Digitalizace a ekologie

Digitalizace šetří čas, peníze i přírodu

Přes 38 % faktur v České republice stále tiskneme na papír. Oproti minulým rokům jde o velký krok vpřed. Čísla ale stále ukazují, že velká část firem se digitalizaci brání. Nevědomky tím tak zatěžují přírodu zastaralými a neefektivními procesy.

Vztah digitalizace a ekologie rozhodně není černobílý. Dříve platilo, že papír rovná se zlo. Shodneme se ale na tom, že i digitalizace do jisté míry zatěžuje přírodu. V globálním důsledku ale mnohem méně než zastaralý analogový přístup.

Jak digitalizovat ekologicky?

Digitalizace v moderní době neznamená, že vezmete papír a naskenujete ho. V ideálním případě se vám totiž žádný doklad, faktura ani účtenka nedostane do ruky. V případě zpracování účetních dokladů vše začíná už u jejich zrodu – faktura musí zůstat v digitálním prostředí.

Ekologie není cíl digitalizace, ale vedlejší produkt dobře nastavených procesů. Jestliže účetní firma pracuje efektivně, automaticky vytěžuje doklady a využívá sběrné e-mailové schránky, ekologický přínos se dostaví automaticky už tím, že minimalizuje počet vytištěných archů.

Cesta k ekologičtějšímu účetnictví

Papír není a priori špatně – při jeho čtení nepotřebujete elektřinu a má relativně dlouhou životnost. Jeho ekologická stopa ale narůstá už při výrobě. K potištění navíc potřebujete tonery a archivace papírových faktur vás zatěžuje prostorem i náklady na udržení stabilního prostředí při archivaci.

Digitální faktury netisknete a zpracováváte je pouze elektronicky. To s sebou přináší výhody ve formě rychlosti sdílení a možnostech automatizace zpracování dokladů. Nehledě na nižší chybovost a lepší kontrolu a dohledatelnost.

Nižší spotřeba energie

Cloudová řešení, která se při digitalizaci využívají, nejsou jenom pohodlná a energeticky efektivní. Všechny dokumenty máte na jednom místě a centralizovaná data snižují využití energeticky náročných serverů, které si firmy mnohdy za velké peníze spravují samy.

Samotní poskytovatelé cloudových služeb se navíc vydali ekologickou cestou. Využívají obnovitelné zdroje, čímž snižují ekologickou stopu datových center. Ekologie se pro ně stala důležitou devizou, kterou dokládají moderní směr.

Výhody digitální archivace

Šanony a papírové archivy zabírají stále více prostoru. Firmy se doslova topí v papírech, ve kterých se po několika letech jen horko těžko vyznají. Tradiční šanony jsou zkrátka relikt minulosti – jejich skladování navíc vyžaduje kontrolované prostředí.

Digitální archivace umožňuje efektivnější využití prostoru a snadnější přístup k datům. K fakturám, účtenkám a dalším dokladům se dostanete odkudkoliv – z kanceláře, domova nebo třeba z dovolené díky vzdálenému přístupu.

Ekologická odpovědnost a účetnictví

Ekologie v účetnictví rozhodně není žádná ideologie – především jde o úspory v každodenním provozu. Každý krok směrem k digitalizaci znamená snížení nákladů, vyšší efektivitu a ve druhé vlně přináší úsporu papíru, energie a přírodních zdrojů.

Účetní kanceláře, které si osvojí ekologicky zodpovědný přístup, pomáhají planetě, zároveň si ale vytvářejí konkurenční výhodu ve formě obrazu odpovědné a moderní společnosti. Spousta klientů dnes vyhledává dodavatele účetních služeb, které se řídí principy ESG a berou ohled na životní prostředí.

Digitalizujte ekologicky

Začněte procesem, nikoliv nástrojem. Myšlenka, že integrací nového nástroje něco zlepšíte, vás přivede do slepé uličky. Sledujte tok dokladů, kdo s nimi pracuje, kolikrát se jich dotkne a kde vznikají nejčastější chyby.

Každý krok navíc znamená další zbytečný čas – promarněnou energii a rostoucí ekologickou stopu. Jeden vstup – jedno místo – jeden výstup. Množící se duplicity v digitálním prostředí pouze zapříčiní chaos – sice ne v šanonech, ale ve složkách v počítači.

Ekologická digitalizace účetnictví neznamená, že jste „zelenější“ než ostatní. Díky ní děláte věci chytře, s rozmyslem a bez kroků navíc. Firmy, které investují do smysluplné digitalizace, nejenže omezují ekologickou stopu, šetří také náklady a snižují chybovost při zpracování dokladů.