Chytré vytěžování faktur do Heliosu

Nebaví vás ruční přepisování faktur do Heliosu a rádi byste přešli na moderní účetnictví? Máme pro vás řešení. Naše online kolegyně Alice vytěží faktury do systému Helios a ušetří vám spoustu času.

Díky kombinaci OCR a umělé inteligence Alice vytěží a exportuje velké množství dokladů v krátkém čase. Údaje o dodavatelích i odběratelích Alice získá z ARESu a zkontroluje důležitá data na dokladech. Vše funguje s přesností 98 %.

Na práci s Alice si rychle zvyknete. Alice pracuje za vás, konkrétní procesy ale máte pořád ve svých rukou. Díky sofistikovanému schvalovacímu systému máte kontrolu nad každým dokladem, což oceňují zejména větší firmy a účetní kanceláře.

Nápověda a dokumentace

Užitečné funkce

Nejčastější dotazy (FAQ)

Konec datlování – ušetřete čas a peníze

Ruční přepisování stovek až tisíců faktur měsíčně zabírá účetním spoustu hodin. Navíc jde o rutinní práci, při které snadno uděláte chybu. Alice vás této práce zbaví a vy se zaměříte na to opravdu důležité, ať už jde o rozvoj vlastního podnikání nebo podílu na chodu firmy.

Alice vám ušetří několik tisíc měsíčně. Klienti doklad pošlou e-mailem nebo přes mobilní aplikaci, Alice ho sama vytěží a vy jen data zkontrolujete a odešlete je do Heliosu. Vydejte se cestou moderního účetnictví a zbavte se otravného datlování dokladů.

Pro koho jsou služby Alice?

Účetní kanceláře

snížení chybovosti při vytěžování do Heliosu
klienti posílají doklady na sběrný e-mail
zabezpečení dat od Microsoftu
snadná příprava účetnictví

Vyzkoušet

Účetní

jednoduché ovládání a instalace
98% přesnost vytěžených dat
Alice se učí s každým dokladem
snadná instalace a napojení na Helios

Vyzkoušet

Podniky

jednoduchá integrace do Heliosu
přístup odkudkoliv bez instalace
vytěžování různých typů dokladů (faktury, účtenky, objednávky)
snížení provozních nákladů

Vyzkoušet

Od poptávky ke snadnému vytěžování do Heliosu

Poptávka

Vyplňte registrační formulář a napište nám vaše představy. Ozveme se vám zpět.

Prezentace

Obchodní zástupce vám na osobní nebo online schůzce ukáže všechny funkce, která Alice při vytěžování do Heliosu využívá.

Vyzkoušení

Alice si můžete sami vyzkoušet. Rádi vám dáme přístup do bezplatné verze aplikace.

Zpětná vazba

Máte nějaké připomínky k chodu Alice? Společně je probereme a vymyslíme způsob, jak je implementovat do Alice.

Objednávka

Vyberte si tarif podle počtu vytěžovaných faktur měsíčně. Podepíšeme smlouvu a společně se vydáme na cestu moderního účetnictví.

Napojení

Alice a Helios se propojují přes systémové REST API s přístupem do agendy Došlé faktury. O to se postaráme my za jednorázový poplatek, nebo vám dáme dokumentaci a obě aplikace si propojíte sami.

Zaškolení

Vám i vašemu účetnímu týmu předáme všechny potřebné informace, které potřebujete k ovládání Alice.

Ostrý provoz

Alice uvedeme do provozu a do Heliosu vytěžíme první doklady. Máte další dotazy? K dispozici je vám naše zákaznická podpora a obchodní tým.

Proč zrovna Alice?

jednoduché ovládání

nastavení schvalovací procesu

dostupnost odkudkoliv z webové aplikace

98% přesnost při vytěžování dokumentů

zabezpečení dat od Microsoftu

jednoduchá cenová politika

Jednoduché vytěžování dokladů do Heliosu

1. Příjem

Fakturu nebo účtenku vyfotíte, naskenujte, pošlete e-mailem nebo jednoduše přetáhnete myší do aplikace Alice.

2. Vytěžení

Jedním kliknutím dáte Alice pokyn a ta načte doklad, ověří IČ a vytěží všechna důležitá data.

3. Validace

V načteném dokladu Alice provede kontrolní součty a případně upozorní na chybně vytěžená pole. Ta uživatel ručně doplní a nahlásí zákaznické podpoře, která Alice doučí požadovaný formát dokumentu.

4. Schválení

Vytěžený doklad schválí seniorní účetní nebo nadřízený pracovník. Odpovědné osoby tím získají přehled nad zaúčtovanými doklady.

5. Zaúčtování

Účetní k dokladu doplní číselnou řadu, předkontaci a sazbu DPH. U známých formátů dokumentů k tomuto dochází automaticky. U méně častých formátů dokladů se to Alice postupně učí.

Export

Zaúčtovanou fakturu nebo účtenku účetní jedním kliknutím pošle přes API do Heliosu. Pokud během přenosu nastane chyba, Alice označí doklad jako chybný a dokument se do Heliosu neodešle.

Archivace

Exportované faktury a účtenky Alice opatří časovým razítkem, auditní stopou a archivuje.

Podívejte se na intuitivní webové rozhraní aplikace Alice

Zakládáme se na jednoduchost a snadném používání, které zvládne opravdu každý. Podívejte se sami.

Účetní si pochvalují tyto užitečné funkce

vytěžování většiny dokladů psaných latinkou

kontrola všech položek (například součtu položek)

archivace dokladů s časovým razítkem

Alice se postupně učí nové formáty dokladů

nahrávání faktur a účtenek z mobilní aplikace

vývoj programu podle požadavků zákazníků

Zpět na úvodní stránku

Zaregistrujte se a začněte vytěžovat s českou aplikací Alice.

