Alice je k POHODA připojena na základě můstku, který instalujeme v rámci implementace. Ten zajišťuje přenos dokumentů a všech potřebných informací z Alice do účetního systému POHODA a naopak (typicky externí ID dokumentu). Můstek instalujeme standardně my, ale zákazník má také možnost si ho za snížený symbolický poplatek instalovat i sám dle zadávací dokumentace.
Faktury nahrajeme do Alice (email, sken, mobilní aplikace) a necháme je vytěžit. Tento proces se vždy snažíme automatizovat, aby klient nemusel na vytěžení dokumentu čekat. Účetní jednotku přiřadíme automaticky na základě vytěženého IČO odběratele nebo na základě emailu, ze kterého daný doklad přišel. Po skončení vytěžení si účetní dokument otevře, zkontroluje a může vybrat číselnou řadu, předkontaci a členění DPH, které k dokladu náleží. Po kliknutí na tlačítko exportovat se dokument přenese do fronty k exportu, kde si jej bere instalovaný můstek. Ten se každých 30 vteřin dívá do fronty a posílá dokumenty do systému POHODA. Úspěšný export do POHODA poznáme podle toho, že se dokument označil jako exportovaný. V POHODA se objeví v sekci přijatých faktur v dané účetní jednotce. Při vybrání číselníků přímo v Alice už je dokument zaúčtovaný, takže jej účetní v POHODA ani nemusí editovat.
Účtenky nahrajeme do Alice (email, sken, mobilní aplikace) a necháme je vytěžit. Účetní jednotku přiřadíme automaticky na základě emailu, ze kterého daný doklad přišel nebo na základě uživatelské interakce, kdy si uživatel v mobilní (nebo webové) aplikaci vybere účetní jednotku, do které účtenka patří. Po skončení vytěžení si účetní dokument otevře, zkontroluje vytěžení a může vybrat číselnou řadu, předkontaci a členění DPH, které k dokladu náleží. Po kliknutí na tlačítko exportovat se dokument přenese do fronty k exportu, kde si jej bere instalovaný můstek. Ten se každých 30 vteřin dívá do fronty a posílá dokumenty do POHODA. Úspěšný export do POHODA poznáme podle toho, že se účtenka označila jako exportovaná. V POHODA se objeví v sekci pokladna (pokud bylo placeno hotově a je nastaveno) nebo v ostatních závazcích (pokud placeno kartou a je nastaveno) v dané účetní jednotce. Při vybrání číselníků přímo v Alice už je dokument zaúčtovaný, takže jej účetní v POHODA ani nemusí editovat.
Dokumenty je možné ukládat přímo v systému POHODA, kde jsou zobrazeny v sekci Dokumenty u každého daňového dokladu. Zde ukládáme plnohodnotné PDF nebo obrázek daného dokladu a uživatel si jej může dvojklikem otevřít. Data jsou ukládána na stejném místě, jako by je účetní k faktuře přidala PDF ručně. Zároveň jsou všechny dokumenty také archivovány v aplikaci Alice.
V Alice umožňujeme nastavit i schvalovací workflow pro případ, že pro klienta připadá v úvahu. V takovém případě je účtenka nebo faktura standardně nahrána do Alice, kde je vytěžena. Následně jej otevře zpracovatel (typicky junior účetní), tedy uživatel, který by standardně daňové doklady zadával ručně, a klikne na tlačítko odeslat ke schválení. Dokument se posune ke schvalovateli (typicky senior účetní nebo hlavní účetní), která je zodpovědná za zaúčtování daného dokladu. Ta už pouze vybere předkontaci, členění DPH a číselnou řadu, do které chce dokument poslat, a ten pak odchází do POHODA už jako zaúčtovaný.
