MenuVyzkoušet zdarma
Menu hamburger

Případová studie:
4M Group

Díky Alice doklady snadno vytěžíme a rovnou importujeme do systému. Už je nemusíme tisknout. Archivace je vyřešená – Alice je ukládá na disk i do vlastní databáze. Víme tak, že ať se stane, co se stane, nepřijdeme o podklady. Kromě toho máme čas na více klientů, se kterými řešíme „opravdové“ účetnictví místo přepisování dokladů.

Lukáš Vondráček, senior účetní 4M Group s. r. o.

Intro img

Šetříme čas na každé faktuře

Nejprve jsme Alice spustili na dvou účetních jednotkách a otestovali ji na DPH. O pár týdnů později jsme do Alice přidali další jednotky a začali se školením kolegů. Ti si hodně chválí validaci položek na dokladu, která jim ušetří čas s ruční kontrolou. To potvrzuji i z pozice vedení, protože srovnání chybovosti na automaticky a ručně vytěžených dokladech je markantní.

Ruční zadávání faktur nám zabere v průměru dvě minuty. Když faktury vytěžuje Alice, zvládne to za 45 sekund. I kdyby se doba průměrného vytěžení zvedla na jednu až jeden a půl minuty, pořád ušetříme několik hodin měsíčně. A ty investujeme zpět do rozvoje vlastního byznysu i podnikání našich klientů.

img 2

Jak jsme se dostali k Alice?

Naše společná cesta s Alice začíná na začátku roku 2025. Nastoupil jsem do nové účetní kanceláře a čekalo na mě asi 150 faktur čekajících na ruční přepis. S automatickým vytěžováním jsem už měl zkušenosti a tak jsem hledal systém, který usnadní práci s vytěžováním mně i kolegům.

Variant se nabízelo několik. Měl jsem zkušenosti s Rossum a dobré reference na Wflow. Jelikož ale pracujeme v POHODĚ, nakonec padla volba na Alice. O té jsem už slyšel od kolegů. V aplikaci jsem viděl přínos pro naši kancelář. Nešlo jen o cenu, líbí se mi přímočarost, se kterou vytěžuje doklady do POHODY. Žádná záplava tlačítek a nastavení – všechno je jasné a srozumitelné.

Potřebujeme „blbuvzdorné“ řešení

Jak hodnotím spolupráci? Oceňuji hlavně komunikaci. Nejen tu marketingovou, ale hlavně ze strany zákaznické podpory. V kanceláři potřebujeme, aby vše fungovalo jak má, automatizovaně a navíc „blbuvzdorně“.

Během testování jsem zadal desítky podnětů pro vaše IT oddělení – nejen chybových reportů, ale taky návrhů na zlepšení. Na každý z nich se mi dostalo odpovědi s tím, že se požadavek probere na poradě. Nejde ale o slova do větru – vy jste na tom skutečně pracovali!

img 2

Jaroslav Ždímal za Alice

Co na to náš tým?

Pan Vondráček z firmy 4M Group nám poslal poptávku na začátku roku 2025 po tom, co se zaregistroval do Alice v rámci zkušebního tarifu Zdarma. Už při prvním telefonu bylo jasné, že má pan Vondráček s aplikacemi na vytěžování zkušenosti – měl jasnou představu a věděl, jak se ptát.

K testování přistupoval pan Vondráček se záměrem dostat Alice na hranici možného – jak on sám říká, chtěl ji rozbít. Díky tomu získal jasnou představu o tom, jak mu při vytěžování faktur do Pohody pomůže. A nás zajímalo, zda se mu to povede, protože podobné testování nezažívám každý den.

Automatizace místo otročiny

Od Alice pan Vondráček očekával méně práce pro účetní. Za vším stála myšlenka nedělat z lidí otroky. Účetní se má věnovat účetnictví a ne se stresovat nad správností variabilních symbolů. Od toho tu je automatizace, což je myšlenka, kterou s Alice dlouhodobě razíme také.

Týden od prvního rozhovoru jsme se s klientem sešli na online schůzce ke zhodnocení testování. Mimo jiné došlo na možnosti exportu dokladů do Pohody. Vše jsme si vysvětlili a na dálku si potřásli rukou. Slovo dalo slovo a implementaci jsme zvládli do 25. ledna, takže v 4M Group Alice využili ke zpracování blížícího se DPH.

Více času pro účetní

Ve 4M Group Alice využívají na přípravu dokladů před zaúčtováním. Nahrávají je hlavně přes skener s podavačem nebo mobilní aplikaci. Postupně začali využívat sdílený disk a po prozkoumání aplikace přešli k plnohodnotnému importu e-mailem. Tím pokryli všechny cesty, jakými se do kanceláře doklady dostávají.

Závěrem?

Nově mají účetní ve 4M Group více času na samotné účtování, se kterým jim Alice pomáhá. S každým dokladem se učí a při opakovaném zpracování předvyplní relevantní údaje. Účetní tak mají více času na důležitější činnosti a nevěnují se ručnímu datlování faktur.

Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí 

Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit! Nebojte se, naším hlavním cílem je účetním práci zjednodušit a díky eliminaci ručního přepisování i poskytnout více času na ty úkoly, které vyžadují lidské zapojení.  

Číst více