Schvalování dokumentů

Práce v týmu vyžaduje pořádek a jasně nastavená pravidla. O to více, když jde o účetní doklady. Každá chyba firmu stojí peníze a působí nepříjemné zmatky. Alice práci v týmu podporuje a umožňuje nastavení procesu schvalování dokumentů.

Díky nastavení schvalování dokumentů si každý člen v týmu udrží přehled o tom, v jaké fázi se doklad nachází. Díky tomu uživatelé Alice zabrání duplicitám, opomenutím a dalším komplikacím. Kromě toho jasně dohledají, kdo a kdy s dokladem pracoval.

Nastavení schvalování dokumentů

Proč vytěžovat dokumenty s Alice?

Snadný import účtenek

Jak funguje schvalování dokumentů v Alice?

Aplikace na vytěžování dokladů Alice umožňuje nastavení přístupových práv na několika úrovních. Z tohoto nastavení těží i schvalování dokumentů v aplikaci. Jak funguje nastavení schvalovacího procesu v praxi?

Nastavení procesů ve firmě

Schvalování dokumentů vyžaduje jasně nastavená oprávnění na úrovni firmy. Definujte si, kdo a kam doklady zasíláte, kdo je zaúčtuje a kdo je odpovědný za jejich schválení a export do účetního software.

Odeslání dokladu na sběrný e-mail

Vytvořte si sběrný e-mail ve formátu [email protected], kam odešlete všechny doklady určené k vytěžení. Alice si doklady z e-mailu sama nahraje a připraví k vytěžení.

Vytěžení dokumentů

Vytěžování dokladů Alice provádí automaticky. Účetní v první vlně provádí kontrolu, zda vytěžení proběhlo úspěšně. Na případné chyby Alice sama upozorní.

Zaúčtování dokladu

Účetní k vytěženému a zkontrolovanému dokladu přiřadí číselnou řadu, členění DPH, středisko, zakázku a další náležitosti. Takto upravený doklad odešle ke schválení nadřízenému (nebo jinému pracovníkovi).

Schválení dokladu

Odpovědný pracovník doklad odeslaný ke schválení zkontroluje. Pokud k němu nemá výhrady, exportuje ho do účetního software.

Nastavení pravidel pro schvalování

Každá firma má jiná pravidla. Aplikace na vytěžování dokladů Alice umožňuje široké možnosti nastavení včetně několikafázového ověření, uvedení povinných polí ke každému dokladu a dalších podmínek.

Schvalování funguje na úrovni firem, účetních kanceláří i účetních na volné noze.

Aplikace umožňuje nastavení třech typů oprávnění.

Schvalovatel účetní jednotky – schvaluje doklady konkrétního odběratele.
Schvalovatel – schvaluje všechny doklady a zasílá je k exportu.
Admin – exportuje vytěžené doklady a dohlíží na schvalovatele.

Pro každý schvalovací proces má Alice jasně nastavená pravidla, která nastavuje admin. Díky tomu lze přesně definovat podmínky toho, kdo jaké dokumenty schvaluje a kdy se exportují do účetního programu.

Proč vytěžovat dokumenty s Alice?

Aplikace na vytěžování dokladů Alice se specializuje na efektivní práci s fakturami, účtenkami a dalšími formáty dokumentů. Kombinace OCR a umělé inteligence převede papírové doklady do elektronické formy a účetní zbaví rutinní práce.

Díky možnosti nastavení schvalovacího procesu mohou Alice využívat celé týmy a účetní kanceláře. Stačí nastavení pravidel ke schvalování – na úrovni firmy a aplikace. Díky schvalování dokladů budou mít všechny články řetězu dohled nad tokem dokumentů.

Přesné vytěžování dokladů

Alice vytěží faktury, účtenky a další typy dokladů s přesností 98 %. U všech dokladů dochází ke kontrole dat v ARESu a využití dalších validačních procesů na snížení chybovosti.

Zrychlení práce

Konec rutinnímu datlování. Díky Alice účetní odpadne práce s ručním zpracováním dokumentů. Získají tak čas, který věnují skutečně důležitějším činnostem při rozvoji firemní strategie.

