Archivace faktur

Velmi často se nás klienti ptají, jak správně (a zda vůbec) archivovat daňové doklady online, aby byly připraveny pro případnou kontrolu z Finančního úřadu.

Při dodržení zákonů je možné vaše daňové doklady uschovávat pouze v rámci online archivace. Nejdůležitější je být schopen prokázat shodu elektronické verze dokumentu s originálem. Doporučujeme vám ale i přesto kontaktování Finančního úřadu, pod který vaše firma spadá. Z naší zkušenosti víme, že přístupy úřadů se v rámci České republiky mírně liší.

1. Vycházíme přitom z dokumentu vydaného Generálním finančním ředitelstvím.
2. Dotaz: Má-li plátce archivovány daňové doklady v elektronické podobě a současně zaručuje věrohodnost původu a neporušenost obsahu těchto daňových dokladů prostřednictvím auditní stopy, vzniká povinnost související dokumentaci rovněž archivovat v elektronické podobě?
3. Odpověď: Forma archivace dokumentů prokazující auditní stopu není rozhodující, tj. související dokumentaci tvořící auditní stopu je možné archivovat v listinné i elektronické podobě dle rozhodnutí plátce.

Dále se daná problematika řeší i v rámci Zákona o dani z přidané hodnoty ( č. 235/2004 Sb. )

Elektronické uchovávání daňových dokladů

1. (1) Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak.
2. (2) Daňový doklad lze uchovávat elektronicky prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat.
3. (3) Při uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků musí být rovněž elektronicky uchovávána data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.

V rámci aplikace Alice vám zjednodušujeme přípravu účetních záznamů pro případnou kontrolu. Veškeré nahrané dokumenty (PDF) opatřujeme časovým razítkem a „košilkou“, tedy základními informacemi o původu a zpracování daného daňového dokladu.

Archivace vašich daňových dokladů je rychlá a automatická. Každý doklad, který do Alice nahrajete, je uchován v rámci naší aplikace – to znamená, že se k němu v případě potřeby můžete kdykoliv vrátit.

Do Alice můžete své faktury a účtenky nahrát několika způsoby:

1. 💻 Vložením do webové aplikace
2. 📱 Vyfocením mobilní aplikací
3. 🖨️ Naskenováním
4. 📧 Zasláním na předem definovaný email

Následně dojde k vytěžení a přepisu dat a uložení vašeho dokladu do zabezpečeného cloudu. Získaná data můžete jednoduše exportovat do vašeho účetního programu.