokladů musíte po celou dobu jejich uchování zajistit tři základní věci:
- Věrohodnost původu: musí být možné doložit, kdo doklad vystavil.
- Neporušenost obsahu: povinné údaje na dokladu se nesmí dodatečně změnit.
- Čitelnost: s obsahem dokladu musí být možné se po celou dobu elektronické archivace seznámit.
Tyto požadavky stanovuje § 34 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH. Zákon zároveň výslovně umožňuje převést listinný daňový doklad do elektronické podoby a elektronicky jej uchovávat.
Daňové doklady se standardně uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Elektronickému uchovávání se věnují § 35 a § 35a zákona o DPH.
Výběr vytěžovacího nástroje
Vyberte řešení, které zapadne do vaší firmy
Při výběru nástroje pro automatizaci účetnictví nestačí porovnávat jen cenu nebo množství funkcí. Důležité je hlavně to, jak dobře zapadne do procesů, které už ve firmě fungují, a jestli vám skutečně ubere ruční práci.
Při rozhodování si proto ověřte například:
- zda se nástroj propojí s vaším účetním nebo ERP systémem,
- jakým způsobem do něj dostanete doklady,
- jak pracuje s daty a jejich zabezpečením,
- zda podporuje schvalování a další navazující kroky,
- jakou nabízí podporu při zavádění i běžném provozu.
Automatizujte tam, kde to dává smysl
Každá firma má jiné procesy, objem dokladů i účetní systém. Pokud si nejste jistí, kde s automatizací začít nebo co má ve vašem případě největší smysl, napište nám. Podíváme se na váš současný proces a pomůžeme vám najít vhodný první krok.
