7 účetních rutin, které vás v roce 2026 stojí nejvíce peněz

Rutiny v účetnictví stojí čas, peníze i nervy. Účetnictví navíc škálují tím nejhorším možným způsobem: čím víc dokladů, tím víc přepisů, kontrol a klikání. Současné technologie vás většiny těchto otravných činností zbaví.

Ruční přepis dokladů do účetnictví

Přepis jednoho dokladu zabere několik minut a při stovkách dokladů touto činností strávíte i několik hodin měsíčně. Samotné účetnictví to přitom nijak neposouvá a účetní kancelář stojí pouze velké množství peněz.

Ruční přepis naštěstí nahrazuje automatické vytěžování a digitalizace faktur. OCR a umělá inteligence doklad vytěží a sníží chybovost při zpracování, která při ručním přepisu neúměrně roste.

Ruční kontrola dokladů

Lidské oko není validační nástroj. Po desítkách dokladů klesá pozornost a roste riziko, že se do účetnictví dostane špatný doklad. Aplikace na vytěžování faktur si přitom i poradí s validací, zkontroluje duplicity a další náležitosti na dokladu:

• IČ a DIČ
• DUZP
• Daňové sazby
• Reverse charge

Ruční kontroly postupně nahrazují validační pravidla a nastavení automatických výjimek. Na chybný doklad upozorní účetní aplikace na vytěžování a rutinní proces se zkrátí na nutné minimum.

Hlídání splatnosti v Excelu

Excelová tabulka ve skutečnosti nic nehlídá a jen ukazuje faktury po splatnosti. Splatnost dnes už efektivně kontrolují účetní a fakturační programy, které umožňují nastavení auditní stopy, takže máte přehled nad tím, kdo upomínku poslal a kdy.

Automatizované hlídání splatnosti faktur navíc umožňuje nastavení notifikací a odeslání upomínky podle nastavených pravidel. Vy se o nic nestaráte a měsíčně si ušetříte několik hodin práce.

Stahování výpisů z bank

Při stahování výpisů se z účetní stane robot. Banky dnes přitom fungují přes API, které automatizuje stahování výpisů tam, kam potřebujete. Výpisy chodí do účetního softwaru průběžně a vy získáte přehled nad tokem financí ve firmě.

Ruční zadávání plateb do bankovnictví

Při ručním zadávání plateb vzniká vysoké riziko chyby. Stačí trocha nepozornosti a platba se dostane jinam, což s sebou přináší nepříjemné problémy. Moderní účetní systémy přitom zvládají platební příkazy, čímž si ušetříte i několik hodin měsíčně.

Co k tomu potřebujete? Vhodně zpracovaný export dokladů a napojení na bankovní systém. A když to nejde, tak využijte QR kód na faktuře, který jednoduše ofotíte a zaplatíte.

Tisk dokladů „pro jistotu“

Účetní často argumentují tím, že papírové doklady vyžaduje zákon. To ale není pravda. Legislativa se opírá o tři pilíře a její náležitosti splňují i faktury v elektronické podobě:

• Věrohodnost
• Neporušitelnost
• Čitelnost

Tiskem dokladů navíc vznikají skryté náklady na papír, toner, šanony, prostor a čas strávený dohledáváním. Na první pohled se neprojeví, v dlouhodobém horizontu jde ale o překvapivě vysoké částky.

Schvalování faktur po e-mailu

Posíláte si v práci doklady ručně a čekáte na to, až vám je vedoucí schválí? Aplikace pro vytěžování dokladů Alice má funkci nastavení schvalovacího procesu. Jak to funguje v praxi?

• Účetní vytěží a zkontroluje fakturu
• Nadřízený ji schválí a exportuje do účetního programu
• Pokud se mu na faktuře něco nezdá, doklad okomentuje a vrátí ho zpracovateli

Schvalování dokladů je mikropráce, která se vleče klidně celý den. Při špatně nastavených procesech roste míra zpožděných plateb a zhoršují se vztahy s dodavateli. Díky automatickému schvalování se těchto nepříjemností zbavíte jednou provždy. 

Odstraňte rutinu z pracovních procesů. Získáte spoustu času, který věnujete efektivnímu účetnictví. Nevíte si rady? Napište nám a my vám poradíme, jak začít s automatickým zpracováním dokladů.