Žádný učený (účetní) z nebe nespadl. Účetnictví v posledních letech prochází velkými změnami. Nastupující moderní technologie usnadňují vedení účetnictví a šetří spoustu času. Jenže kdo se v nich má vyznat?
Firmy pracují s různými formáty dokladů. Od účetních se očekává, že tyto formáty rychle přijme za své. Připravili jsme pro vás proto přehledný slovník digitálního účetnictví – pojmů, se kterými se setkáte nejčastěji.
XML využívají firmy jako formát pro strukturovaná data. Soubor se skládá z tagů, ve kterých jsou zapsané informace jako měna, číslo faktury, datum vystavení, datum zdanitelného plnění a další.
Soubory v XML jsou kompletně strojově čitelné. Díky strukturovaným datům každý software ví, co který tag znamená. V účetnictví se XML využívá zejména při čtení elektronických faktur v ISDOC.
Formát ISDOC představuje český standard pro elektronickou fakturaci. Vytvořila ho česká ICT Unie a nový formát rychle získal podporu účetních a ERP systémů. Díky jednotné struktuře účetní systém načte fakturu bez ručního přepisování údajů.
ISDOC stojí na strukturovaném XML, které obsahuje povinné informace obsažené na dokladu:
Elektronický podpis na ISDOC faktuře zaručuje integritu a autenticitu dokladu. Díky tomu je faktura v souladu s českou legislativou a ISDOC se stal součástí moderního účetnictví.
Univerzální formát digitálních dokumentů usnadňuje strojové čtení a především – ve všech programech vypadá stejně. PDF je dobré na čtení lidským okem, automatické zpracování ale vyžaduje korekturu.
PDF je ideální pro sdílení a archivaci faktur, smluv nebo výkazů. Jedná se o obecně akceptovaný formát ve firemní komunikaci. Účetní systémy si s PDF ale většinou neporadí – nepochopí kontext dat na dokladu. S tím ale pomůže aplikace na vytěžování dokladů.
CSV má ve světě účetnictví nezastupitelné místo. Jde o tabulku uloženou jako prostý text, kde jsou hodnoty oddělené čárkami, středníky nebo tabulátory. Každý řádek představuje jeden záznam, každý sloupec hodnotu.
Soubory CSV otevřete v poznámkovém bloku nebo tabulkovém editoru. Běžný člověk toho z nich ale mnoho nevyčte. Jejich skutečný přínos objevíte například při importu a exportu bankovních výpisů, kdy je jednotlivé programy jednoduše přečtou a nahrají do systému.
Standardizovaný formát pro výměnu dat využívají zejména velké firmy a společnosti. Jeho využití eliminuje ruční vypisování objednávek, faktur, dodacích listů a dalších dokladů. Vše probíhá v rámci komunikace mezi dvěma programy.
Data se strukturují podle předem daných standardů. Na ty se nastaví ERP nebo jiný software, což umožňuje snadný elektronický přenos a ulehčuje velkoobjemové obchodní vztahy.
Zákazník (např. obchodní řetězec) vytvoří v ERP objednávku a systém ji převede do EDI. Dodavatel ji přijme do systému, automaticky načte data a potvrdí přijetí a dostupnost zboží. Po vyřízení objednávky automaticky odešle dodací list a fakturu odběrateli.
Modernější a jednodušší alternativa k XML se používá ve webových aplikacích a API branách. Na rozdíl od XML jde o jednodušší způsob zápisu dat jak při čtení, tak zpracování dat.
Firmy využívají JSON například pro zasílání faktur do jiných systémů. Některé banky v JSON poskytují výpis transakcí. Nový formát si tak nachází postupně místo všude tam, kde se používá XML.
Technologie pro rozpoznávání textu z obrázků nebo PDF vezme naskenovaná data a pomocí strojového čtení je přepíše do textu. Jde ale o pouhý přepis bez kontextu, ten jim dá například umělá inteligence na vytěžování dokladů.
OCR představuje první krok k moderně vedenému účetnictví. Nefunguje sice přesně a výstupy vyžadují korekturu. Jde ale o základní výbavu moderní účetní. Chcete vědět více o OCR? Přečtěte si článek.
API funguje jako brána mezi dvěma systémy. Zjednodušeně řečeno jde o způsob komunikace mezi dvěma programy podle předem stanovených pravidel – právě díky těmto pravidlům ale vše funguje bez zásahu člověka. Obsluha programu pouze zadává pokyny.
V účetnictví se API využívá ke komunikaci mezi účetním softwarem (např. Pohoda) a aplikacemi třetích stran (např. Alice). API zajišťuje rychlý a bezpečný export dokladů do Pohody z aplikace na vytěžování faktur.
Programy jako Microsoft Sharepoint nebo M-Files usnadňují správu dokumentů – ukládání, verzování, schvalování a další práci s nimi. Dokumenty automaticky přiřadí k zakázkám a klientům, čímž vytváří velký digitální archiv.
V účetnictví se DMS využívá například na automatické přijetí faktury do systému. Díky napojení na aplikaci na vytěžování dokladů se faktura navíc automaticky vytěží a odešle ke schválení příslušné osobě.
ERP funguje jako centrální mozek firmy. Jedná se o velké komplexní systémy, které využívají ti největší hráči na trhu. Platforma sbírá data z různých oddělení a propojuje je mezi sebou. To umožňuje dělání strategických rozhodnutí a plánování chodu firmy.
Programy jako Pohoda, Money S3, Abra Gen nebo Helios Nephrite většinou fungují jako modulové platformy, které si klient postaví podle vlastních potřeb. Bez ERP by i největší společnosti tvořily faktury v Excelu a hromadily papírky s poznámkami.
Český formát elektronického podpisu využívání zejména u datových schránek. Podnikatelé a účetní tento formát dobře znají právě z tohoto prostředí – veškerá korespondence od státní správy chodí v tomto formátu.
ZFO funguje jako virtuální obálka se třemi důležitými informacemi:
Elektronický podpis dokazuje pravost a integritu dokumentu. ZFO formát otevřete např. v programu 602XML Filler, oficiální aplikaci Datovka nebo ve webovém prostředí Datových schránek.
Kompresní formáty ZIP a RAR zabalí více souborů jednoho celku a ještě jim sníží velikost. Díky tomu usnadňují ukládání a zasílání většího objemu dat – i když dnes už komunikace často probíhá prostřednictvím jiných standardů.
Oproti formátu ZIP má RAR efektivnější kompresi (snížení velikosti dat). RAR navíc rozdělíte do více menších částí. Účetní využívají kompresní formáty například pro export z účetních softwarů, kdy jim program zabalí a zahesluje větší množství dat.
Nevadí. Napište nám. Rádi vám vysvětlíme, jak s pomocí moderních technologií vytvoříte systém moderního účetnictví.
Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit! Nebojte se, naším hlavním cílem je účetním práci zjednodušit a díky eliminaci ručního přepisování i poskytnout více času na ty úkoly, které vyžadují lidské zapojení.
Číst víceLíbí se vám jednoduchý proces vytěžení? Napadá vás, jak by vám Alice mohla pomoci ve vaší firmě? Neváhejte nás kontaktovat.
Vyzkoušet zdarma
