Největší mýty o OCR v účetnictví

OCR v účetnictví má pro někoho stále pověst strašáka, který přidá více práce, než ušetří. Realita je ale jinde. OCR software šetří čas při zpracování faktur. Jaké největší mýty panují kolem OCR v účetnictví – a kde vám OCR ušetří čas při zpracování a evidenci faktur?

OCR čte text, ale nerozumí mu

Starší OCR software tak skutečně fungovaly. Digitalizovaly text, ale nechápaly ho. Moderní OCR propojuje technologii čtení textu s umělou inteligencí. Díky tomu rozliší písmena, ale zároveň chápe význam polí. Ve výsledku tak při zpracování faktur poskytuje vysoce strukturovaná data.

OCR nezvládne špatně vyfocené doklady

Při skenování textu vždy záleží na kvalitě vstupu. Jestliže do OCR software nahrajete rozmazaný dokument vyfocený ve tmě, poradí si s ním jen stěží.

Jenže zde do hry vstupuje umělá inteligence. Díky kombinaci algoritmů a strojového učení umělá inteligence Alice zvládne zpracování dokladů i v horším rozlišení. Kromě toho srovná dokument, ořízne okraje a zvýší kontrast.

Musí se ručně kontrolovat

Těžko si představíme účetnictví vedené bez kontroly. I ten nejmodernější OCR software tak musíte kontrolovat – ale jinak, než si myslíte. 

Například Alice se postupně učí a upozorní na případné nesrovnalosti (např. chybný součet). U dlouhodobých formátů dokumentů tak vytěžuje doklady s přesností 98 % – účetní pak jenom kontroluje správnost vytěžených dat.

OCR mi neušetří práci

Další z mýtů, který se na pravdě zakládá jenom částečně. Komu OCR software nešetří čas, nechápe jeho podstatu nebo ho používá špatně. OCR vás nezbaví běžné účetní práce. Ušetří vám ale mentální kapacitu a spoustu rutiny.

OCR software potřebuje, aby všechny doklady vypadaly stejně

Jeden z mýtů, který se vyvrací už ze své podstaty. Kdyby OCR software vyžadoval jednotnost dokumentů, nikdo by ho nevyužíval. Současné OCR a umělá inteligence detekují i méně známé formáty dokladů – nečtou je totiž podle vzhledu, ale podle logiky dokumentu.

Malým firmám se OCR nevyplatí

Malé firmy často fungují tak, že všichni dělají všechno. A právě tehdy se OCR software při zpracování faktur vyplatí nejvíce. Malým firmám ušetří spoustu času a peněz tím, že je zbaví rutinní práce při vytěžování dokladů.

OCR nerozliší duplicitní doklady

Záleží na tom, jaký OCR software využíváte. Aplikace na vytěžování faktur Alice rozliší duplicity podle identických údajů při zpracování dokumentů. Duplicitní doklad detekuje dokonce i tehdy, když přijde ze dvou různých zdrojů.

OCR software je pomalejší než ruční přepis

Z vlastní zkušenosti víme, že přepis jedné faktury trvá 2 až 5 minut podle její složitosti. Průměrný OCR software zvládne vytěžení do minuty. Kromě toho neřeší pauzu na kafe. Efektivita ručního přepisu faktur s narůstajícím počtem dokladů navíc klesá a zvyšuje se chybovost.

OCR nerozliší designové a barevné faktury

Na začátek si řekněme, že designová faktura není nepřítel – je pouze otravná. OCR software při zpracování faktur ale nezajímají barvy – čte strukturu a polohu dat, ve kterých hledá kontext. Takže i když vám klient pošle designové peklo, OCR si s ním poradí.

Budu se s ním dlouho učit

Přiznáváme, že nějaký čas na učení vám práce v Alice zabere. Děláme ale vše proto, aby integrace Alice do vaší firmy byla co nejjednodušší. Uzpůsobili jsme webové prostředí tak, aby ho pochopil i laik bez zkušeností s OCR software. 

Kromě toho pro vás zajistíme školení, ve kterém si řekneme vše podstatné pro práci s Alice. Využít můžete také zákaznickou podporu v češtině, která odpoví na vaše dotazy. Na našem YouTube navíc najdete zpracované manuály, které vám vysvětlí jednotlivé funkce.

Bojíte se OCR software? Nemusíte. Moderní OCR není strašák, ale užitečný nástroj, který vás zbaví rutinní práce, sníží chybovost a urychlí zpracování a evidenci faktur. Dejte OCR šanci a přesvědčte se, kolik času vám ušetří už během prvních dní.