Už máte účet? Přihlaste se

E-mail již zaregistrovaný v systému

Souhlasím s VOP

Co díky Alice získáte?

Nástroj na přepis vašich faktur a účtenek.
98% přesnost vytěžení.
Přístup do jedinečné české aplikace založené na naší vlastní umělé inteligenci Redque.
Nejpřísnější bezpečnostní protokoly a zabezpečení.
Možnost zpracování českých, anglických, slovenských i německých dokladů.

Důvěřují nám velké i malé firmy a účetní kanceláře.

Nápověda Alice

Jak připojit Alice k Heliosu?

Alice a Helios se propojí přes API, který zajišťuje rychlý přenos dat a dokumentů. Zákazníkům Alice s Heliosem propojíme za jednorázový poplatek, nebo od nás dostanou dokumentaci, podle které si systémy propojí sami.

Jak funguje vytěžování faktur do Heliosu?

Fakturu nahrajete na sběrný e-mail, naskenujete, vyfotíte mobilní aplikací nebo jednoduše přetáhnete myší. Alice podle IČ nebo e-mailu, ze kterého faktura přišla, identifikuje účetní jednotku. Po vytěžení účetní zkontroluje vytěžené údaje a doplní číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Nakonec jedním tlačítkem fakturu odešle do Heliosu.

Jak funguje vytěžování účtenek do Heliosu?

Účtenky nahrajete do Alice e-mailem, naskenujete nebo vyfotíte v mobilní aplikaci. Alice identifikuje účetní jednotku podle e-mailu, ze kterého doklad přišel, nebo po ručním přiřazení. Po vytěžení účtenku zkontroluje účetní a doplní číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Nakonec stačí jedno kliknutí myši a Alice exportuje účtenku do Heliosu.

Umí Alice archivovat exportované doklady?

Alice archivuje každý exportovaný doklad, který opatří časovým razítkem a auditní stopou. Zákazník tím získá další zálohu dokument, čímž sníží riziko nechtěného smazání dokladů.

Jak funguje schvalování dokladů v Alice?

Alice umožňuje různé nastavení schvalovacích práv a uživatelských oprávnění. Klient doklad nahraje do Alice, účetní ho zpracuje a pošle na schválení nadřízenému. Ten mu přiřadí číselnou řadu, předkontaci a členění DPH a exportuje ho do Heliosu.

Co když Alice při vytěžování dokladů udělá chybu?

Při vytěžování do Heliosu a dalších účetních softwarů pracuje Alice s přesností 98 %. Jestliže při vytěžování Alice udělá nebo najde chybu, oznámí ji uživateli, který ji ručně opraví. Tuto chybu uživatel nahlásí technické podpoře, která formát dokladu zařadí do ručního procesu učení a zamezí, aby se chyba opakovala.

Můžu v Alice pracovat s více účetními jednotkami?

Aplikace Alice zvládne práci s neomezeným počtem účetních jednotek, což se hodí zejména účetním kancelářím. Vytěžené doklady se k účetní jednotce přiřadí na základě IČ nebo e-mailu odesílatele. Ke každé účetní jednotce lze navíc přidat uživatele, kteří zpracovávají různé typy dokladů.

Co když využívám více účetních programů?

Alice napojíte na většinu běžně dostupných účetních programů včetně Heliosu. Díky tomu si zvolíte, které klienty budete vytěžovat v Alice a které ne. Pro každý účetní program je třeba udělat vlastní napojení.

Jaké typy dokumentů Alice vytěží?

Alice pracuje s většinou strojově psaných dokumentů. Uživatelé ji nejčastěji využívají na vytěžování faktur a účtenek. Kromě toho má také vlastní modul na na vytěžování objednávek.

Musím mít pro každou účetní jednotku vlastní e-mail?

Nemusíte. Účetní mohou sloučit více účetních jednotek do jednoho sběrného e-mailu. Alice přiřazuje vytěžené doklady k účetní jednotce na základě e-mailu odesílatele nebo IČ.

Můžu dát do Alice přístup klientovi?

Ano. V rámci jednoho měsíčního paušálu můžete dát přístup do Alice neomezenému počtu uživatelů a díky tomu vám mohou klienti zasílat doklady přímo do Alice. Práci s více uživateli navíc usnadňuje nastavení schvalovacího procesu – klienti dokument nahrají, ale už nezasahují do vytěžování a zaúčtování dokladu.

Má Alice mobilní aplikaci?

Pro Alice jsme vytvořili stejnojmennou aplikaci, která funguje na zařízeních s operačním systémem iOS a Android. Aplikace slouží k focení a nahrávání faktur a účtenek. V aplikaci lze také schvalovat již vytěžené doklady k exportu.

Jak poznám dokument, který se nepřenesl do Heliosu?

Na každý nepřenesený dokument vás Alice sama upozorní. Takto označený dokument je nutné ručně opravit. Export se ale zastaví ještě před odesláním a nedojde k odeslání dokladu do Heliosu.

O Heliosu

Helios je komplexní účetní a informační systém určený pro malé, střední i velké firmy umožňující efektivní správu účetnictví. Díky modulárnímu uspořádání si ho firmy přizpůsobí podle sebe, ať už jde o vedení účetnictví nebo jiné firemní procesy.

Neváhejte nás kontaktovat

Ať už potřebujete pomoci s čímkoliv, neváhejte nás kontaktovat.

Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí

Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit! Nebojte se, naším hlavním cílem je účetním práci zjednodušit a díky eliminaci ručního přepisování i poskytnout více času na ty úkoly, které vyžadují lidské zapojení.

Číst více