Vyzkoušet zdarma
Není žádným tajemstvím, že se umělá inteligence posouvá velmi rychle kupředu. Takový pokrok vidíme nejenom u Chat GPT nebo stále populárnějším Microsoft Copilot, ale také v české účetní aplikaci Alice. Sám jsem během posledních 12 měsíců začal umělou inteligenci využívat mnohem častěji. Paradoxně si teď hraji s myšlenou, že do určité míry může být praktičtější informace shánět v Chatu GPT či Copilotu, než v Googlu. To by bylo ale na trochu jiný rozhovor, v tomto článku si pojďme představit, jak nám Alice zase o kousek povyrostla.
Neutuchající vývoj a neustálé posouvání se vpřed je důležité pro udržení kroku s dalšími řešeními, které jsou dnes k dispozici na trhu, a navíc to bývá velmi častá otázka, se kterou se potkávám při každodenní komunikaci s účetními profesionály. Právě garance dalšího vývoje a reakce na jejich zpětnou vazbu jsou důležité faktory, které přesvědčují účetní k využívání umělé inteligence. A to je myšlenka, kterou vštěpuji všem kolegům. Pojďme reagovat na zpětnou vazbu našich uživatelů a pojďme Alice obohacovat o funkcionality, které jim v reálné praxi opravdu pomohou.
Začalo to číselníky…
V rámci vývoje Alice jsme dlouho drželi myšlenku, že z ní nechceme mít odlehčenou verzi účetního programu. Relativně hodně jsme se bránili výběru zaúčtování už na úrovni Alice, nicméně při bližším zkoumání a detailnější komunikaci s našimi zákazníky jsme zjistili, že pro účetní je tato funkce nezbytná. Na jaře loňského roku jsme tedy do Alice zavedli možnost výběru číselníků.
Typicky jde o číselnou řadu, předkontaci a členění DPH, které jsme postupně obohatili o středisko, činnost, zakázku. Tyto konkrétní hodnoty jsou dostupné pro účetní program POHODA, se kterým se setkáváme suverénně nejčastěji. Pro ostatní účetní softwary je tato funkce pochopitelně také dostupná, pouze se jednotlivá pole jinak jmenují. U Abra Flexi jde třeba o Předpis zaúčtování.
Přenos originálního PDF dokumentu do POHODA
Když už jsem zmínil účetní program POHODA, musím dodat i další velice oblíbenou funkci. Tou je přenos nejenom vytěžených dat do účetnictví, ale také přenos originálního PDF dokumentu přímo do sekce Dokumenty u dané přijaté faktury. Díky tomu mají účetní dostupné doklady nejenom ve webové aplikaci Alice, ale také na svém počítači, cloudu nebo serveru, zkrátka tam, kde mají POHODU instalovanou. Z důvodu technického omezení tohoto účetního programu umíme tuto funkci zapnout pouze ve chvíli, kdy používáte SQL verzi POHODA nebo vyšší. Toto omezení mi upřímně příliš velkou radost nedělá, bohužel jsme ale ve spolupráci se Stormware nepřišli na žádnou lepší variantu.
Mobilní aplikace
Velkým milníkem v rámci vývoje Alice bylo v letošním roce představení nové mobilní aplikace Alice. Ta se z mé zkušenosti stala u klientů okamžitě velice oblíbenou. Proč? Naprosto všichni (včetně mě) totiž bojují s účtenkami. Ano, mám na mysli ty drobné pokladní doklady, které u pokladny strčíte do kapsy a za 2 měsíce si vzpomenete, že je máte předat účetní. V lepším případě účtenky neprojdou pračkou a po nějakém čase je v kapse opravdu najdete.
Právě vývojem mobilní aplikace jsme se tomuto případu chtěli vyhnout. Mé doporučení je stáhnout si do svého telefonu aplikaci Alice a už tímto krokem si poměrně výrazně ušetříme práci. Stačí si pamatovat, že po získání účtenky vytáhneme z kapsy telefon, účtenky během několika vteřin vyfotíme a tím ji máme předanou účetní. Z účtenky se během pár vteřin automaticky vytěží potřebné informace a co se následně stane s papírovým dokladem, už nás nemusí tolik trápit. Sám jsem mobilní aplikaci hodně uvítal, protože každý měsíc řešíme s kolegyní účtenky za pohonné hmoty. Před Alice jsem je stěží nosil s měsíčním zpožděním, ale teď jsem si zvykl na jejich focení a naprosto mi vyhovuje.
