Elektronická archivace účetních dokladů v roce 2026

Někdo má doklady v šanonech. Někdo v počítači. Obojí může fungovat. Problém nastává ve chvíli, kdy se v dokladech nedá rychle vyznat, faktury chybí a běžná administrativa zbytečně brzdí práci.

Archivace v účetnictví je téma, kde se potkává zákonná povinnost s každodenní praxí. Právě proto dává smysl vědět, kdy se vyplatí elektronická archivace dokladů, co nařizuje zákon a jaké lhůty platí při uchování dokladů.

Automatizace účetnictví

Limity papírové archivace

Papírové doklady samy o sobě nejsou problém. Problém začíná ve chvíli, kdy se jich sejde více, přicházejí z různých míst a pracuje s nimi více lidí. Pak už nejde jen o archivaci, ale hlavně o rychlé dohledání a správné spárování.

Kdy dává smysl elektronická archivace?

Doklady přicházejí elektronicky: většina faktur dnes chodí e-mailem. Tisk a ruční zakládání znamenají mezikrok navíc.
Dohledávání zabírá čas: najít starší fakturu, ověřit souvislost s účetním případem a předat ji dál trvá zbytečně dlouho.
S rostoucím objemem roste chaos: čím více dokladů firmou projde, tím spíše se z jednoduchého kroku stává zdržení pro účetní oddělení.
Samotný scan nestačí: elektronická archivace má smysl, když se plynule zařadí do procesu od přijetí, vytěžení dokladu až po jeho uložení.

Co vyžaduje zákon?

Archivace účetních dokladů se řídí hlavně zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a u daňových dokladů také zákonem č. 235/2004 Sb., o DPH. Ty určují, jak dlouho je potřeba doklady uchovávat a jaké podmínky musí splnit, aby byly průkazné a obstály i při kontrole.

Věrohodnost původu

Musí být jasné, od koho doklad pochází a že souvisí s reálným plněním. Nestačí mít jen PDF faktury. Firma musí být schopna doložit, kdo ji vystavil, k jaké dodávce nebo službě patří a jak se propsala do vašeho účetnictví. Zákon i GFŘ připouštějí, že to lze zajistit přes dobře nastavené procesy a auditní stopu.

Neporušenost obsahu

Obsah dokladu se po vystavení nesmí změnit. To neznamená, že si k němu nemůžete přidat interní poznámku nebo štítek. Důležité ale je, aby zůstaly zachované všechny podstatné údaje dokladu. Zákon o DPH tím míří na to, aby doklad nebyl po cestě upravený, přepsaný nebo obsahově rozbitý.

Čitelnost

Doklad musí jít otevřít, přečíst a použít po celou dobu archivace. Nestačí, že někde existuje soubor. Když si ho za několik vytáhne účetní účetní, auditor nebo kontrola, musí být stále srozumitelný a použitelný. Zákon výslovně pracuje s tím, že se musí dát s obsahem dokladu seznámit přímo nebo pomocí technického zařízení.

Úložní doba faktur a účtenek

U faktur a účtenek je v praxi nejdůležitější hlavně desetiletá lhůta archivace od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění. Právě proto dává smysl mít doklady uložené tak, abyste je za několik let bez problémů našli, přečetli a doložili.

Typ dokladu	Minimální doba uchování	Poznámka
Přijaté faktury	10 let	Pokud jde o daňové doklady rozhodné pro DPH.
Vydané faktury	10 let	Standardně podle zákona o DPH.
Účtenky / zjednodušené daňové doklady	10 let	Pokud slouží jako daňový doklad
Ostatní účetní doklady bez vazby na DPH	5 let	Podle zákona o účetnictví.

Jak funguje elektronická archivace v praxi?

Elektronická archivace znamená prokazatelný způsob ukládání účetních dokladů v digitální podobě. Aplikace na vytěžování faktur neukládá pouze PDF, ale průkazné, čitelné a dohledatelné záznamy.

Archivace dokladů v Alice vám usnadní archivaci dokladů a nastavíte s ní funkční systém od přijetí dokladu, jeho vytěžení, zaúčtování a případné dohledání. Díky aplikaci Alice navíc získáte další zálohu, se kterou snížíte riziko případné ztráty dat.

Přijetí faktury

Fakturu naskenujete, odešlete na sběrný e-mail, přetáhnete myší ve webové aplikaci nebo jednoduše odešlete z mobilní aplikace. Více o mobilní aplikaci

Ověření dokladu

Aplikace na vytěžování dokladů automaticky ověří údaje na dokladu. V ARES zkontroluje příjemce a odběratele, provede kontrolní součty a ověří, zda se v systému nenachází duplicitní doklad. Jak Alice kontroluje doklady?

Automatické vytěžení

Po ověření Alice automaticky vytěží data z faktury a připraví ji na zaúčtování a export do účetního programu. Vytěžování faktur v Alice

Schválení a export

Schvalovatel před odesláním fakturu zkontroluje a exportuje do účetního softwaru. Pokud na faktuře najde chybu, odešle ji k opravě. Jak funguje schvalování dokladů?

Archivace dokladu

Vytěžené faktury a účtenky se automaticky ukládají na našich serverech včetně auditní stopy. Archivace faktur v Alice odpovídá všem zákonným požadavkům. Více o archivaci v Alice

Výhody archivace s Alice

Neomezená dostupnost

K dokladům máte přístup kdykoliv a odkudkoliv. Jediné, co potřebujete, je přístup na internetu.

Důraz na bezpečnost

Vaše data ukládáme na datové servery Microsoft Azure, které splňují ty nejpřísnější bezpečnostní požadavky.

Digitalizace účetnictví

Díky elektronické archivaci modernizujete účetnictví a usnadníte si automatizaci procesů ve firmě.

Nejčastější dotazy

Je elektronická archivace účetních dokladů legální?

Ano. Český zákony o účetnictví a DPH připouštějí listinnou i elektronickou formu účetních záznamů. Nestačí ale jejich uložení – archivace musí splňovat zákonné podmínky.

Co musí splňovat elektronická archivace dokladů?

U daňových dokladů musí být po dobu jejich archivace zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Zákon umožňuje dosažení těchto podmínek vhodným nastavením kontrolních procesů.

Jak dlouho musím faktury a účtenky archivovat?

U daňových dokladů je standardní doba pro jejich uchování 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění. U jiných záznamů může být zákonná lhůta kratší, často 5 let podle typu dokumentu.

Musí být každý doklad elektronicky podepsaný?

Ne. Elektronický podpis představuje pouze jednu z forem zachování podmínek věrohodnosti, neporušenosti a čitelnosti. Finanční správa a legislativa připouští i formu dobře nastavených procesů a auditní stopy.

Musím mít si po naskenování dokladu nechat papírový originál?

Ne vždy. Zákon připouští převod dokladu z listinné formy do digitální podoby. Rozhodující tak není forma, ale způsob zachování obsahu dokladu, jeho čitelnost a průkaznost.

Archivujte doklady s Alice

Modernizujte účetní procesy a přejděte na elektronickou archivaci. Napište nám a probereme možné způsoby digitalizace vašeho účetnictví.

Proč si jako účetní vybrat Alice? Těchto 10 důvodů vás přesvědčí

Zaujala vás naše česká aplikace Alice a zvažujete, zda vám dokáže pomoci? Ještě než se na to podíváme, v první řadě se určitě hodí říci, že i přesto, že k jejímu fungování využíváme (naši vlastní) umělou inteligenci Redque, vaši pozici se URČITĚ nechystáme nahradit!

Číst více