Archivace

Dokumenty nahrané do webové aplikace Alice se automaticky archivují a opatří časovým razítkem s tzv. košilkou. Případná kontrola má tak jasnou časovou stopu, kdo a jak s dokladem pracoval.

Modernizace procesů

Faktury a účtenky nemusí účetní předávat ručně. Díky nastavení schvalovacího procesu doklad postupně projde nezbytným zpracováním a dostane se ke kompetentním osobám.

Vysoké zabezpečení

Při vývoji aplikace Alice využíváme nejmodernější nástroje a klademe důraz na zabezpečení dat. O jejich ochranu se v první řadě stará cloud od Microsoftu.

Mobilní aplikace

Díky mobilní aplikaci na iOS a Android uživatelé schválí dokumenty odkudkoliv. Na počítači je Alice dostupná z webového prohlížeče bez nutnosti instalace.

Nejčastější dotazy (FAQ)

Protože víme, co naše klienty při práci s doklady nejčastěji zajímá, připravili jsme přehled otázek a odpovědí, které jim s nastavením a využitím schvalovací procesu co nejefektivněji. Od základního nastavení až po řešení konkrétních situací – vše vychází z praxe a reálných potřeb firem.

Jak funguje nastavení schvalování dokladů?

Alice umožňuje nastavení schvalování dokladů na několika úrovních. Uživatel nahraje doklad ke schválení, obsluha aplikace mu přiřadí účetní náležitosti a odešle ho nadřízenému pracovníkovi. Ten doklad zkontroluje a odešle ho do účetního programu.

Potřebuje nastavení schvalování přípravu?

Ano, nastavení pravidel pro schvalování dokladů vyžaduje pečlivou přípravu na úrovni firmy. Každý zaměstnanec musí mít jasně stanovené pole působnosti a agendu, které se věnuje. Jakékoliv obcházení pravidel pro schvalování dokladů je kontraproduktivní.

Kdo může získat přístup do Alice?

Do Alice získají přístup klienti účetních kanceláří, firmy, účetní organizace a dalších subjekty. Díky tomu práce s dokladem probíhá přímo v aplikaci a není třeba další zasílání a předávání dokladů.

Můžu při schvalování dokladů nastavit povinná pole?

Ano, aplikace umožňuje nastavení povinných polí (např. středisko, zakázka, účetní jednotka a další). Pokud nedojde k jejich vytěžení nebo ručnímu doplnění, doklad nelze odeslat k dalšímu schválení.

Co když dokument neprojde schválením?

Všechny neschválené doklady se vrátí zpět jejich odesílateli. Takový doklad lze opatřit poznámkou o důvodu jeho vrácení. Neakceptování dokladu před exportem se zapíše i do košilky dokladu.

Přijde mi upozornění na dokument ke schválení?

Alice umožňuje nastavení zasílání pravidelných upozorní na e-mail. Upozornění na neschválené dokumenty chodí pravidelně každý den až do momentu jejich akceptace a dalšího zpracování.

Jak složité je nastavení schvalovacího procesu v Alice?

Nastavení je jednoduché. V rámci placených tarifů klientům s nastavením pomůže naše technická podpora. Případně si uživatelé nastaví schvalovací proces sami podle dodané dokumentace.

Lze schvalovací proces změnit?

Ano, schvalování je možné kdykoliv změnit a upravit. Díky tomu schvalovací proces vždy odpovídá konkrétním požadavkům pro práci s doklady.

Zaujala vás Alice? Napište nám

S Alicí vytěžíte dokumenty rychleji a bez zbytečných chyb. Stačí nám říct, co potřebujete a společně najdeme schůdné řešení. Napište nám vaše požadavky a my se vám ozveme zpět.

Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí

Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit! Nebojte se, naším hlavním cílem je účetním práci zjednodušit a díky eliminaci ručního přepisování i poskytnout více času na ty úkoly, které vyžadují lidské zapojení.

Číst více