Jak (ne)předávat doklady účetní?

Při vývoji Alice by redque spolupracujeme s řadou účetních a lidí z oboru. Ti se mnohdy zdráhají mluvit o svých klientech. Jak ale spolupráce pokračuje, postupně se otevírají a sdílejí s námi leckdy bizarní příběhy o tom, jak se k nim dostávají faktury a účtenky od klientů.

Smutná realita z praxe

Většina účetních se setkala s vyfocenými doklady, které jim klienti posílají přes WhatsApp a Messenger. Možná si říkáte, co je na tom divného. Jenže účetní pak luští mravenčí písmo a místo toho, aby efektivně pracovala, napravuje chyby klientů.

Klasikou je také e-mail s předmětem „Účetnictví březen 2025“, ve kterém se nachází nespočet příloh bez popisu a jakéhokoliv řádu. Účetní pak věnuje čas řazení a identifikaci, namísto, aby doklady jednoduše vytěžila. Nutno podotknout, že tento čas si často nechávají zaplatit.

Zde se ale dostáváme do kategorie bizáru. Výjimkou nejsou faktury a účtenky naházené bez ladu a skladu v krabici od bot. Za vrchol drzosti pak považujeme doklady v obálce bez podpisu doručené po známém. Ale co my víme… Možná mají účetní doma schovanou věšteckou kouli.

Z nesystematičnosti vzniká chaos

Řada klientů považuje účetní za cifršpiony s nadpřirozenými schopnostmi. Ve skutečnosti jde ale o běžné lidi, kteří se snaží svoji práci odvést co nejlépe. Klienti jim v tom ale mnohdy brání. Při práci s neorganizovanými doklady hrozí opomenutí, duplicitní platby a v neposlední řadě i jejich ztráta.

Při vytěžování dokladů z krabice od bot účetní snadno ztratí přehled o tom, jaké faktury už má a jaké nikoliv. To s sebou přináší zdržení a zbytečný stres – jak pro účetní, tak i pro klienty. Těm se totiž ve finále halabala práce s doklady prodraží, protože nikdo nepracuje zadarmo.

Co účetní neřekne nahlas?

Spousta účetních takové klienty prostě přetrpí. Ručně přepisují doklady jako roboti a jsou rádi za každého klienta. Sami přitom potichu volají po systému – problém je v tom, že je nikdo neslyší.

Změna proto nezačíná u účetních – musí pocházet od klientů. Ti nastavují pravidla hry a často nechávají plavat účetní v chaosu. Přiznáváme, že většinou nevědomky. Zvyk je železná košile – pokud něco děláme dvacet let, proč bychom to najednou měnili?

Efektivní způsob předávání dokladů

Stačí přitom málo. V roce 2030 vejde v platnost nařízení Evropské unie o povinné digitalizaci dokladů (VAT in the Digital Age). Elektronické zasílání dokladů se tak nestane možností, ale povinností.

Jde to přitom snadno. Účetní klientům nastaví sběrný e-mail a přístup do aplikace na vytěžování účtenek a faktur. Ta funguje i na telefonu, takže klient doklad jednoduše vyfotí a pošle ho k zaúčtování. O vše ostatní se postará umělá inteligence, která z dokladu vytěží potřebná data.

Proč zasílat faktury elektronicky? Nikde se nic neztratí a doklad se k pověřené osobě dostane ihned. Odpadne složitá komunikace o předávání a v neposlední řadě také chráníte vaše data, neboť digitální cesta je mnohem bezpečnější.

Změna začíná u vás

Kdy naposledy jste se zeptali účetní, zda by něco nezměnila na způsobu práce? Zavolejte a proberte spolu nové možnosti. Moderní vytěžování faktur je jednoduché a na pár kliknutí – vyžaduje ale impulz z lidské strany.

Malé změny dělají velké rozdíly. Nemusíte hned měnit celý systém. Moderní vedení účetní začíná právě u přístupu ke každodenním rutinám. Skladujete si šanony plné faktur, které na konci měsíce vozíte účetní? Proč? Posílejte jim faktury ihned.

Změna předávání dokladů také souvisí s firemními výsledky. Ihned zaúčtované faktury se projeví v reportech a lépe s nimi naplánujete firemní cashflow. Firma získá aktuální přehled o financích, rychleji zareaguje na případné propady a snadněji vyřídí klíčová rozhodnutí.