Účetní data v cloudu nebo lokálně? Klady, zápory a nejlepší řešení

Při správě účetních dat stojí firmy před důležitým rozhodnutím – využít vlastní servery, spravovat data v cloudu nebo vést papírové účetnictví? Jaké řešení pro firemní účetnictví je nejlepší?

Co je to cloud?

Cloud je způsob ukládání a zpracování dat na vzdálených serverech místo lokálních počítačů. Firmy využívají cloud k efektivnímu zpracování účetních dat, protože eliminuje nutnost drahé infrastruktury. Systémy v cloudu fungují online a umožňují snadnou integraci s dalšími nástroji.

Výhody cloudu v účetnictví

Hlavní výhodou cloudu je přístup odevšad. Ať už odpočíváte na lehátku u moře, jste na procházce se psem nebo na služební cestě – stačí zadat uživatelské jméno a heslo. Tím ale výhody cloudu nekončí.

• Synchronizace v reálném čase – k účetním datum potřebujete přístup hned. Jakákoliv změna na serveru se v cloudu projeví okamžitě bez nutnosti manuální aktualizace nebo přeposílání souborů.
• Bezpečnost dat – poskytovatelé cloudových služeb se předhánějí v tom, kdo zabezpečí data lépe. Do bezpečnostní infrastruktury ročně investují miliony korun a uživatelům nabízejí ty nejlepší šifrovací algoritmy a zabezpečení odpovídající legislativě.
• Snadná škálovatelnost – objem účetních dat se zvětšuje s růstem firmy. Do účetnictví nespadají jenom faktury. Narazíte na mzdy, evidence majetku, náklady, maloobchodní prodej. Potřebujete více místa? Napište poskytovateli a ten vám prostor jednoduše navýší.

Ne vše je ale růžové. Správa účetních dat v cloudu vyžaduje neustálé připojení k internetu. Pokud se vyskytnete mimo signál, na server se nepřipojíte.

Účetnictví na vlastním serveru

Vlastní řešení znamená, že data jsou na firemních serverech. Přístup k nim mají vybraní uživatelé a na zařízeních, které jsou k serveru připojena. Provoz zajišťuje organizace prostřednictvím vlastního nebo externího IT správce.

Lokální úložiště představuje vysoké nároky na lidské zdroje. Firma má sice nad daty plnou kontrolu, v případě potřeby navýšení kapacit jde ale o další náklad do rozpočtu. A to nemluvíme o nesrovnatelně nižších možnostech v oblasti zabezpečení.

Doba přeje digitalizaci

V praxi se dnes setkáme i s názory, že nejlepší správa účetních dat je na papíře. Řekněme si to  narovinu – digitalizace je dnešní standard a umožňuje vysokou míru automatizace a zjednodušení procesů v účetnictví.

Doba papírových šanonů skončila. Digitalizovaná data ocení účetní při zpracování faktur a dalších podkladů. Přístup odkudkoliv se navíc hodí, pokud se o účetnictví stará externista mimo firmu. 

Jak to vypadá v praxi?

Digitalizace dat začíná jejich shromážděním. Pro efektivní správu je nutné mít dokumenty na jednom místě – bez ohledu na to zda využíváte cloud nebo vlastní server. O vše ostatní se postarají automatizované systémy.

• Zpracovaní a vytěžení dokladů – účetní systém ve spojení s umělou inteligencí vytěží z dokladu potřebná data. Účetním tím ubude velké množství rutinní práce spojené s přepisováním dat.
• Archivace – jakmile se s dokladem dále nepracuje, systém ho archivuje a přiřadí k němu časové razítko. Takto zpracovaný archiv je přehledný a v případě kontroly v něm najdete data za zlomek času oproti klasickému archivu.

Nejlepší řešení správy účetních dat? Cloud nabízí flexibilitu a bezpečnost, vlastní servery zase kontrolu. Jedno je ale jasné. Papírové účetnictví patří do minulosti. Chcete být efektivnější a ušetřit čas i peníze? Volte cestu digitalizace a automatizace účetnictví.