Naše vlastní umělá inteligence pracuje s úspěšností na hranici 98 %. Pokud udělá chybu, je nutné tuto chybu ručně opravit. Alice vám však modrou linkou ukáže, odkud data z faktury vzala, takže oprava nezabere víc než několik vteřin. Následně je doporučeno takový dokument nahlásit jako špatně vytěžený, abychom jej mohli zařadit do ručního procesu učení, a tím eliminovat budoucí potíže s podobným dokumentem.
V Alice můžete mít v rámci měsíčního paušálu neomezený počet účetních jednotek, což je velmi výhodné právě pro účetní kanceláře. Dokumenty do jednotlivých účetních jednotek pak rozdělujeme v průběhu vytěžení buď podle IČO odběratele u faktur, nebo na základě emailu odesílatele v případě účtenek. K jednotlivým účetním jednotkám je možné přiřadit konkrétní uživatele, takže účetní vidí pouze dokumenty, které chce reálně zpracovávat, a nemíchají se faktury a účtenky od kolegů.
V Alice je možné připojit každou účetní jednotku na jiný účetní program, takže si můžete flexibilně zvolit, které chcete v Alice zpracovávat a které nikoliv. V případě použití více účetních programů je nutné počítat se zvýšenými náklady za implementaci dle náročnosti jednotlivých účetních programů.
Napojení Alice na POHODA není nic složitého. Napojení děláme standardně my v rámci placené implementace, nicméně účetní má možnost si za symbolický poplatek datový můstek instalovat sama dle uživatelské dokumentace.
Alice zvládne zpracovat faktury přijaté i vydané, účtenky a objednávky.
Jako účetní kancelář můžete mít pro všechny účetní jednotky společný email. Tento postup je i doporučovaný z hlediska stability a spolehlivosti mailového importu, ale omezení to není. Doklady rozdělujeme do účetních jednotek až v rámci vytěžení, takže je pouze na klientovi, zda má vytvořen jeden hromadný email nebo několik separátních emailů pro každou účetní jednotku zvlášť.
Ano, v rámci měsíčního paušálu může v Alice pracovat neomezený počet uživatelů. Přístupové údaje tak můžete dát i svému klientovi, který by vám jinak nosil daňové doklady ručně. Samozřejmostí je pak snížení uživatelských oprávnění tak, aby mohl klient dokumenty pouze nahrávat a nemohl je odesílat do účetního programu. Kromě toho je možné daného uživatele omezit pouze na konkrétní účetní jednotku, to znamená, že uvidí faktury a účtenky pouze ze své firmy.
Mobilní aplikace je veřejně dostupná na Android i iOS a je určena k nahrávání daňových dokladů. Máte-li v ruce papírovou účtenku nebo fakturu a nechcete ji skenovat, pak ji jednoduše vyfoťte mobilní aplikací. Okamžitě po vyfocení se na pozadí spouští proces vytěžení, po jehož skončení se dokument objeví ve webové aplikace Alice, kde s ním může účetní nebo přímo vy dále pracovat.
Dokument, který se do POHODA nepodařilo exportovat, se objeví ve stavu chybný přímo v Alice. Přejetím kurzoru na tento stav se objeví i chybová hláška popisující, proč tento dokument do POHODA neodešel. Neznamená to však, že se dokument ztratil, protože je stále uložený v Alice. Ve většině případů se jedná o drobnost, po jejímž opravení je možné znovu dokument do POHODA exportovat.
Přidání účetní jednotky do Alice není vůbec nic složitého a zvládne to prakticky každý podle dostupné uživatelské dokumentace. Stejně tak snadné je přidání účetní jednotky v POHODA. Trochu náročnější je rozšíření můstku do POHODA, s čímž vám v rámci technické podpory dokážeme pomoci, nebo si můžete rozšíření můstku udělat sami dle dostupné uživatelské dokumentace.
Výrobcem ekonomického systému POHODA je společnost STORMWARE s.r.o.
Více informací naleznete na oficiálních
webových stránkách.
Vyzkoušet zdarma
