Digitální archivace účetních dokladů: Konec šanonům ve skříni

Drtivá většina dokumentů dnes už vzniká digitálně. Přesto faktury a účtenky řada účetních a firem archivuje v papírové podobě. Česko v Evropě vyniká nízkou mírou digitalizace. Firmy argumentují tím, že ji nepotřebují a mají obavu z vysokých nákladů. Co když je ale všechno jinak?

Pouze 49 % malých a středních podniků účetní doklady digitalizuje. Česko se dlouhodobě pohybuje pod průměrem Evropské unie, kde doklady do digitální podoby převádí přes 57,7 % účetních jednotek. Firmy přitom účetní software už využívají. Funkci archivace ale přehlíží.

Co je to digitální archivace?

Když se řekne digitální archivace, většina si představí naskenování a uložení dokumentu. Jde ale o mnohem komplikovanější problematiku. Správně nastavené postupy umožňují správné zařazení dokladu do systému, který zaručuje dlouhodobou čitelnost a práci s ním.

Nároky na digitalizaci definuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Ten po několika průtazích umožnil archivaci v digitální i papírové podobě. V obou případech jsou podmínky pro uchování dokumentů stejné.

• Autenticita – doklad musí mít prokazatelný původ.
• Neporušenost – doklad se nesmí v době archivace nijak měnit.
• Čitelnost – doklad musí být čitelný po celou dobu archivace.

Výhody digitální archivace

Všechny tyto podmínky moderní a digitální archivace dokladů splňuje. Kromě toho má ale ještě řadu výhod, které přežité uchovávání dokladů v papírové podobě neumožňuje.

• Úspora prostoru – doklady v digitální formě nezabírají prostor (maximálně ten virtuální). Software je efektivně rozřadí a ve skříních plných šanonů vznikne volné místo, což ocení hlavně freelance účetní pracující z domu.
• Snadná dohledatelnost – software na digitalizaci a vytěžování dokladů disponuje možnostmi vyhledávání podle IČ, názvu dokladu, data, částky a dalších kritérií. Dokumenty jsou navíc uložené v cloudu s přístupem odkudkoliv.
• Bezpečnost – otázka bezpečnosti a ochrany osobních dat u dokumentů je propírané téma. Digitalizované doklady lze zabezpečit pomocí hesla a přístupových práv. Doklad lze také opatřit auditní stopou a časovým razítkem pro případ kontroly.
• Efektivita – automatické vytěžování dokladů a jejich třídění účetní zbaví rutinní práce a ušetří jim spoustu času. Doklady jsou dostupné kdykoliv a odkudkoliv. Digitalizace umožňuje také snadnější schvalování dokladů před zaúčtováním.
• Legislativní soulad – díky opatření elektronickým podpisem nebo pečetí, auditní stopou a vysokou mírou zabezpečení jsou doklady uložené v souladu se současnými právními předpisy.

Co obnáší přechod z papíru na digitál

Řada účetních firem se přechodu do digitálního prostředí bojí. Hlavním důvodem jsou vysoké náklady – ty ale v době, kdy většina z nich stejně už účetní systém využívá, odpadávají, protože stačí systém pouze vhodně nastavit.

Doklady (a dokumenty obecně) se dnes zpracovávají v účetním software nebo DMS (document management systém). Jde ale o to, jak je tam dostat. S tím pomůže aplikace na vytěžování dokladů, která doklad „přečte“ a vytěží z něj důležitá data, s nimiž pracuje účetní v digitální podobě.

Při přechodu si dejte pozor na správné zálohování a dlouhodobou udržitelnost datového formátu. Dokument musí být přístupný a čitelný po celou dobu archivace – u daňových dokladů je to 10 let.

Digitální archivace účetních dokladů nepředstavuje riziko. S aplikací Alice by redque doklad rychle vytěžíte a pracujete s ním jako s běžnou fakturou nebo účtenkou. Ušetříte si ale čas s jejich ručním přepisem, vyhledáváním a dalším zpracováním. Doklad vám navíc mohou zaslat klienti přes mobilní aplikaci nebo e-mailem, čímž zcela odpadá práce s papírovým dokumentem.