Schvalovací proces
K mobilní aplikaci bych rád dodal ještě jednu oblíbenou novinku, a tou je schvalovací proces. Ten je v řadě firem velkou bolestí, protože nyní probíhá v lepším případě po emailech, v horším případě někdo pobíhá po firmě a shání kolegy, kteří podepisují takzvanou košilku. Asi se shodneme, že celý proces by šel dělat lépe. Samotný schvalovací proces v Alice tak výraznou novinkou není, i když prošel poměrně výraznou obměnou. Díky tomu je přehlednější a zároveň o mnoho lépe nastavitelný, kdy si každý uživatel může definovat jasná pravidla, na základě kterých má schvalování probíhat.
Tím velkým skokem kupředu je ovšem implementace schvalovacího procesu do mobilní aplikace Alice. Díky ní už vedoucí, hlavní účetní nebo jednatel či majitel nemusí faktury schvalovat ze svého stolního počítače či notebooku, ale může pohodlně využít svůj mobilní telefon. Sám ze zkušenosti vím, jak je někdy obtížné sehnat pana jednatele, aby mi podepsal pár dokumentů. Časová vytíženost lidí na těchto pozicích je velmi vysoká, a proto jsme kladli důraz, aby byla mobilní aplikace maximálně intuitivní a schvalování v ní velmi rychlé. Napadá mě jeden příklad za všechny. Jednatel jednoho z našich klientů odjíždí na hory, ale proces schvalování faktur není nijak dotčen, protože už má staženou mobilní aplikaci Alice.
Další účetní programy
V rámci rekapitulace vývoje Alice samozřejmě nemůžu nezmínit napojení na další účetní programy. Už jsem zmiňoval POHODA, která je pořád jedním z nejpoužívanějších účetních programů. Díky vysokému úsilí mých kolegů se podařilo dotáhnout i napojení na účetní program DUEL Ježek. Tady patří také velký dík vývojářům Ježek Software, kteří nám s některými zádrhely velmi ochotně pomohli. Další v řadě je účetní program MRP K/S. I tady jsme poměrně výrazně pokročili. Nejvíce úsilí teď věnujeme posledním úpravám v napojení Alice na Abra Gen a Abra Flexi. Intenzivně se také zabýváme napojením na Money S3, S4 a S5.
Na co se můžete v blízké době těšit?
Protože jsem člověk, který se dívá spíše do budoucnosti než do minulosti, rád bych řekl i pár slov o budoucím vývoji Alice. V blízké době se v Alice určitě můžeme těšit na napojení na další účetní programy. Samotných účetních programů jsou na trhu desítky, možná stovky, a proto mi určitě dáte za pravdu, že se jedná o běh na velmi dlouho trať.
Na vavřínech však usnout nechceme, a proto chceme obohacovat i samotnou webovou aplikaci Alice. V ní plánujeme udělat podrobnější statistiky a jednoduchý reporting. Čísla a data jsou přeci jen alfou a omegou dnešního světa a o účetnictví to platí podle mého názoru dvojnásob. Proto chceme uživatelům umožnit lepší analýzu nejen zpracovávaných dokladů, ale také samotné úspěšnosti vytěžování dat z faktur a účtenek.
Někomu může výčet nových funkcionalit v Alice připadat jako mlácení prázdné slámy a marketingové pozlátko, kterým se takto chceme prezentovat. Kdo měl možnost se mnou jednat, potvrdí, že jsem člověk, který miluje pravdu a přímou komunikaci. Až teď si uvědomuji, že dalším vývojem pouze potvrzujeme naši ideu a vizi do budoucna, která plyne z názvu naší firmy. Redque je zkratkou red queen, což odkazuje na efekt červené královny. Budeme-li se s Alice přizpůsobovat vám účetní, je bezpodmínečně nutné, abyste se i vy účetní přizpůsobovali Alice. Jednoduše řečeno se měníte pro své přežití.
